Om het vrijwilligersbeleid op te volgen en te managen is het belangrijk de informatie over de vrijwilligers en de gemaakte afspraken binnen de vrijwilligerswerking te registreren. Daarvoor dien je minstens volgende informatie bij te houden: contactinformatie, uurrooster, taken, dienst, verzekering, eventueel vergoeding, datum opstart en vertrek van vrijwilliger. Door deze informatie bij te houden kan je meten hoeveel vrijwilligers in welke diensten en functies aan de slag zijn, hoeveel uren ze opnemen en hoe lang ze zich gemiddeld inzetten. Deze kwantitatieve informatie is heel waardevol om jullie beleid te evalueren.
Deze informatie kun je ook gebruiken om het vrijwilligerswerk binnen het lokale bestuur praktisch organiseren. Daarvoor is het handig om te werken met een managementtool die helpt om oa. vrijwilligers in te plannen, competenties te beheren of vlotter te communiceren met de vrijwilligers. Of word je bijv. herinnerd aan verjaardagen. Ook zou je taken kunnen koppelen aan interesses van vrijwilligers.
