De verzekering richt zich op organisaties waar een eigen verzekering afsluiten niet verplicht of minder evident is:
- feitelijke verenigingen zonder winstoogmerk en zonder betaald personeel, geleid door minstens 2 personen en niet verbonden aan een koepelvereniging
- vzw’s zonder personeel (personeel zien we als werknemers waarvoor je een DIMONA-aangifte doet)
- Afdelingen van koepels, maar zij kunnen nog slechts specifieke activiteiten gratis verzekeren, aangezien hun koepel zelf al een verzekeringsplicht heeft.
In geval van een vereniging zonder winstoogmerk, moet de maatschappelijke zetel van de vrijwilligersorganisatie in het Vlaams of Brussels Hoofdstedelijk Gewest gevestigd zijn.
Voor een organisatie in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest dienen de statuten van de vereniging in de Nederlandse taal opgesteld te zijn. In geval van een feitelijke vereniging moet de verantwoordelijke in het Vlaams of Brussels Hoofdstedelijke Gewest wonen en Nederlands als voertaal in de werking hanteren.
Lees na in het reglement of jouw organisatie in aanmerking komt.
Wie is uitgesloten van de verzekering?
- deelnemers van activiteiten; alleen vrijwilligers die helpen bij de activiteiten zijn verzekerd.
- vrijwilligers, die vrijwilligen in een organisatie waar ze ook betaald werk doen.
- vrijwilligersorganisaties die uitgaan van een openbaar bestuur, politieke partijen en handelsverenigingen.
Vrijwilliger, deelnemer of lid? Wat is het verschil?
Een vrijwilliger is volgens de Vrijwilligerswet elke natuurlijke persoon die een activiteit uitoefent die:
- onbezoldigd en onverplicht wordt verricht;
- ten behoeve van één of meer personen, andere dan degene die de activiteit verricht, van een groep of organisatie of van de samenleving als geheel;
- die ingericht wordt door een organisatie anders dan het familie- of privéverband van degene die de activiteit verricht;
- en die niet door dezelfde persoon en voor dezelfde organisatie wordt verricht in het kader van een arbeidsovereenkomst, een dienstencontract of een statutaire aanstelling.
Ook de bestuurders, die aan bovenstaande criteria voldoen, worden als vrijwilliger beschouwd.
Deelnemers, bezoekers en leden zijn geen vrijwilligers. Een vrijwilliger steekt een handje toe in de organisatie. Soms kan hij er ook deelnemen aan een activiteit, maar helpt hij niet. Hij kan al dan niet lid zijn, maar alleen op het moment dat hij helpt, beschouwt de wet hem als vrijwilliger.
Dit schema legt het uit (klik op de afbeelding om te downloaden als PDF).
Klik op de afbeelding om te downloaden als PDF
Waarom is het onderscheid zo belangrijk?
De vrijwilligerswet legt rechten en plichten op aan vrijwilligers en vrijwilligersorganisaties. Eentje daarvan is de verzekeringsplicht voor organisaties met rechtspersoonlijkheid. Het is daarom belangrijk om te weten welke mensen je dient te verzekeren met welke polis.
De Gratis vrijwilligersverzekering beschermt enkel de vrijwilligers
De gratis vrijwilligersverzekering helpt organisaties om hun vrijwilligers te beschermen. In de polis wordt duidelijk afgebakend dat het enkel de vrijwilligers zijn die verzekerd kunnen worden, en niet alle deelnemers of leden. De verzekeraar omschrijft het zo:
‘De vrijwilligers die georganiseerd vrijwilligerswerk verrichten voor de organisatie, evenals de ouders van minderjarige vrijwilligers indien ze burgerrechtelijk aansprakelijk zijn; ook de vrijwilligers die zich occasioneel binnen de context van de organisatie op lossere of ad hoc basis inzetten, zoals familieleden van de vaste vrijwilligers.’
Vrijwilligers zijn beschermd met deze verzekering, op voorwaarde dat de organisatie een erkenningsnummer heeft én de activiteit ten laatste 48 uur vooraf heeft aangegeven in het digitale verzekeringsloket.
Wie niet vrijwilligt, kan je dus niet verzekeren met de gratis vrijwilligersverzekering. Deze personen worden dus niet verzekerd:
- deelnemers: mensen die deelnemen aan activiteiten, zonder dat ze vrijwilligen
- leden die een lidgeld betalen en al dan niet aan een activiteit deelnemen, zonder dat ze vrijwilligen
- bestuursvrijwilligers: vrijwilligers die lid zijn van een bestuursorgaan, van een vereniging met rechtspersoonlijkheid, in het mandaat van bestuurder. Als gewone vrijwilliger kunnen zij uiteraard wél verzekerd kunnen worden, maar niet als bestuurder.
