Privacyverklaring Gratis Vrijwilligersverzekering

1. Toelichting

De bescherming van jouw persoonlijke gegevens is voor het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw (VSVw) van het hoogste belang. In deze privacyverklaring voor het Digitaal Loket beschrijven we welke maatregelen er worden genomen om de bescherming van jouw persoonlijke gegevens te garanderen conform de doelstellingen en verplichtingen die voortvloeiende uit de Wet betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens van 30 juli 2018 en andere relevante wet- en regelgeving. Met deze toelichting wensen we je duidelijk te informeren over hoe we binnen onze organisatie zorg dragen voor je gegevens.

VSVw kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 18 maart 2019.

2. Privacyverklaring

Deze “Privacyverklaring” regelt de verwerking van je persoonsgegevens door de verantwoordelijke voor de verwerking:

Vlaams Steunpuntpunt Vrijwilligerswerk vzw (hierna: “VSVw”)
Amerikalei 164 bus 1
2000 Antwerpen
info@vsvw.be
03 218 59 01

K.B.O.-nummer 417 430 095

Lees de Privacyverklaring aandachtig door, want deze bevat essentiële informatie over hoe jouw persoonsgegevens worden verwerkt en welke cookies worden gebruikt. Door het verstrekken van jouw persoonsgegevens op onze website www.gratisvrijwilligersverzekering.be (https://vrijwilligersverzekering.vlaanderen.be/)

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige leden, gebruikers van onze diensten, deelnemers aan activiteiten, klanten en prospecten, leveranciers.

2.1. Toepassingsgebied

Deze privacyverklaring is van toepassing bij elk bezoek of gebruik van het digitaal loket door de internetgebruiker (hierna de “Gebruiker” genoemd).

2.2. Digitaal Platform

1.Toegankelijkheid En Navigatie

Wij nemen alle redelijke en noodzakelijke maatregelen om de goede werking, veiligheid en toegankelijkheid van ons digitaal loket te waarborgen. Wij kunnen echter geen absolute werkingsgarantie bieden en onze handelingen moeten daarom worden beschouwd als zijnde gedekt door een middelenverbintenis.

Elk gebruik van het digitaal loket is altijd op eigen risico van de Gebruiker. Wij zijn dus niet aansprakelijk voor schade die het gevolg kan zijn van eventuele storingen, onderbrekingen, defecten of zelfs schadelijke elementen op het digitaal platform.

We behouden ons het recht om voor de toegang tot het digitaal loket te beperken tot de werking ervan te allen tijde te onderbreken, zonder voorafgaande kennisgeving.

2. Inhoud

VSVw bepaalt grotendeels de inhoud van het digitaal loket en draagt grote zorg voor de informatie erop. Wij nemen alle mogelijke maatregelen om ons digitaal loket zo volledig, accuraat en up-to-date mogelijk te houden, zelfs wanneer de informatie door derden wordt verstrekt.

Elke download vanaf het digitale loket is altijd op eigen risico van de Gebruiker. VSVw is niet aansprakelijk voor schade, rechtstreeks of onrechtstreeks, die het gevolg is van dergelijke downloads, zoals het verlies van gegevens of schade aan het computersysteem van de Gebruiker, die de enige en exclusieve verantwoordelijkheid van de Gebruiker zijn.

3. Registratie

Registratie en toegang tot de diensten van het digitaal loket zijn uitsluitend voorbehouden aan aan leden van de vrijwilligersorganisatie en hun assistenten.

Op moment van registratie verbindt de Gebruiker zich ertoe om correcte, oprechte en actuele informatie over de vrijwilligersorganisatie te verstrekken. De Gebruiker moet ook regelmatig de gegevens die op de organisatie en contactpersonen betrekking hebben, controleren om de juistheid ervan te waarborgen.

De Gebruiker moet dus een geldig e-mailadres opgeven, waarop het digitale loket hem/haar een bevestiging van zijn aanvraag zal sturen.

4. Toestemming

De toestemming wordt gegeven door de positieve handeling waarmee de Gebruiker het vakje voor de privacyverklaring op www.gratisvrijwilligersverzekering.be heeft aangevinkt. Deze toestemming is een essentiële voorwaarde voor het uitvoeren van bepaalde handelingen op het digitaal loket of om de Gebruiker in staat te stellen een contractuele relatie aan te gaan met VSVw.

De Gebruiker heeft te allen tijde het recht om zijn toestemming in te trekken. De intrekking van de toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de voorafgaande toestemming onverlet en maakt verdere dienstverlening en dus het gebruik van de gratis vrijwilligersverzekering onmogelijk.

2.3 Bescherming van persoonsgegevens

VSVw verzekert de Gebruikers dat zij het grootste belang hechten aan de bescherming van hun privacy en persoonlijke gegevens, en dat het er altijd naar streeft om op dit punt duidelijk en transparant te kunnen communiceren.

De persoonlijke gegevens die door de Gebruiker tijdens zijn bezoek of het gebruik van het digitaal loket worden verstrekt, worden uitsluitend voor interne doeleinden verzameld en verwerkt door VSVw.

