Menu
De oorlogsbeelden in Oekraïne beroeren iedereen. Er wordt een instroom van vluchtelingen verwacht en naar gewoonte staan er heel wat mensen klaar om iets te doen.
Vergeet niet je oproep naar vrijwilligers te plaatsen op www.weldoener.be
Je kan als lokaal bestuur de vrijwillige energie mee kanaliseren en begeleiden.
We geven in deze FAQ een aantal antwoorden op vragen van lokale besturen (die we gaandeweg verder zullen aanvullen). Vrijwilligers vinden hun antwoord in de FAQ op www.weldoeners.be.
Veel succes met deze solidariteitsacties! Achteraf nog vragen? E-mail jan@vsvw.be of schrijf je in op onze nieuwsbrieven voor meer nieuws.
Je kan ook terecht op de infolijn van Vluchtelingenwerk Vlaanderen elke werkdag tussen 9 u. en 12.30 u.:
Navigeer door de veelgestelde vragen via de buttons hieronder:
Denk aan de gevolgen van het als vrijwilligerswerk beschouwen. Weeg dus de plussen en de minnen af.
De stad of gemeente kan hier dus eventueel voor opteren, als er onvoldoende collectieve opvangmogelijkheden voorhanden zijn. Denk er wel aan dat optreden als ‘organisator van vrijwilligerswerk’ extra werk en verantwoordelijkheid met zich brengt, het niet doen vanzelfsprekend ook.
Je kan het openstellen van plaatsen voor Oekraïense vluchtelingen NIET beschouwen als vrijwilligerswerk in deze gevallen:
Je kan het mogelijk wel beschouwen als vrijwilligerswerk als het gaat om het ter beschikking stellen van slaapplaats, een kamer,… die verbonden is of deel uitmaakt van de woning van mensen.
Als je de opvanggezinnen en/of -personen wil beschouwen als vrijwilligers dan zorg je er als lokaal bestuur voor:
De Vrijwilligerswet stelt duidelijk dat vrijwilligerswerk enkel verricht kan worden door natuurlijke personen.
Omdat het hier gaat om opvang in gezinscontext, denk je best aan volgende zaken:
De vluchtelingen die opgevangen worden, dat zijn zogenaamde ‘begunstigden van het vrijwilligerswerk’ en zijn dus geen vrijwilligers.
Maar van zodra je deze mensen inzet (bv. om te tolken) dan kunnen ze vanzelfsprekend ook vrijwilliger zijn of worden en wordt de Vrijwilligerswet op hen van toepassing.
4.1. Op het gebied van toepassing van de Vrijwilligerswet:
4.2. Op het gebied van een veilig klimaat scheppen:
4.3. Op het gebied van praktische afspraken
4.4. Op het gebied van steun aan de vrijwilligers-gastgezinnen:
Verzamel zeker ook do’s and don’ts, tips van andere opvangvrijwilligers zodat je er een succesvol verhaal van kan maken.
Denk aan taken zoals:
Zeker, het vrijwilligerswerk biedt een waaier aan mogelijkheden. Ook kleinere, minder tijdsintensieve taken zijn mogelijk.
Zoek je specifieke profielen? Zet dan een oproep op www.weldoener.be (er staan al heel wat kandidaten klaar die de handen uit de mouwen willen steken)
Communiceer duidelijk en geregeld met de mensen die zich nu opgeven als vrijwilliger. Geef aan dat je apprecieert dat ze zich kandidaat stellen. Check eventueel nog even welke talenten de mensen in huis hebben.
Heb je meer vrijwilligers dan dat je activiteiten kan aanbieden, geef dat dan ook aan. Niets zo erg als op een lijst te staan, te wachten en niets te kunnen ondernemen.
Verwijs eventueel mensen door. Misschien is er een tekort aan vrijwilligers in de voedselbank, het opvangcentrum van Fedasil of het Rode Kruis?
Vergeet zeker niet de verschillende diensten van je lokale bestuur te bevragen: mogelijk wil de sportdienst een activiteit organiseren? Zoek je mensen om de scholen te ondersteunen bij huiswerkbegeleiding of buitenschoolse activiteiten?
Denk dus verder dan de eerste maanden van deze crisis en zorg ervoor dat je een duidelijk link maakt tussen die activiteit en de inzet voor de vluchtelingen, ook voor langere termijn.
Als lokaal bestuur dat vrijwilligerswerk organiseert heb je een verzekeringsplicht voor ten minste de burgerlijke aansprakelijkheid.
Ofwel zorg je dat deze vrijwilligers opgenomen worden in de algemene vrijwilligersverzekering, ofwel maak je hieromtrent afspraken met de betreffende diensten.
Verwijs je de kandidaat-vrijwilligers door naar andere organisaties, dan is het de organisatie die de vrijwilligers inschakelt die een verzekeringsplicht heeft.
Tip: Zie je feitelijke verenigingen ontstaan in je gemeente? Geef dan mee hoe ze online een Gratis Vrijwilligersverzekering aanvragen.
Mensen kunnen bij vragen of twijfels altijd bellen naar specifieke hulplijnen zoals
Ook deze organisaties bieden ondersteuning:
Dat kan van zodra deze beschikt over een officieel verblijfsdocument. Oekraïners die tijdelijke bescherming hebben gekregen, mogen vrijwilligen met een verblijfskaart A of een bijlage 15. Voor meer info over verblijfsmogelijkheden van Oekraïners in Belgie zie website van Agentschap Integratie en Inburgering.
Hier geldt het principe dat als het opvanggezin beschouwd wordt als vrijwilliger in opdracht van het lokaal bestuur (of een organisatie met rechtspersoonlijkheid en zonder winstoogmerk), de organisatie moet instaan voor de verzekering.
Lees meer informatie over de verzekeringsplicht ten aanzien van vrijwilligers.
Tip: zorg dat je alles goed opvolgt, en dat de afspraken worden nageleefd, het lokaal bestuur is immers aansprakelijk.
Opgelet: voor mensen die opvang voorzien op eigen houtje, gelden deze regels niet.
Zoek in eerste instantie uit of je ‘vervoersvrijwilligerswerk’ niet kan laten organiseren door de lokale Minder Mobielen Centrale: ze hebben ervaring met deze activiteit.
Als je het zelf organiseert, moet je als lokaal bestuur aan de wettelijke verzekeringsplicht voldoen. Maar die is niet alomvattend voor wat betreft het vervoer van mensen.
Je doet er goed aan om even na te gaan dat de vrijwilliger beschikt over een geldig rijbewijs, of mag rijden met een specifieke categorie. Controleer voor de zekerheid ook of de verzekering in orde is.
Denk wel eerst even na of een rit echt nodig is, er zijn alternatieven zoals openbaar vervoer.
3.1. Scenario 1: de vrijwilliger kan rijden met een voertuig dat door het lokaal bestuur ter beschikking wordt gesteld
In dit geval is de auto dan eigendom van de gemeente, die minstens de burgerlijke aansprakelijkheid heeft verzekerd. De vrijwilliger kan op beide oren slapen. Eventuele schade (inclusief franchise,…) zal terecht komen bij de gemeente.
3.2. Scenario 2: de vrijwilliger rijdt met de eigen wagen
Gezien er een wettelijke verzekeringsplicht is voor de BA, zal de bestuurder van de wagen normaal gezien verzekerd zijn.
Tip: het is goed dat vooraf even te controleren, vermits de Vrijwilligerswet de aansprakelijkheid voor risico’s met betrekking tot het vrijwilligerswerk bij de organisatie (lokaal bestuur) legt.
Nuances: als de vrijwilliger enkel een BA verzekering heeft dan komt die verzekering tussen als de chauffeur een fout maakt en schade veroorzaakt aan een ander. De eigen schade zal niet verzekerd zijn, behalve als de vrijwilliger voor z’n voertuig een omniumverzekering afsloot.
-> eventuele verhoging van de bonus-malus valt bij de vrijwilliger
-> eventuele (waarschijnlijke) betaling van een franchise bij tussenkomst voor eigen schade; valt bij de vrijwilliger
Tip: informeer vrijwilligers goed over het gebruik van de eigen wagen.
3.3. Zullen we een omniumverzekering afsluiten voor de vrijwilligers die met de eigen wagen rijden?
Dat kan, maar zelfs dan moet je duidelijke informatie geven.
Wat is belangrijk om te weten:
Bovendien is het goed te weten dat een dergelijke omniumverzekering niet alles oplost: de verzekeraar maakt immers een schadebestek op rekening houdend met de leeftijd van de wagen. Bij een perte totale van een oude wagen zal vanzelfsprekend geen bedrag worden toegekend om een nieuwe wagen aan te kopen.
Geef heldere info aan de vrijwilligers.
Moet je andere verzekeringen sluiten?
Nee, de Vrijwilligerswet richt zich enkel tot vrijwilligers en die legt enkel een BA-verzekering op. Het kan verstandig zijn hieraan een verzekering rechtsbijstand en lichamelijke ongevallen te koppelen.
Het is niet de bedoeling dat je andere verzekeringen afsluit.
Nee, vluchtelingen zijn geen vrijwilligers. Je hoeft hen dus niet te verzekeren. Zorg er vooral voor dat het papierwerk van de mensen in orde is, zodat ze kunnen aansluiten bij een mutualiteit.
Je kan hen eventueel aanraden ook een BA-polis Gezin te sluiten, of misschien kan je hiervoor een collectieve oplossing bedingen met de verzekeraar.
Nee, als lokaal bestuur moet je geen mogelijke schade aan bv. het interieur van een gastgezin verzekeren. In feite is dat een risico voor het opvanggezin. Als er een fout is begaan door één van de gasten, kan men de kost eventueel op hen verhalen.
Mogen bv. gastgezinnen vluchtelingen met hun wagen laten rijden? Dat kan eventueel, maar toch opgelet. Ze moeten over een geldig rijbewijs beschikken en men doet er goed aan navraag te doen bij de verzekeraar zodat duidelijk is of de verzekering eventueel tussenkomt.
Kan een gastgezin opdraaien voor bv. een boete voor de vluchteling? Nee, als het gaat om overtredingen speelt de strafrechtelijke aansprakelijkheid. Die bevindt zich op het niveau van een individu. Wie regels, wetten overtreedt zal daarvoor persoonlijk moeten opdraaien.
Wie vrijwilligt kan eventueel, als de organisatie of het lokaal bestuur daarvoor kiest, een kostenvergoeding ontvangen. Dat kan gaan om een forfaitaire kostenvergoedingen of reële.
Toch opletten: vermits je nog geen zicht hebt over hoe lang de opvang bij individuen kan zijn, werk je best niet met forfaitaire kostenvergoedingen: je riskeert immers al snel de maximumbedragen te overschrijden.
Als je de individuele opvanggezinnen beschouwt als vrijwilliger (zie eerste onderdeel), werk je in dit geval best met bewijsbare en bewezen kosten. De reële kostenvergoeding dus.
Dat laat toe dat mensen een bijdrage kunnen ontvangen voor tussenkomst van nuts-producten (gas, water, elektriciteit) en voor bijdragen aan eten en drinken.
Je dient als lokaal bestuur dan wel facturen op te vragen en een redelijke verdeling te hanteren die de werkelijke situatie weerspiegelt.
Tip: hanteer de stelregel: geen bewijs van gemaakte kosten? Betaal dan niets uit.
Kunnen vrijwilligers en vluchtelingen onderling de onkosten regelen? Nee, de Vrijwilligerswet laat dat niet toe. De kostenvergoeding kan enkel uitbetaald worden door de organisatie of het lokaal bestuur.
