Papierwinkel

Voor wat en wie moet je de gegevens van je vrijwilligers bijhouden? Wat moet je op papier hebben om in orde te zijn voor de fiscus, de verzekeringen en de overheid? We sommen hier even alles kort op. Kijk ook eens bij modeldocumenten, daar zitten handige hulpmiddelen bij om aan je administratieve verplichtingen te voldoen.

Voor de fiscus
Je moet als organisatie de forfaitaire kostenvergoedingen aan je vrijwilligers registreren. Dit is een verplichting die voortvloeit uit het Wetboek der Inkomstenbelastingen. Zo kan de fiscus controleren waar het geld van de organisatie aan besteed werd. Je registreert dus de coördinaten van de vrijwilligers en de data waarop ze welke vrijwilligersvergoeding hebben ontvangen. Bij controle kan dit opgevraagd worden.Als de organisatie met reële kostenvergoedingen werkt, houdt ze alle bewijsstukken op naam bij. Een speciaal vrijwilligersregister is niet nodig. Dit kan even goed een boekje zijn dat je in de supermarkt koopt of op je computer in een bestand bijgehouden worden. Een voorbeeld hiervan vind je bij modeldocumenten onkostennota’s.

Voor de Vlaamse overheid
Organisaties die onder het Vlaams Decreet Vrijwilligerswerk vallen, moeten met hun vrijwilligers individuele vrijwilligersovereenkomsten sluiten. Een namenlijst van die vrijwilligers maakt het eenvoudiger om dit te op te volgen.

Voor de sociale zekerheid
De vrijwilligerswet zegt niets over het bijhouden van een vrijwilligersregister, zoals je een personeelsregister voor betaalde medewerkers moet aanleggen. De sociale zekerheidswetgeving is immers niet van toepassing is op vrijwilligers. Het is dus niet nodig een vrijwilligersregister bij te houden voor je vrijwilligers.

Meldingplicht bij vervangingsinkomens
Voor vrijwilligers die een vervanginkomen van RVA, ziektefonds of een leefloon ontvangen is er meldingsplicht. Je leest details na bij ‘Wie mag vrijwilligen’.

Voor de verzekeraar
Sommige verzekeringsmaatschappijen vragen een namenlijst van de vrijwilligers die verzekerd moeten worden. Wie niet op de lijst staat, is niet verzekerd. Dit systeem werkt alleen goed bij organisaties die weinig of geen beroep doen op occasionele vrijwilligers. Wat is het beste?

Let op!

  • vind je dat de verzekeringsmaatschappij moet weten wie bij jullie allemaal vrijwilligt?
  • kan je de lijst strak opvolgen, zodat er geen discussie bestaat bij een mogelijk schadegeval?
  • als je ongemakkelijk wordt van deze werkwijze, vraag dan eens na of er niet gewerkt kan worden met mandagen. Het voordeel van mandagen is dat je een schatting maakt van het aantal vrijwilligers of het aantal vrijwilligersuren en voor dit aantal betaalt. Op het einde van het jaar zal de verzekeraar vragen of de schatting overeenstemt met de werkelijkheid, wat tot een minder- of een meerpremie kan leiden. Denk niet dat je zo goedkoper verzekeren: je verzekeraar correct informeren is essentieel.

Tip: laat de gegevens van je vrijwilligers niet zomaar rondslingeren. Vrijwilligers hebben ook recht op privacy.

© Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw - Disclaimer - Contact