1. Doel van de verwerking van persoonsgegevens

De persoonlijke gegevens die wij verzamelen zijn adequaat en relevant voor onze doeleinden. We beperken onze verzameling van uw persoonlijke gegevens tot een minimum hoeveelheid dewelke nodig is voor de doeleinden waarvoor wij de persoonlijke gegevens verwerken. Persoonsgegevens dat wordt verwerkt door VSVw voor volgende doeleinden:

  • Het advies en het correct kunnen aanbieden van een gratis vrijwilligersverzekering in samenwerking met de betrokken verzekeraar.
  • De registratie en levering van door jou gevraagde verzekering.

Deze gegevens hebben we nodig voor onze standaard bedrijfsvoering en het uitoefenen van onze diensten. Conform de GDPR stemt dit overeen met “Gerechtvaardigd belang van de verwerkingsverantwoordelijke”, en met de “verwerking voor de uitvoering van een overeenkomst”.

2. Persoonsgegevens die worden verwerkt op het digitaal platform

Bij “Aanvraag gratis vrijwilligersverzekering”:

  • Gegevens organisatie ( naam, adres, sector, doel)
  • Verantwoordelijke(n) vereniging ( naam, voornaam, adres, e-mail)
  • Gegevens aanvrager (functie, e-mail, telefoon)

Bij “Beheer bestaande organisatie overnemen”:

  • Gegevens organisatie ( naam, adres, ondernemingsnummer, email)
  • Gegevens aanvrager (functie, e-mail, telefoon)

2.4 Hoelang worden uw gegevens bijgehouden?

Zolang de samenwerking aanwezig is en niet door een van beide partijen opgezegd werd worden de persoonsgebonden gegevens bijgehouden. Na het beëindigen van de samenwerking worden de persoonsgebonden gegevens nog maximaal twee jaar bijgehouden. Als betrokkene kan u uitdrukkelijk vragen om deze reeds vroeger te verwijderen zonder dat echter de wettelijke bewaartermijnen geschonden worden. Om je verzekeringsdekking te garanderen, behouden wij sowieso een termijn van zes maanden tussen het verstrijken van je laatst verzekerde activiteit en het geanonimiseerd verwijderen van je dossier. In geval van schade kan het dossier pas na bevestiging door de verzekeraar verwijderd worden. 

2.5. Verstrekking van persoonsgegevens aan derden – verwerkers

VSVw zal jouw persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren, ruilen, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden. De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij wel aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:

  • Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider)
  • Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting, ..);
  • Het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. server,  …);
  • Het verzorgen van de (financiële) administratie en sociaal secretariaat
  • Het aanbieden van de gratis vrijwilligersverzekering (tools om je gratis mandagen te beheren samen met de betrokken verzekeraar)

Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

2.6 Toegang door derden

  • Teneinde je persoonsgegevens te kunnen verwerken, verlenen wij toegang tot je persoonsgegevens aan onze werknemers.
  • We garanderen een gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken aan deze werknemers en aangestelden, die gelijkaardig zijn aan deze Privacyverklaring.

2.7 Jouw rechten

  • Je hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.
  • Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn. Je kan daarenboven zelf je gegevens aanpassen door in te loggen op het digtaal Loket.
  • Je hebt het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegeven  welke wij van jou ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is.
  • Je hebt het recht op beperking van gegevensverwerking : indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze verwerking te stoppen. Dit betekent wel dat je geen gebruik meer kan maken van de gratis vrijwilligersverzekering, aangezien we de gegevens nodig hebben om de dienstverlening te realiseren.
  • Tevens kan je bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde van jou persoonsgegevens verwerkt worden.  
  • Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van jezelf direct aan een andere partij.
  • Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om je rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor je vraag. 
  • Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om je je identiteit te controleren vragen wij je om een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart toe te voegen aan uw aanvraag. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Er wordt tot slot geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

2.8 Veiligheid en vertrouwelijkheid

  • Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.
  • In geen geval kan VSVw aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.
  • Je dient zelf te allen tijde de veiligheidsvoorschriften na te leven, onder andere door elke niet toegestane toegang tot jouw login en code te voorkomen. Je bent dus als enige verantwoordelijk voor het gebruik dat wordt gemaakt vanaf de website van jouw computer, IP-adres en van je identificatiegegevens, alsook voor de vertrouwelijkheid ervan.

2.9 Cookies

Het Digitaal Loket maakt enkel gebruik van applicatieve cookies, deze zijn noodzakelijk voor de werking van de website. Cookies zijn kleine informatiebestanden die automatisch op de harde schijf van uw computer bewaard worden. Cookies worden bij elk bezoek naar de beheerder van de website teruggestuurd en maken het mogelijk om de toegang tot de site en de navigatie te vergemakkelijken en sneller en efficiënter te laten verlopen.

2.9 Klachten

  • Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens of over de uitoefening van je rechten dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming:
  • Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
    Drukpersstraat 35
    1000 Brussel
    commission@privacycommission.be

© Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw - Disclaimer - Privacyverklaring & Cookie-policy - Contact