Kunnen gastgezinnen en vluchtelingen toch onderling hun onkosten regelen?
Best mogelijk, maar de consequentie is dat het dan niet kan gaan over vrijwilligerswerk onder toepassing van de Vrijwilligerswet. Dat kan de keuze zijn van het lokaal bestuur, maar je hebt dan geen overzicht noch controle op de zaak. Zie onderdeel 1 over de keuze voor solidariteit onder de noemer van vrijwilligerswerk of niet.
Als de spelregels niet correct toegepast worden, dan vervallen bovendien de rechten die mensen putten uit de Vrijwilligerswet: het zijn dan geen vrijwilligers.
Enkel lokale besturen en sociale voorzieningen kunnen sociale tolken en vrijwillige crisistolken aanvragen bij Agentschap Integratie en Inburgering. Die ondersteunen in de gesprekken met de Oekraïense klanten. De crisistolken kunnen enkel ingezet worden voor ‘gemakkelijke’ gesprekken aangezien zij niet gecertificeerd zijn. Lees meer over deze tolken.
Dus particulieren zoals een gastgezin of een buddy kunnen zelf geen beroep doen op deze tolken.
Tip voor lokale besturen: Nodig gastgezinnen en gasten samen uit op een bijeenkomst of infoavond en voorzie er tolken voor de gelegenheid.
Op de website van Agentschap Integratie en Inburgering vind je een overzicht van taalhulpmiddelen voor basisgesprekken met mensen uit Oekraïne. Deze hulpmiddelen zijn ook zeer interessant voor vrijwilligers. Je vindt er tips over onder meer vertaaltechnologie en hoe er gewerkt kan worden met informele tolken.
In principe kan dit wel. Houd er echter wel rekening mee dat deze wellicht geen tolkopleiding en mogelijk niet de specifieke vaardigheden hebben om te tolken, zelfs al spreken ze vlot Oekraïens of Russisch en Nederlands. Je hebt ook geen controle. Schakel deze tolken enkel in voor de situaties waar de gesprekken minder gevoelig zijn zoals bv. dagelijkse activiteiten, vergezellen naar een schoolgesprek of een gesprek bij de VDAB.
Probeer wat in te schatten of het haalbaar is. Als je deze mensen als vrijwilligers inschakelt, ben je volgens de vrijwilligerswet burgerlijk aansprakelijk.
Geef zeker door aan je verzekeraar dat je deze vrijwillige tolken mee inschakelt. Zo rekenen ze ook op een verzekering. Vrijwillige tolken die je hebt aangevraagd via Agentschap Integratie en Inburgering hoef jij daarentegen niet zelf te verzekeren.
Deze tolken kunnen mogelijk kosten maken. Je kunt hen vergoeden via de reële kostenvergoeding. Dan moeten ze wel hun bewijsjes (bijv. parkeertickets, internet- of telefoonfactuur) voorleggen aan het lokale bestuur. Er geldt dan ook geen maximum. Je kan ook kiezen voor een forfaitaire kostenvergoeding. Houd dan wel rekening met de maxima per dag en per jaar. Om te vermijden dat je snel aan het maximum per jaar uitkomt, kun je best kiezen voor een lager bedrag per dag (of dagdeel) zoals max. 10 euro per dagdeel. Daarnaast kun je ook hun verplaatsingen vergoeden met bv. een kilometervergoeding. Op deze webpagina vind je alle informatie over de verschillende onkostenvergoedingen.
Bespreek je verwachtingen vooraf met de kandidaat. Zo is het van belang om discreet te zijn, op een objectieve en neutrale wijze te tolken en alle partijen te behandelen met respect. Je kan je inspireren op de deontologische code van de sociale tolken.
Je kunt echter niet verwachten van tolken zonder opleiding dat deze altijd alles correct en volledig vertalen. Geef daarom niet te veel informatie tegelijk door. Voor moeilijkere gesprekken kun je sowieso beter tolken van Agentschap Integratie en Inburgering inschakelen.
