Privacyverklaring & Cookie-policy

1. Toelichting

De bescherming van jouw persoonlijke gegevens is voor het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw (VSVw) van het hoogste belang. In deze privacyverklaring beschrijven we welke maatregelen er worden genomen om de bescherming van jouw persoonlijke gegevens te garanderen conform de Belgische privacywetgeving en de Europese General Data Protection Regulation (GDPR). Met deze toelichting wensen we je duidelijk te informeren over hoe we binnen onze organisatie zorg dragen voor je gegevens.

VSVw kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 18 maart 2019.

2. Privacyverklaring

Deze “Privacyverklaring” regelt de verwerking van je persoonsgegevens door de verantwoordelijke voor de verwerking:

Vlaams Steunpuntpunt Vrijwilligerswerk vzw (hierna: “VSVw”)

Leen Megens

De Peperfabriek
Breughelstraat 31-33
2018 Antwerpen
leen@vsvw.be
03 218 59 01
ondernemingsnummer 417 430 095

Lees de Privacyverklaring aandachtig door, want deze bevat essentiële informatie over hoe jouw persoonsgegevens worden verwerkt en welke cookies worden gebruikt. Door het verstrekken van jouw persoonsgegevens op een van onze websites (www.vlaanderenvrijwilligt.be, www.lokaalvrijwilligen.be, www.vrijwilligersweek.be en www.internationaledagvrijwilligerswerk.be) en door het op deze websites verschaffen van persoonsgegevens, verklaar je kennis te hebben genomen van deze Privacyverklaring en ga je er eveneens uitdrukkelijk mee akkoord, alsook met de verwerking zelf. Opgelet: voor het gebruik van www.vrijwilligerswerk.be en tools.vrijwilligerswerk.be verwijzen we naar de privacyverklaring die specifiek voor deze platformen van toepassing is. Ook www.gratisvrijwilligersverzekering.be heeft omwille van zijn eigenheid een eigen disclaimer en privacyverklaring.

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, gebruikers van onze diensten, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

Artikel 1 – Persoonsgegevens

1.1. Persoonsgegevens die je ons meedeelt:

• Categorie 1: zonder registratie: een groot deel van de informatie op de websites is beschikbaar zonder dat persoonsgegevens moeten worden verstrekt.
• Categorie 2: om toegang tot alle informatie op www.lokaalvrijwilligen.be te krijgen, vragen we je te registreren en om persoonlijke informatie te geven: profielnaam en naam, wachtwoord, e-mailadres, expertsie, werkadres en eventueel jouw profielafbeelding en andere optionele informatie;
• Categorie 3: bij inschrijving op onze nieuwsbrief of meerdere nieuwsbrieven: jouw e-mailadres; eventueel naam en organisatie; online bevragingen kunnen anoniem worden ingevuld, tenzij anders vermeld en steeds met jouw toestemming,
• Categorie 4: jouw naam, e-mailadres, naam organisatie en adresgegevens voor facturatie en eventueel verzending van producten of levering van diensten, naar aanleiding van het plaatsen van een bestelling in de webshop, inschrijving op een studiedag of activiteit van VSVw, lidmaatschap en dergelijke.
• Categorie 5: via cookies, zie artikel 8;
• Categorie 6: jouw naam, woonplaats en e-mailadres voor petities. Deze gegevens worden alleen op vraag aan de bevoegde administratie overgemaakt bij een verzoekschrift. De gegevens worden niet langer dan 6 maand bewaard en voor geen enkel ander doeleinde gebruikt.
• Categorie 7: jouw naam, e-mailadres en de gegevens van je vereniging of organisatie, bij het indienen van een klacht over de Gratis Vrijwilligersverzekering. Deze gegevens worden voor geen enkel ander doeleinde gebruikt dan de klachtenprocedure en geanonimiseerd na ten laatste 1 jaar.

1.1.1 Sociale media

VSVw beschikt over bedrijfspagina’s op o.a. LinkedIn, Facebook en Twitter om je te informeren over onze diensten, actuele topics, events, en dergelijke.  Je bent vrij om VSVw wel of niet te volgen via deze sociale media.

1.2. We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden. We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

1.3. De Website maakt ook gebruik van cookies die een aantal persoonsgegevens verzamelen. Voor de bepalingen omtrent het gebruik van cookies, zie artikel 8.

