Het is van primordiaal belang dat de diensten van OCMW en/of gemeente reeds vroeg in het proces betrokken worden. De verantwoordelijke mag het proces niet alleen dragen. Het is immers belangrijk dat de diensten de acties binnen het vrijwilligersbeleid mee ondersteunen.
Er zijn vaak grote verschillende tussen de diensten in het werken met vrijwilligers. Iedere dienst maakt aparte afspraken met haar vrijwilligers op vlak van vergoedingen, verzekeringen, taken, uren, begeleiding,… De diensten zullen mogelijk niet graag bereid zijn om hun eigen manier van werken te verlaten. Een meer gecoördineerde en gecentraliseerde aanpak van het vrijwilligerswerk kan mogelijk tot weerstand leiden omdat de diensten zich in hun eigenheid bedreigd voelen.
Om de diensten toch mee te krijgen in het gecoördineerde beleid is het belangrijk om een werkgroep samen te stellen. Deze werkgroep bestaat uit medewerkers die werken met vrijwilligers binnen de verschillende diensten. De belangrijkste beslissingen dienen gedurende het proces daar genomen te worden. In de werkgroep kunnen jullie op zoek gaan naar algemene gedragenheid binnen de diensten. Door samen dit proces af te leggen, zal de bereidheid groter zijn om de acties mee te ondersteunen. Al snel zal blijken in hoeverre de diensten centralisering ondersteunen en kun je rekening houden met eventuele bekommernissen
Het is uiteraard belangrijk dat de diensthoofden bereid zijn om medewerkers af te vaardigen naar de werkgroep. Deze tijdsinvestering vanuit de diensten loont. Hierdoor kunnen ze mee vorm geven aan een beleid dat een versterking en ontlasting betekent voor hun eigen vrijwilligerswerking. Door bijvoorbeeld in te zetten op een gecoördineerde wervingsaanpak kan de werking verder groeien. Er kan pas terdege rekening gehouden worden met de bekommernissen van de diensten als ze ook deel uitmaken van de werkgroep.
Via de werkgroep krijgen deze afgevaardigden vanuit de diensten dus een actieve graad van betrokkenheid. Om echter een breed draagvlak te creëren binnen het lokale bestuur dien je vanuit de werkgroep regelmatig te communiceren over de voortgang en concrete resultaten van jullie vrijwilligersbeleid naar het personeel en de vrijwilligers.