- mensen die vrijwilligen in een organisatie waar ze ook betaald werk doen
- mensen die vrijwilligen in organisaties die uitgaan van een openbaar bestuur, politieke partijen en handelsverenigingen, omdat dit uitgesloten is via het reglement.
Conclusie
- Enkel vrijwilligers kunnen en zullen verzekerd worden via de gratis vrijwilligersverzekering
- Deelnemers verzekeren met deze polis, betekent dat je je gratis vrijwilligersuren vergooit
- Kijk even na of de activiteiten vallen binnen de doelstellingen van je vereniging of organisatie
- Kijk zeker ook de uitsluitingen na in de polis
1000 vrijwilligersuren
Een organisatie kan per jaargang gratis maximum 1000 vrijwilligersuren verzekeren. De startdatum van dat jaar is de dag waarop de organisatie erkend wordt.
Eén vrijwilligersuur staat voor een effectief uur vrijwilligerswerk door één vrijwilliger. De verplaatsing van en naar de vrijwillige activiteit moet niet meegerekend worden (Behalve als de verplaatsing dé activiteit is.)
Opgelet:
- activiteiten moet je minstens 48 uren op voorhand aangeven via het digitale verzekeringsloket. Op het tabblad ‘aanvraagprocedure’ rechts vind je alle stappen terug.
- resturen kan je niet overdragen naar de volgende jaargang. Bij elke erkenningsperiode start de teller opnieuw.
- Je kan geen extra uren kopen. Als je de uren hebt opgebruikt, kan je je vrijwilligers bij een maatschappij laten verzekeren.
- oneigenlijk gebruik van de vrijwilligersuren kan leiden tot (onmiddellijke) intrekking van de erkenning.
Activiteiten
De polis dekt zowat alle activiteiten die vrijwilligers onder toepassing van de vrijwilligerswet kunnen uitoefenen, van uitvoerend tot praktisch, organisatorisch of intellectueel werk.
Dat wil niet zeggen dat alles per definitie verzekerd kan zijn: bepaalde gevaarlijke sporten, specifieke (beroeps) aansprakelijkheden, zware verbouwingswerken zijn wel uitgesloten in de polis. Lees hier de polis na.
Waarborgen
De verzekering geldt zowel tijdens als op weg naar en van de activiteiten voor:
- Burgerrechtelijke, buitencontractuele aansprakelijkheid
- Rechtsbijstand
- Lichamelijke ongevallen
Hopelijk gebeurt er niets, maar als je een schadegeval hebt: dien het dossier zo snel mogelijk in bij de verzekeraar.
Dat kan ook via het digitale loket van de Gratis Vrijwilligersverzekering. Ga naar de tab ‘activiteiten’ en dien een schadedossier in bij de activiteit waar de schade zich voordeed.
Als je rechtstreeks contact wil opnemen met de verzekeraar, houd dan de volgende nummers bij de hand:
- het polisnummer, dat is C11/1609.500/00-B
- het erkenningsnummer van de gratis verzekering
- het nummer van de verzekerde activiteit (daarvan heb je een mail gekregen)
Lees meer in de brochure Gratis Vrijwilligersverzekering.
Stap 1: Vraag je erkenningsnummer aan
Heb je nog geen erkenningsnummer voor je organisatie, dan kan je via het digitaal verzekeringsloket een erkenningsnummer aanvragen. Daarvoor heb je nodig:
- een computer, laptop, smartphone
- een E-ID reader, een token of Itsme
Opgelet:
- Dien geen aanvraag in als je al een erkenning hebt
- Dien geen aanvraag in als je een vraag kreeg om de bestaande erkenning te verlengen
De erkenning noch de verlenging gebeurt automatisch. We stellen een onderzoek in:
- Gaat het om een vrijwilligersorganisatie die valt onder toepassing van de Vrijwilligerswet?
- Gaat het om juiste en correcte informatie?
- Wordt het doel goed omschreven? De taken van de vrijwilliger?
- Past de organisatie binnen de voorwaarden die gesteld worden voor deze verzekering? Vriendenkringen mantelzorgers, eenpersoonsinitiatieven etc. kunnen geen gebruik maken van deze verzekering.