Artikel 2 – Doeleinden van de verwerking

2.1. Algemene doeleinden

VSVw zal de bij jou vergaarde persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden gebruiken:

• Categorie 1: het verzorgen en verbeteren van onze website en het opnemen van persoonsgegevens in anonieme statistieken, waaruit de identiteit van specifieke personen of bedrijven niet kunnen achterhaald worden, met als rechtsgrond het gerechtvaardigd belang van VSVw om haar websites en dienstverlening voortdurend te verbeteren;
• Categorie 2: het beheer van jouw account op www.lokaalvrijwilligen.be met het oog op het gebruik van onze aangeboden informatie op deze website, met als rechtsgrond de uitvoering van een dienst die jij hebt aangevraagd, en, indien je dit aangaf, eveneens het toezenden van direct marketing, met als rechtsgrond jouw expliciete, voorafgaande toestemming;
• Categorie 3: het toezenden van direct marketing, nieuwsbrieven, uitnodigingen, acties en promoties, met als rechtsgrond jouw expliciete, voorafgaande toestemming;
• Categorie 4: de levering en facturatie van door jou bestelde producten en/of diensten, met als rechtsgrond het verstrekken van een dienst die door jou gevraagd werd, op basis van een overeenkomst.
• Categorie 5: De doeleinden van de cookies staan omschreven in artikel 8 van deze privacyverklaring, met als rechtsgrond jouw expliciete, voorafgaande toestemming;
• Categorie 6: Het verzenden van online petities, met als rechtsgrond jouw expliciete, voorafgaande toestemming;
• Categorie 7: Het afhandelen en opvolgen van je klacht en de nodige rapportage, met als rechtsgrond gerechtvaardigd belang van VSVw om de dienstverlening van het Gratis Vrijwilligersverzekering te kunnen waarmaken. 

Je bent niet verplicht om je persoonsgegevens vrij te geven, maar je begrijpt dat het verlenen van bepaalde diensten onmogelijk wordt wanneer je de verwerking weigert.

2.2. Direct marketing

De persoonsgegevens kunnen eveneens worden gebruikt voor direct marketing, mits je hiervoor een bijkomende uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven (“opt-in”).

Indien je reeds bent opgenomen in onze verzendlijst voor het ontvangen van marketingmateriaal in papieren en/of elektronische vorm, kan VSVw jouw gegevens gebruiken voor het verzenden van marketing en ander materiaal met betrekking tot VSVw, haar producten en/of diensten. VSVw kan de door jouw verschafte gegevens gebruiken voor het bijwerken van door VSVw bewaarde documenten.

Je kan deze toestemming op elk moment intrekken, zonder motivering en gratis door bijvoorbeeld op de daartoe voorziene uitschrijflink te klikken, onderaan ieder promotioneel e-mailbericht, of een e-mail met een verzoek hiertoe te sturen naar info@vsvw.be.

2.3. Verstrekking van persoonsgegevens aan derden – verwerkers

VSVw zal jouw persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren, ruilen, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden. De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij wel aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:

• Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider)
• Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting, ..);
• Het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. server, …);
• Het verzorgen van de (financiële) administratie en sociaal secretariaat
• Het aanbieden van de gratis vrijwilligersverzekering (tools om je gratis mandagen te beheren samen met de betrokken verzekeraar)
• Het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen (Mailchimp).

Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin uiteraard e nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

2.4. Wettelijke vereisten

In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat VSVw jouw persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moet onthullen. VSVw zal in redelijkheid pogen je van tevoren dienaangaande te informeren, tenzij een en ander aan wettelijke beperkingen onderhevig is.

Artikel 3 – Duur van de verwerking

De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de contractuele relatie tussen de VSVw en jouzelf. Zo bewaren we je gegevens niet langer dan 2 jaar nadat je de laatste keer om onze dienstverlening hebt gevraagd of laatste gebruik of beëindiging van de samenwerking, behalve voor gegevens in functie van de boekhouding (7 jaar).

Artikel 4 – Jouw rechten

Je hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.

Je hebt recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

Je hebt het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegeven welke wij van jou ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of je verzoek gerechtvaardigd is.

Je hebt het recht op beperking van gegevensverwerking : indien je bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze verwerking te stoppen.

Tevens kan je bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde van jou persoonsgegevens verwerkt worden. Zo heb je het recht je te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails). Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van jezelf direct aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om je rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag. 

Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om je je identiteit te controleren vragen wij je om een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart toe te voegen aan uw aanvraag. We raden je sterk aan om daarbij je pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Er wordt tot slot geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Artikel 5 – Veiligheid en vertrouwelijkheid

5.1. Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

5.2. In geen geval kan VSVw aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.

5.3. Je dient zelf te allen tijde de veiligheidsvoorschriften na te leven, onder andere door elke niet toegestane toegang tot jouw login en code te voorkomen. Je bent dus als enige verantwoordelijk voor het gebruik dat wordt gemaakt vanaf de website van jouw computer, IP-adres en van je identificatiegegevens, alsook voor de vertrouwelijkheid ervan.

Artikel 6 – Toegang door derden

6.1. Teneinde je persoonsgegevens te kunnen verwerken, verlenen wij toegang tot je persoonsgegevens aan onze werknemers.

6.2. We garanderen een gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken aan deze werknemers en aangestelden, die gelijkaardig zijn aan deze Privacyverklaring.

Artikel 7 – Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens of over de uitoefening van je rechten dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
commission@privacycommission.be

Artikel 8 – Cookies

8.1. Wat zijn cookies?

VSVw gebruikt op haar websites cookies en vergelijkbare technologieën (gezamenlijk “cookies” genoemd). Cookies zijn kleine informatiebestanden die op uw computer of toestel worden opgeslagen wanneer u onze websites bezoekt en die meestal worden gebruikt om het gebruiksgemak van websites en apps te optimaliseren. VSVw gebruikt cookies om:

• Het gebruik en de functionaliteiten van haar websites te verbeteren;
• Te analyseren hoe gebruikers van onze websites gebruik maken en om statistieken op te stellen;
• De gebruikers van onze websites gepersonaliseerde informatie te tonen.

Zo blijft de inhoud van je winkelmandje bijvoorbeeld gedurende een bepaalde tijd bewaard.

Cookies kunnen zowel door VSVw als door andere partijen geplaatst worden. Wanneer wij derden toelaten op onze websites cookies te plaatsen, dan moeten deze partijen contractueel een veilige verbinding garanderen waarover de gegevens worden uitgewisseld.

8.2. Welke soorten cookies gebruiken we?

Noodzakelijke cookies: deze cookies zorgen ervoor dat je door onze websites en apps kan navigeren en de functionaliteiten kan gebruiken.

Functionele cookies: dit type cookies maakt het functioneren van onze websites en apps makkelijker en zorgt voor een gepersonaliseerde surfervaring door bijvoorbeeld inlognamen, wachtwoorden en voorkeuren – zoals de taalinstelling – te onthouden.

Performantie cookies: deze cookies verzamelen gegevens over het gebruik van onze websites en apps zoals het aantal bezoekers, welke populaire webpagina’s zijn en de tijd die gebruikers spenderen op een bepaalde webpagina. Op basis van het gedrag van onze gebruikers kunnen we onze websites en apps verbeteren en de gebruikservaring optimaliseren en personaliseren. Wij doen hiervoor ook een beroep op cookies van derden, met name Google Analytics: zorgt voor het verzamelen van anonieme gegevens over het gebruik van onze website en het opstellen van bezoekersstatistieken. Meer info over hoe Google je gegevens gebruikt is te vinden op:https://www.google.com/intl/nl/policies/privacy/partners/.

8.3. Toestemming en beheer van cookies

Door het gebruik van onze website ga je akkoord met het gebruik van de cookies op onze website(s). Je kan op elk moment via de instellingen van je browser (meestal onder “Help” of “Internetopties”) alle geïnstalleerde cookies uitschakelen of verwijderen van je computer of mobiel eindtoestel. Elk type browser heeft zijn eigen instellingen voor het beheren van cookies. De informatie kan je vinden op de website van de browser die je gebruikt. Meer algemene informatie over het beheren van cookies kan je vinden op http://www.allaboutcookies.org/manage-cookies/ .

Hou er rekening mee dat het veranderen van de instellingen ervoor kan zorgen dat de VSVw websites niet goed meer functioneren.