De gewone forfaitaire kostenvergoeding

De gewone forfaitaire kostenvergoeding kan je geven zonder dat er bewijsstukken tegenover staan. Je moet wel rekening houden met maximum bedragen per dag én per jaar. Deze maxima worden jaarlijks geïndexeerd. Je kan natuurlijk ook een lager bedrag afspreken met je vrijwilligers. Bepaalde vrijwilligers kunnen een verhoogde forfaitaire vergoeding krijgen.

Bedragen gewone kostenvergoeding 2019

In 2019 bedraagt de kostenvergoeding:

  • maximum 34,71 euro per dag,
  • én een maximum van 1.388,40 euro per jaar*.

Bekijk de bedragen van vorige jaren en meer info over de berekeningswijze.

Kilometervergoedingen

Je kan bovenop deze kostenvergoeding ook beperkt vervoerskosten terugbetalen: tot maximaal 2.000 km per jaar per vrijwilliger. Dit bereken je door het bedrag van de wagen te vermenigvuldigen met 2000 kilometer. Je kan dit bedrag ook besteden om tickets van openbaar vervoer of gebruik van de fiets te vergoeden.

Dit plafond bestaat niet voor vrijwilligers die het regelmatig vervoeren van personen als activiteit hebben (vanaf 21/04/2019). Zij hebben geen beperking op de cumul van kostenvergoeding en kilometervergoeding. zij kunnen al hun trajecten in het kader van hun vrijwilligerswerk volledig terugbetaald krijgen. Je moet wel bewijzen dat het effectief gaat om kilometers gemaakt voor het vervoer van personen, bijvoorbeeld met een logboek.

Het aantal gereden kilometers moet je bewijzen met kostennota’s. Kijk de geïndexeerde maximum kilometervergoeding elk jaar even na.

Combineren?

Je kan de gewone forfaitaire vergoeding in hoofde van de vrijwilliger niet combineren reële vergoeding, behalve 2000 km vergoeding voor vervoer of onbeperkt als het gaat om een activiteit die het regelmatig vervoeren van personen betreft .

De gewone forfaitaire vergoeding kan onder de juiste voorwaarden gecombineerd worden met de verhoogde forfaitaire vergoeding. Je mag voor het vrijwilligerswerk dat onder het stelsel van de gewone forfaitaire vergoeding valt, het gewone maximum evenwel niet overschrijden, moet voor beiden het dagmaximum respecteren en je mag in totaal het maximum bedrag van de verhoogde vergoeding nooit overschrijden.

Administratieve opvolging van forfaitaire kostenvergoedingen

• De organisatie legt een nominatieve lijst per jaar aan, met de gegevens van de vrijwilligers die een forfaitaire kostenvergoeding krijgen, de dag waarop ze een kostenvergoeding kregen en het bedrag. Download een voorbeeld.

• De uitbetaalde kostenvergoedingen worden geregistreerd in de boekhouding of kas onder werkingskosten. Als bewijsstuk gebruik je de bankverrichtingen of een ontvangstbewijs.

Opgelet!

• Stel geen fiscale fiches op voor de vrijwilligers. Dan beschouwt de fiscus de ontvangen bedragen als een inkomen, waarop belasting betaald moet worden.

• Zorg ervoor dat de maxima nooit worden overschreden.

• Sommige vrijwilligers krijgen kostenvergoedingen op verschillende plaatsen. Dit neemt niet weg dat ze de maxima niet mogen overschrijden. De maxima gelden voor alle kostenvergoedingen die zij ontvangen samen, dus niet per organisatie waar ze vrijwilligen. Maak hen hierop attent.

• Betaal de kostenvergoeding tijdig uit. De fiscus kijkt naar het jaar waarin de kostenvergoeding is gegeven.

• Geef geen kostenvergoedingen per uur: je kan onmogelijk de kosten berekenen op uurbasis. Je riskeert dat de fiscus dit niet aanvaardt of dat je de maximum bedragen snel overschrijdt.

Wat als een vrijwilliger meer ontvangt dan de maxima?

Als een vrijwilliger de maxima van de forfaitaire kostenvergoeding overschrijdt, worden alle inkomsten uit het vrijwilligerswerk belastbaar. Hij moet dan het volledige bedrag opnemen in zijn belastingaangifte. Als hij voor dat bedrag kan bewijzen dat het gaat om de terugbetaling van eigen kosten die hij aan de vereniging voorgeschoten heeft, zijn de kostenvergoedingen toch niet belastbaar. Als hij maar voor een gedeelte van het bedrag de bewijzen kan leveren, zal dat deel niet belastbaar zijn. De rest van het bedrag blijft wel belastbaar, ook als het opnieuw onder de grensbedragen blijft. (Bron: FOD Financiën)

Bekijk ook:

Download verschillende kostennota’s bij modeldocumenten

© Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw - Disclaimer - Privacyverklaring & Cookie-policy - Contact