- Zijn er banden met andere partners, bedrijven, andere juridische entiteiten die de erkenning in de weg staan?
- Is het een (deel)project van een organisatie die niet in aanmerking komt?
- Bij verlenging:
- Werd er oneigenlijk gebruik gemaakt van de verzekering?
- Komen er andere elementen naar boven die de verlenging in de weg staan?
Opgelet:
- De eventuele goedkeuring van een erkenning kan tot 3 weken duren.
- De aanvragen worden volgens volgorde afgewerkt: het heeft dus geen zin om een spoedbehandeling te vragen.
We kunnen bijkomende informatie opvragen. Onvolledige antwoorden of geen reactie leidt tot afkeuring van de organisatie.
Na het onderzoek
Er kunnen zich 2 situaties voordoen.
Situatie 1: Je krijgt een erkenningsnummer.
Je organisatie voldoet aan de voorwaarden en je krijgt een erkenningsnummer via automatische e-mail:
- je kan de verzekering activeren door activiteiten in te geven in het loket
- je kan 1.000 vrijwilligersuren besteden in een periode van 12 maanden (resturen worden niet overgedragen, er kunnen geen extra uren worden aangekocht)
- je kan via het loket met ons communiceren (vragen, onduidelijkheden,…gebeuren in eerste instantie enkel via het loket)
- je kan activiteiten toevoegen, verwijderen,…
- je kan schadegevallen via het loket aangeven
- je kan de beheerder(s) veranderen
Opgelet: Een activiteit moet minstens 48 uren op voorhand worden ingediend. Aangifte gebeurt uitsluitend via het loket, en nooit per e-mail.
Situatie 2: je krijgt geen erkenningsnummer
De organisatie voldoet niet aan de voorwaarden en dan wordt de aanvraag afgekeurd.
Tip: Ben je op zoek naar een goede vrijwilligersverzekering? Heb je specifieke vragen? Dan helpen we je graag verder.
Tot slot
De vrijwilligersverzekering is niet meer dan een hulpmiddel. Denk eraan dat vzw’s onder een wettelijke verzekeringsplicht vallen. Bij schending van een van de regels behouden we het recht om het erkenningsnummer alsnog in te trekken.
Stap 2: Activiteiten aangeven
Het erkenningsnummer geldt niet als verzekeringsbewijs. Daarvoor moet je de activiteiten eerst zelf ingeven. Doe dat minstens 48 uur op voorhand.
Activiteiten ingeven doe je zo:
- Surf naar www.vrijwilligersverzekering.vlaanderen.be en log in, met een token, E-ID reader of Itsme.
- Log in als natuurlijk persoon als je het beheer doet voor een feitelijke vereniging, of als rechtspersoon als je een vzw beheert
- je kan op 2 manieren activiteiten ingeven, ofwel rechtstreeks te gaan naar de pagina ‘mijn vrijwilligers verzekeren’, ofwel via je eigen pagina en op de tab ‘activiteiten’ te klikken
- het systeem geeft aan wat je moet ingeven: de activiteit, de datum, de uren die verzekerd moeten worden en het aantal vrijwilligers
- bewaar wat je hebt ingegeven. In je mailbox krijg je een bevestiging en een volgnummer dat je nodig hebt in geval je een schadedossier wil openen.
Opgelet:
- Als je een activiteit hebt die over meerdere dagen doorloopt, verknip je de activiteit over verschillende dagen.
- Wijzigingen zijn mogelijk maar ook altijd 48 uur op voorhand.
- Je moet nergens namen van vrijwilligers vermelden
- Je moet de reistijd van en naar de activiteit niet meerekenen of apart ingeven, behalve natuurlijk als de activiteit draait om verplaatsingen.
- Als je ons mailt met de vraag alsnog vrijwilligers te verzekeren, kunnen we daar nooit op ingaan. Er wordt uitsluitend met en via het loket gewerkt.
Lees ook:
Heb je een klacht over de aanvraagprocedure voor de Gratis Vrijwilligersverzekering? Lees dan de klachtenprocedure en dien een klacht in
via het klachtenformulier.
Contact
Contacteer het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw met je vragen over de gratis vrijwilligersverzekering en je dossier:
- bij voorkeur via het loket (als je al een erkenningsnummer hebt)
- per e-mail opgelet enkel naar dit mailadres verzekering@vsvw.be
Onze telefonische helpdesk is bereikbaar op maandag, dinsdag en donderdagvoormiddag op 03 218 59 01.
