Is jouw vrijwilligersorganisatie klaar voor GDPR?

Je werkt met vrijwiligers en da’s super. Als het goed is ken je de vrijwilligerswet en pas je die correct toe. Maar ben je je ook bewust van andere regels, die ook impact op je vrijwilligerswerking hebben? GDPR is er zo eentje waar je écht niet meer omheen kan. Heb je lijstjes met namen, e-mailadressen, verjaardagen en meer van je vrijwilligers liggen? Lees dan zeker verder!

GDPR?

GDPR, de General Data Protection Regulation – of ook AVG genoemd – is Europese Regelgeving om de privacy van burgers beter te beschermen. Je kan de regels zien als een fikse aanvulling op onze Belgische privacywet. Sins mei 2018 kan je controle krijgen op het juist toepassen van deze regels. De Privacycommissie zal hiervoor instaan.

Privacy bij vrijwilligersorganisaties?

Heel wat vrijwilligersorganisaties houden gegevens van hun vrijwilligers bij:

  • om de werking in goede banen te leiden,
  • om vrijwilligers op de hoogte te kunnen houden,
  • om hen te bedanken, een gelukkige verjaardag te wensen,
  • om vergoedingen of verzekeringen voor vrijwilligers te beheren,
  • en misschien ook wel om jaarlijkse cijfers te trekken van de vrijwilligerswerking.

Al deze handelingen vallen onder de regelgeving van GDPR, want van zodra je persoonsgegevens bijhoudt en verwerkt, heb je impact op de privacy van je vrijwilligers. 

Wat moet je doen?

We geven graag mee waar je dringend werk van moet maken, pak eerst de belangrijkste zaken aan. GDPR gaat echter nog verder, dus beperk je niet tot dit lijstje maar verdiep je gaandeweg!

  1. Zorg dat iedereen in de organisatie op de hoogte is. Organiseer eventueel een workshop of volg een opleiding.
  2. Inventariseer: breng in kaart welke persoonsgegevens je verwerkt en hoe je ze beschermt. Hoe lang bewaar je de gegevens, wie heeft toegang, waarvoor gebruik je de gegevens? Het opmaken van dataregisters per verwerking is verplicht. Onderschat deze klus niet!
  3. Wees kritisch: heb je deze persoonsgegevens wel op een correcte manier verkregen? Heb je ze wel nodig?  Bewaar je ze niet te lang?  Zet je in regel!
  4. Wat met partners die ook met jullie gegevens werken: respecteren zij de regels wel? Zorg dat je overeenkomsten opstelt.
  5. Zorg dat je een goede privacyverklaring hebt, waarin je duidelijk maakt hoe jullie met persoonsgegevens omgaan. Doe je communicatie over privacy in klare taal.
  6. Zorg dat mensen gemakkelijk hun eigen gegevens kunnen opvragen, aanpassen of laten verwijderen. Respecteer de wensen van je vrijwilligers.
  7. Zorg dat je snel en efficiënt kan reageren bij een datalek. Dat moet je binnen 72 uur melden.

Lees onze 10 concrete tips!

Handige links

© Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw - Disclaimer - Privacyverklaring & Cookie-policy - Contact