Maken jullie werk van een gecoördineerd vrijwilligersbeleid binnen het lokale bestuur? Onvermijdelijk zal het al snel ook over vrijwilligersvergoedingen gaan binnen jullie diensten. Het is vaak een moeilijke opdracht om hierin afstemming te krijgen. We geven hier enkele leidraden die hierbij kunnen helpen:
- Het is niet altijd aangenaam om als vrijwilliger onkosten te maken die niet vergoed worden, zeker voor vrijwilligers met een laag inkomen kan dit een serieuze drempel vormen. Om dit te vermijden is een kostenvergoeding zeker een goed idee.
- Kiezen jullie voor een reële of een forfaitaire vergoeding? Bij een forfaitaire vergoeding heb je het voordeel dat de vrijwilligers geen bewijsjes moeten bijhouden. Een reële vergoeding is dan weer het minst vatbaar voor discussie want alle onkosten worden aangetoond met bewijsjes. Bovendien is er geen maximumgrens bepaald op de reële vergoeding. Het kan wenselijk zijn om voor bepaalde vrijwilligersprofielen te kiezen voor een reële vergoeding en voor andere vrijwilligersprofielen voor een forfaitaire vergoeding.
- Als je voor een forfaitaire vergoeding kiest, hoe bepaal je dan de hoogte van de forfaitaire kostenvergoeding? Maak een inschatting van de gemiddelde onkosten die de vrijwilliger dagelijks maakt. Welke onkosten maakt de vrijwilliger (eventueel ook thuis tijdens de voorbereiding), zoals telefoon-, elektriciteit-, internet-, maaltijd-, parkeerkosten? Je hoeft niet persé altijd het maximumdagbedrag (34,71 euro) uit te betalen, dat mag ook lager zijn maar je kan dit bedrag uiteraard nooit overschrijden.
- De tijd die de vrijwilliger investeert in het vrijwilligerswerk wordt niet beschouwd als een onkost voor de vrijwilliger. Een forfaitaire vergoeding per uur is dus af te raden.
- Pas op met het werken met criteria zoals ervaring, expertise of diploma. Die hebben weinig te maken met de kosten die de vrijwilliger maakt.
- Bewaak goed dat het maximumjaarbedrag van de forfaitaire vergoeding van de vrijwilliger niet wordt overschreden. De vrijwilliger dient dit zelf te controleren maar het is goed om dit als lokaal bestuur mee in de gaten te houden. Indien dit bedrag toch wordt overschreden, wordt deze vergoeding beschouwd als een belastbaar inkomen en moet de vrijwilliger op het volledige bedrag 33% belastingen betalen. Aan de hand van ons modeldocument kun je de uitbetaalde forfaitaire kostenvergoedingen bijhouden.
- Ga op zoek naar alternatieve waarderingsinstrumenten die meer inzetten op intrinsieke motivatie. Een beleid dat vrijwilligers waardeert en aandacht heeft voor het plezier van het vrijwilligerswerk zelf is duurzamer en krachtiger als motivator dan een kostenvergoeding.
- Af en toe een cadeautje geven aan de vrijwilliger wordt niet gezien als een kostenvergoeding. Volg wel de spelregels.
- Sommigen taken en opdrachten bevinden zich in een grijze zone. Het gaat dan niet om onbezoldigd vrijwilligerswerk maar ook niet om een reguliere tewerkstelling. Onderzoek of jullie hierin verenigingswerkers kunnen inschakelen via www.bijklussen.be.
Ontdek de actuele informatie over kostenvergoedingen in het vrijwilligerswerk op www.vlaanderenvrijwilligt.be. Dit schema helpt je op weg:
