Menu
Vrijwilligers coördineren is een hele kunst. Van een visie op vrijwilligerswerk opstellen tot vrijwilligers blijven motiveren en hen uitwuiven: hieronder vind je heel wat tips en hulpmiddelen.
Het Handvest Succesvol Vrijwilligen is een leidraad om de belangrijkste aandachtspunten van het vrijwilligersbeleid te onthouden. Een ludieke checklist voor organisaties, zeg maar.
Het Handvest is opgevat als een handig en visueel aantrekkelijke tool voor vrijwilligersbeleid en vrijwilligersmanagement. Het laat organisaties toe zich te profileren als vrijwilligersvriendelijke werking. Het handvest ontstond in het kader van het Europees jaar vrijwilligerswerk, 2011.
Met deze mooi gekleurde affiche spreek je niet alleen de vrijwilligers, maar ook toevallige voorbijgangers aan of eenieder die wel een reden heeft om de vrijwilligersorganisatie te bezoeken. Het prikkelt mensen mogelijk tot een engagement binnen jouw organisatie.
In essentie wijst het handvest op rechten en plichten, voor zowel de organisatie als de vrijwilliger om behoorlijk samen te werken.
Werken met vrijwilligers levert tal van voordelen op, maar er zijn ook uitdagingen aan verbonden.
Voordelen:
Nadelen:
Deze routeplanners horen bij de publicatie ‘Vrijwilligerswerk op de rails. Werken met vrijwilligers in 9 stappen voor organisaties’. Bekijk ze hier:
Routeplanner: Werken met vrijwilligers in organisaties met betaalde medewerkers
Organisaties met betaalde medewerkers (PDF)
Routeplanner: Werken met vrijwilligers in organisaties met enkel vrijwilligers
In welke mate luister je echt naar vrijwilligers, geef je feedback en inspraak en waardeer je vrijwilligers? Vrijwilligersbeleid zorgt ervoor dat vrijwilligers zich goed voelen én blijven plakken. En is er sprake van een visie op vrijwilligerswerk?
Later is een visietekst een bron van informatie voor vrijwilligers én medewerkers. Als houvast voor een doordachte visie, schuiven we 7 centrale vragen naar voor:
De kunst is op deze vragen een antwoord te formuleren dat gedragen wordt door alle medewerkers. Hoe beter je daarin slaagt, hoe meer sleutels je in handen hebt om te komen tot een gedragen vrijwilligersbeleid. Ervaring leert ons dat organisaties die een attent vrijwilligersbeleid voeren, niet klagen over een tekort aan vrijwilligers.
Stel je gedeelde visie scherp in een samenwerkingsovereenkomst of andere afspraken.
Bepaal als organisatie:
Deze routeplanners horen bij de publicatie ‘Vrijwilligerswerk op de rails. Werken met vrijwilligers in 9 stappen voor organisaties’.
Bekijk ze hier:
Routeplanner: Visie over de inzet van vrijwilligers ontwikkelen en verfijnen
Visie over de inzet van vrijwilligers ontwikkelen en verfijnen (PDF)
Routeplanner: Rechten en plichten
Rechten en plichten (PDF)
Meestal kost het wat moeite om vrijwilligers te werven. Met een wervingscampagne zorg je ervoor dat je inspanningen resultaat opleveren.
Het wervingsplan
Denk op voorhand zeker na over de volgende factoren:
De vacature schrijven
Denk aan de WIIFM (what’s in it for me) voor de geïnteresseerden. Wat halen vrijwilligers er zelf uit? Je doet het graag omdat:
Oudere mensen vertoeven op iets minder social media kanalen. En om personen uit andere culturen te bereiken heb je soms andere ambassadeurs, talen of tussenpersonen nodig.
De werving is dus nooit absoluut neutraal. Wil je in je werving zo weinig mogelijk selectie, dan ben je genoodzaakt zo breed en toegankelijk mogelijk te werven. Denk: op zoveel mogelijk plaatsen, met diverse kanalen en met zo weinig mogelijk jargon.
Vragen te stellen voor de selectie:
Tip: Verschuif je selectielat niet tijdens de procedure. De regels van het spel moeten vooraf vast liggen.
Opgelet: Wist je dat vrijwilligers ook selecteren?
Routeplanner: Werken met persona in je vacature
Werken met persona (PDF)
Routeplanner:
Checklist mediamix (PDF)
Download op de webpagina Publicaties de volgende toolboxen:
Zet jezelf even in de schoenen van de vrijwilliger door je je eigen eerste dag als medewerker voor de geest te halen. Wat maakte die dag spannend of bijzonder?
Een onthaal is belangrijk
De inhoud van een goed onthaal
Je bepaalt in feite een programma voor de eerste dag met kennismaking, algemene informatie, praktische afspraken of een samenwerkingsovereenkomst en de start van de activiteit.
Proefperiode voorzien?
Een onthaal is een voorbode van een inwerkingstijd die je de vrijwilliger gunt en die hij nodig heeft. Die inwerking kan je zelf wat sturen door bijvoorbeeld een proeftijd af te spreken met de vrijwilliger.
Deze routeplanner hoort bij de publicatie ‘Vrijwilligerswerk op de rails. Werken met vrijwilligers in 9 stappen voor organisaties’.
Bekijk hem hier:
Hoe zou jij zelf het liefst willen vrijwilligen? Met allerhande regels en clausules die je aan handen en voeten vastbinden? Of in een geest van samenwerking en vertrouwen? Stel een duidelijke en redelijke vrijwilligersovereenkomst op, maar overdrijf niet met regels en afspraken. Leg geen voorwaarden aan je vrijwilligers op die je zelf niet zou aanvaarden.
Vermijd bijvoorbeeld de volgende voorwaarden:
Je kan een einddatum in de vrijwilligersovereenkomst zetten of alle dagen van de activiteit opsommen. In een overeenkomst met een bepaalde duur is het toch verstandig om een bepaling op te nemen dat de samenwerking mogelijk eerder stopgezet kan worden, zowel door de vrijwilliger als door de organisatie. Gewoon om iedereen een veilig gevoel te geven.
Vermijd in ieder geval onduidelijke taal die misverstanden veroorzaakt. Bij twijfel kan je inspiratie halen uit de modeldocumenten. Of vraag via info@vsvw.be of we je overeenkomst eerste versie even nalezen.
Laat vrijwilligers niet aan hun lot over en uit zeker je waardering over hun engagement. Ten tweede heeft de organisatie ook de verantwoordelijkheid om vrijwilligers te ondersteunen én aan te sturen. De organisatie neemt hier de leidersrol op.
Begeleid vrijwilligers in 4 stappen:
Deze routeplanners horen bij de publicatie ‘Vrijwilligerswerk op de rails. Werken met vrijwilligers in 9 stappen voor organisaties’.
Bekijk ze hier:
Basiscompetenties van de vrijwilligersverantwoordelijke (PDF)
Routeplanner: Competentiecheck voor coördinatoren en begeleiders van vrijwilligers
Het is belangrijk is om de vrijwilligers goed op te volgen, hier en daar te sturen en zelfs bij te sturen indien nodig. Er zijn daarbij drie leidraden belangrijk.
Leidraad 1: vrijwilligerswerk gebeurt niet zomaar
De eerste leidraad is dat je vrijwilligerswerk nooit organiseert omwille van het vrijwilligerswerk zelf, maar voor de realisatie van een doelstelling. De vrijwilligers zijn in deze optiek medewerkers zoals alle andere medewerkers, met het enige verschil dat ze er niet voor betaald worden. Als betaalde medewerkers bijgestuurd mogen en kunnen worden, waarom vrijwilligers dan niet?
Leidraad 2: de aansprakelijkheid ligt bij de organisatie
Een tweede leidraad is dat het uiteindelijk (en in veel gevallen) de organisatie is dat aansprakelijk gesteld kan worden, ook voor de fouten die vrijwilligers maken.,Het is vanuit deze invalshoek meer dan essentieel om op te volgen of de vrijwilliger voorschriften op vlak van veiligheid, deontologie, omgang met begunstigden, enzovoort opvolgt. De rekening kan immers aan de organisatie worden gepresenteerd.
Leidraad 3: het goed menen betekent niet het goed doen
We stellen vast dat organisaties vaak uitgaan van de idee dat iemand die zich aanbiedt om te vrijwilligen, het goed meent en per definitie een constructieve bijdrage zal leveren, waardoor schroom ontstaat om bij te sturen en iets te zeggen.
Vrijwilligers bijsturen veronderstelt dat je als organisatie enkele deontologische regels in acht houdt: niet de hele ploeg moet weten dat je meer moet investeren in een bepaalde vrijwilliger. Je neemt de vrijwilliger best ook gewoon even apart om een begeleidings- of bijsturingstraject te bespreken.
Deze routeplanner hoort bij de publicatie ‘Vrijwilligerswerk op de rails. Werken met vrijwilligers in 9 stappen voor organisaties’.
Bekijk hem hier:
Tevredenheidsonderzoek (PDF)
Vraag je vrijwilligers best een attest van goed gedrag en zeden of niet?
Het gaat in de praktijk meestal om het uittreksel uit het Strafregister ‘Model 2’. Volgens de regelgeving wordt dat best opgevraagd voor activiteiten met kinderen en jongeren: psycho-medisch-sociale begeleiding, kinderbescherming, hulpverlening, animatie of begeleiding van minderjarigen. Of dergelijk attest al dan niet opgevraagd wordt, is in essentie de keuze van de vrijwilligersorganisatie. Het kan als voorwaarde gelden om te mogen starten met vrijwilligerswerk. Daar is niets mis mee, maar we willen wel waarschuwen voor een vals gevoel van veiligheid.
Ten tweede moet de organisatie nadenken over hoe er met de verkregen informatie wordt omgegaan. Wat als het attest niet blanco is? Zal de bewuste vrijwilliger geweigerd worden? Wie mag die attesten inzien en hoe wordt er gewaarborgd dat de informatie niet verder uitlekt?
Natuurlijk moet het vermijden van grensoverschrijdend gedrag in principe deel moet uitmaken van een degelijk preventiebeleid.
Maakt je organisatiecultuur eventuele problemen, klachten en moeilijkheden bespreekbaar? En is er eventueel een klachtenprocedure?
Stel dus een globaal beleid rond grensoverschrijdend gedrag op.
Waak ook over de doelgroep waarop de organisatie zich richt. Kinderen en zorgbehoevenden hebben nog minder verweer tegen een medewerker die de grenzen overschrijdt.
Interessante bronnen:
De beslissing om een klachtenprocedure op te zetten hangt af van de eigenheid van de organisatie en de vrijwilligers die er werken.
Tip: Organiseer een rondvraag bij je vrijwilligers. Bestaat er bij hen een vraag of behoefte naar een klachtenprocedure? Je zal snel het antwoord weten!
Als organisaties met cliënten en beroepskrachten werken, ontstaan er verschillende soorten contacten die tot klachten kunnen leiden, zoals:
Sommige organisaties hanteren een klachtenprocedure in twee richtingen waardoor ook een klacht van de organisatie of een cliënt naar een vrijwilliger mogelijk is.
Het is niet de bedoeling dat de organisatie overspoeld wordt met klachtenformulieren. Kleine, dagelijkse ergernissen kunnen vaak met een gesprek of simpele ingreep verholpen worden. Zorg voor duidelijkheid en baken het begrip ‘klacht’ goed af.
In de meeste organisaties kunnen vrijwilligers wel ergens terecht: bij een vertrouwenspersoon, vrijwilligerscoördinator of een ander luisterend oor. Het is goed om eventjes stil te staan bij wie verantwoordelijk is om klachten op te volgen, welke personen een onderzoek zullen instellen, en welke periode ze die verantwoordelijkheid dragen.
Zorg ervoor dat de procedure niet eindeloos aansleept. Dat voorkomt veel ergernis. Het zorgt dat vrijwilligers niet afhaken. Vrijwilligers die stoppen door een negatieve ervaring hervatten zelden hun vrijwillige inzet.
De procedure baken je zo af:
Voor de meer ‘kwetsbare’ vrijwilligers kan een vertrouwenspersoon de vrijwilliger helpen om de klacht te formuleren.
Uiteraard blijft de geheimhoudingsplicht (art. 458 van het Strafwetboek) voor vrijwilligers, beroepskrachten en besturen gelden (vrijwilligerswet van 01/08/06).
Aan de slag met een klachtenprocedure
Informeren? Doen! Leg je procedure stap voor stap uit in een toelichting, als aanvulling bij het klachtenformulier. Gebruik de toelichting om iedereen te informeren, bijvoorbeeld:
Als begeleider van vrijwilligers speel je een grote rol. Motiveer jij je vrijwilligers en creëer je een motiverend klimaat? Motiveren is eigenlijk maatwerk: benader vrijwilligers met respect voor hun eigenheid. Met deze algemene tips kan je alvast aan de slag:
Hoe maak je het leuk voor de vrijwilligers?
Tip: ideetjes om te bedanken nodig, bekijk eens onze online toolbox Bedanken om je communicatie te inspireren.
Vrijwilligers investeren tijd en energie in hun engagement. Hoe kan de organisatie een maximale bescherming garanderen?
Vergeet niet om aandacht te geven aan vrijwilligers die hun engagement stopzetten. Wuif hen op een elegante manier uit.
Of de vrijwilliger nu stopt voor een bepaalde reden of door onvoorziene omstandigheden die hij al dan niet deelt, sommigen pikken het engagement ooit terug op. En de vrijwilliger verdient sowieso een pluim voor zijn inzet.
Grijp in elk geval het einde van de samenwerking ook aan om bij de vrijwilliger te polsen waarom hij vertrekt. Wie weet leer je er iets uit.
Download de inspiratiegids Danken bij het onderdeel Publicaties.
Belangrijk is om je vrijwilligersbeleid geregeld te evalueren.
Want er treden gaandeweg heel wat veranderingen op:
De evaluatie van de vrijwilligerswerking gebeurt best systematisch en gestructureerd zodat je elke stap van het vrijwilligersbeleid bekijkt, nagaat of die goed loopt of aan revisie toe is.
Je kan de evaluatie op verschillende manieren uitvoeren:
Vergeet de belangrijkste stap niet: na de evaluatie de noodzakelijke veranderingen integreren.
Deze routeplanner hoort bij de publicatie ‘Vrijwilligerswerk op de rails. Werken met vrijwilligers in 9 stappen voor organisaties’
Bekijk hem hier: Evaluatie vrijwilligerswerkbeleid (PDF)
Ben je verantwoordelijk voor de vrijwilligerswerking in jouw organisatie?
Ervan overtuigd dat vrijwilligerswerk voor iedereen mogelijk moet zijn?
Dan is de interactieve pdf ‘Begeleiden van vrijwilligers in maatschappelijk kwetsbare posities‘ iets voor jou. Deze pdf is een samenwerking tussen Atlas, integratie & inburgering Antwerpen en Samenlevingsopbouw.
Het project ‘Vrijwilligerswerk Versterkt’ van het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk en Cera wil vrijwilligerswerk toegankelijk te maken voor mensen in armoede.
Bekijk onderstaand materiaal om je sociale vrijwilligersbeleid vorm te geven:
Het aantal ouderen dat zich engageert in het vrijwilligerswerk gaat in stijgende lijn. Bovendien blijven ze vaak tot hoge leeftijd actief: waar hun engagement een decennium of twee geleden eindigde rond 70 jaar, zien we nu dat heel wat 70- en 75-plussers hun hart ophalen in het vrijwilligerswerk.
2012 was het Europees Jaar Actief ouder worden. Met het tweejarig project “vrijwilligers vóór ouderen, tegen sociaal onrecht” onderzochten we welke rol vrijwilligerswerk concreet kan spelen bij het bestrijden van armoede, met extra aandacht voor armoede bij ouderen.
E-mail naar info@vsvw.be voor documenten en publicaties over dit thema en deze campagne.
Wil je graag vluchtelingen inschakelen als vrijwilliger? In mei 2017 startte het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk met een project met steun van Fedasil. Hoe kunnen vluchtelingen ingeschakeld worden als vrijwilliger? Is het inschakelen van vluchtelingen een optie om het vrijwilligerspotentieel te versterken? En welke ondersteuning vragen vrijwilligersorganisaties en lokale besturen om vluchtelingen in te schakelen als vrijwilliger? Bekijk dit digitaal dossier met tips en instrumenten:
In dit dossier ontdek je meteen praktische tips, regelrecht uit het werkveld. Download het dossier hier (PDF).
Met deze checklist kan je snel nagaan of je klaar bent om aan de slag te gaan met vluchtelingen als vrijwilliger in je organisatie. Download de checklist (PDF)
Les Gazelles de Bruxelles is zo vriendelijk om hun vrijwilligersdocumenten met ons te delen. Je kan ze hier downloaden.
Met de online Checklist Diversiteit van HRwijs ga je na of je organisatie rekening houdt met verschillen tussen medewerkers. Vul de vragenlijst online in en bekijk meteen het rapport op maat met bijbehorende tips.
Vlucht Vooruit bevat verhalen van vluchtelingen in vrijwilligerswerk in het kader van een onderzoeksproject van de opleiding Sociaal Werk (Arteveldehogeschool).
Ontdek tips en tools voor je diversiteitsbeleid op de website van VIVO.
Wil je graag meer zicht op de bevindingen van onze online bevraging? In dit rapport ontdek je de antwoorden van alle organisaties die meewerkten. Download het rapport. (PDF)
In dit rapport over vrijwilligerswerk door vluchtelingen vind je nog meer achtergrondinformatie rond stimulansen en drempels, en tips. Lees en download.
Ben je op zoek naar tof vrijwilligerswerk voor anderstaligen? Op deze pagina zie je alle actuele vacatures van www.vrijwilligerswerk die openstaan voor anderstaligen en vluchtelingen. Je kan verder filteren. Of vind hier inspiratie om zelf een gratis vacature voor vluchtelingen online te zetten op www.vrijwilligerswerk.be. Check de vacatures voor anderstaligen.
Het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw krijgt de laatste tijd meer vragen van OCMW’s maar ook van opvanginitiatieven, die op zoek zijn naar nuttige en relevante manieren om vluchtelingen, in asielprocedure of als erkend vluchteling, in afwachting van een betaalde job te laten vrijwilligen. Omdat we vaststellen dat er nog enkele misverstanden bestaan over vrijwilligerswerk, zetten we alles hieronder beknopt op een rij.
Zorg dat je duidelijk op de hoogte bent van de basisregels van de Vrijwilligerswet, namelijk:
Kijk daarvoor op de informatieve pagina’s bij ‘Wetgeving’.
Stuur je iemand uit vanuit een OCMW of een Opvanginitiatief en heb je zelf afspraken gemaakt met een of meerdere organisaties uit de buurt dat je asielzoekers (al dan niet in procedure van erkenning) zal uitzenden als vrijwilliger, dan geeft dat onduidelijkheid. Het OCMW of Opvanginitiatief kan in feite enkel instaan voor het vrijwilligerswerk dat het zelf, uit eigen naam en in eigen verantwoordelijkheid organiseert. Er zullen dus met de ‘ontvangende’ organisatie afspraken gemaakt moeten worden, over:
Gezien de precaire of kwetsbare situatie waarin asielzoekers (al dan niet in procedure tot erkenning) zich bevinden, is het van essentieel belang erover te waken:
Mensen stimuleren om te vrijwilligen is super en kan voor iedereen verrijkend zijn, op voorwaarde dat er een goed match is tussen wat de organisatie vraagt en de specifieke competenties van de kandidaat-vrijwilligers.
Geef duidelijk aan dat vrijwilligerswerk veel mogelijkheden biedt om het netwerk te verruimen, maar beloof niet dat er betaald werk uit zal voortvloeien.
