Stel vanuit het OCMW of de gemeente een verantwoordelijke aan die het hele proces coördineert. Als voorbereiding op de integratie van OCMW en gemeente is het verstandig om een verantwoordelijke aan te duiden die een mandaat krijgt om gemeenschappelijk beleid te ontwikkelen over gemeente en OCMW heen.
De verantwoordelijke is best iemand die een sterke voeling heeft met het vrijwilligerswerk vanuit een dienst. Deze persoon neemt bij voorkeur een intermediaire positie in tussen de politieke mandatarissen, het managementteam, de diensten en de vrijwilligers. Tegelijkertijd moeten hij of zij ook de betrokken diensten op één lijn krijgen in het vormen van een gecoördineerd vrijwilligersbeleid. Deze moet ook continu op zoek naar gedragenheid bij alle betrokken actoren. Om dit te kunnen realiseren heeft de verantwoordelijke een duidelijk mandaat nodig vanuit het lokale bestuur.
Er komen heel wat verantwoordelijkheden kijken bij een dergelijke functie. Hij heeft een intermediaire en coördinerende rol en creëert draagvlak. Daarom is het zaak om een kandidaat te selecteren met de juiste competenties. Op vlak van kennis zal hij het concept van vrijwilligerswerk en de wettelijke aspecten van vrijwilligerswerk goed moeten kennen. Technisch kan de verantwoordelijke fungeren als brugfiguur tussen de betrokken actoren, hij kan coördineren, communiceren, coachen,… Op vlak van persoonsgebonden competenties is de verantwoordelijk integer, neemt initiatief, sociaal,…
Bovendien is het belangrijk dat de verantwoordelijke zich hiervoor voldoende uren kan vrijmaken om deze rol ten volle te kunnen opnemen. Een lokaal bestuur dat hiervoor middelen voorziet toont dat ze werkelijk werk wil maken van een sterk intern vrijwilligersbeleid en het niet bij loze woorden blijft.
Vanuit welke dienst stel je een verantwoordelijke aan? De verantwoordelijke werkt best vanuit een dienst die ruime ervaring heeft in het werken met vrijwilligers. Dat kan de cultuur-, sportdienst, dienst welzijn, het lokaal dienstencentrum,… zijn. Soms wordt de personeelsdienst aangeduid als trekker van het vrijwilligersbeleid omdat zij ervaring hebben met verzekeringsdocumenten, contracten en vergoedingen. Houd er dan wel rekening mee dat het uitstippelen van een vrijwilligersbeleid best wel verder gaat dan het puur in orde maken van de administratie. Even belangrijk is het om werk te maken van de kwalitatieve aspecten van het werken met vrijwilligers zoals de begeleiding of de waardering van vrijwilligers. Daar heeft een personeelsdienst veel minder voeling mee.
- Routeplanner 5.1: Basiscompetenties van de vrijwilligersverantwoordelijke (PDF)
- Alles onder controle
- Checklist Inzet van middelen