Werknemersvrijwilligerswerk? De laatste jaren zien we een trend: werkgevers geven tijd van hun werknemers aan organisaties om te vrijwilligen. Als organisatie kan je daar handig op inspelen. CEV, het European Volunteer Centre, brengt nu een digitaal werkboek voor non-profit organisaties aan die hiermee aan de slag willen gaan. Wij zorgden voor de vertaling naar het Nederlands. Je kan het werkboek gratis raadplegen en downloaden.
Download het CEV EVEN Werkboek (Nederlands).
Bedrijven die graag werknemers willen matchen aan vzw’s en andere vrijwilligerswerkingen, kunnen ook terecht bij Engage4 voor ondersteuning.
GDPR of regels omtrent gegevensgebruik en privacy: je kan er écht niet meer omheen. Heb je mailinglijsten of andere persoonlijke gegevens van je vrijwilligers in huis? Lees dan zeker verder.
GDPR, de General Data Protection Regulation – of ook AVG genoemd – is Europese Regelgeving om de privacy van burgers beter te beschermen. Je kan de regels zien als een fikse aanvulling op onze Belgische privacywet. Sinds mei 2018 kan je controle krijgen op het juist toepassen van deze regels. De Privacycommissie zal hiervoor instaan.
Zodra je persoonsgegevens bijhoudt en verwerkt, heb je impact op de privacy van je vrijwilligers.
We geven graag mee waar je dringend werk van moet maken, pak eerst de belangrijkste zaken aan. GDPR gaat echter nog verder, dus beperk je niet tot dit lijstje maar verdiep je gaandeweg.
Sinds 25 mei 2018 is GDPR, de General Data Protection Regulation, in werking getreden. Ook vrijwilligersorganisaties moeten deze regels volgen.
Samen met SCWITCH en Sociare zorgden we ook voor deze modeldocumenten:
We helpen je ook graag op weg met deze 10 tips.
Deze tips helpen je alvast op weg in het respecteren van de privacy van je vrijwilligers. Ze zullen het waarderen. Dat neemt niet weg dat je als vrijwilligersorganisatie ook in orde moet zijn met de regelgeving rond GDPR. Op de website van SCWITCH kan je een handig stappenplan downloaden, en heel wat nuttige templates voor GDPR, zoals een sjabloon voor het dataregister.
De coronacrisis biedt heel wat uitdagingen én opportuniteiten voor organisaties en vrijwilligers. Je kan immers experimenteren met andere taken en digitale contactvormen. Anderzijds scheppen die online besprekingen soms afstand tussen vrijwilligers en organisaties. Ook de sfeer tussen vrijwilligers onderling kan verwateren, terwijl sociaal contact een van de drijfveren is voor vrijwilligerswerk.
Alvast drie tips om je vrijwilligers te betrekken:
Teamuitjes versterken de band – ook bij vrijwilligers. Geen nood. In deze funbox vind je leuke activiteiten die het coronavirus geen kans geven.
Daarnaast spelen ook autonomie en waardering een grote rol. Sowieso halen vrijwilligers daar hun intrinsieke motivatie vandaan. En in crisistijden verdienen die sleutelbegrippen extra aandacht. Geef je ploeg dus zelf inspraak en laat blijken hoe hard je hun belangeloze inzet apprecieert. En hoeveel mooier de wereld is dankzij hen.
Lees hieronder alle tips om vrijwilligers te behouden in coronatijden:
Begeleid je in jouw lokaal bestuur de opstart van de lokale vaccinatiecampagne?
Dan heb je vast enkele vragen over de vrijwilligers in vaccinatiecentra.
Hieronder vind je alle informatie voor de coördinatie van vrijwilligers:
Veel succes en bedankt om mee te doen aan de grootste vaccinatiecampagne ooit!
De Nationale Veiligheidsraad kondigde op 3 juni 2020 een Charter aan voor ouderen in het vrijwilligerswerk om de coronacrisis het hoofd te bieden. We focussen minder op het criterium ‘leeftijd’ maar eerder op ‘gezondheidsrisico’.
Het Charter is geactualiseerd op 12 oktober 2020. Je kan het hier raadplegen.
