Menu
Welke verschillende kostenvergoedingssystemen bestaan er? En op welke manier betaal je de vrijwilligers uit? Hiernaast in de tabbladen lees je over de basisprincipes van de kostenvergoedingen voor vrijwilligers.
Er bestaat heel wat verwarring over kostenvergoedingen voor vrijwilligers. Respecteer daarom de volgende basisprincipes:
Lees hieronder in het snelmenu meer over alle systemen van kostenvergoedingen.
Opgelet. Enkele regels en uitzonderingen:
Je betaalt de kostenvergoeding in het jaar waarin de kosten zijn gemaakt. Dat kan maandelijks, driemaandelijks,… gebeuren.
Dus: een vrijwilliger die in december 2021 vrijwilligt en hiervoor een forfaitaire kostenvergoeding krijgt, ontvangt zijn vergoeding bij voorkeur nog in 2021.
Per overschrijving is de beste manier, maar je kan het ook in contanten doen. Zorg dan wel voor een bewijsstuk van betaling.
Kostenvergoedingen voor mensen met een vervangingsinkomen?
Ook mensen met een vervangingsinkomen mogen kostenvergoedingen als vrijwilliger ontvangen. Zorg ervoor dat je de regels respecteert, zodat deze mensen geen negatieve gevolgen moeten dragen.
Kostenvergoedingen en inbeslagname
De kostenvergoedingen die een vrijwilliger ontvangt zijn niet vatbaar voor inbeslagname. Ook vrijwilligers die in een collectieve schuldbemiddeling zitten, moeten hun kostenvergoeding nooit afdragen aan de schuldbemiddelaar.
Kostenvergoedingen van bestuurders
Bestuurders kunnen volgens de Vrijwilligerswet perfect kostenvergoedingen ontvangen, op voorwaarde dat het echt gaat om gemaakte kosten. Zitpenningen of presentiegelden zijn geen kostenvergoedingen, en moeten aangegeven worden bij de belastingen. Lees meer over bestuursvrijwilligers
Gewone forfaitaire kostenvergoeding: een systeem waarbij je kosten van vrijwilligers mag vergoeden zonder bijbehorende bewijsstukken. De maximale bedragen per jaar en per dag mag je niet overschrijden.
De maximale bedragen worden jaarlijks geïndexeerd. In 2022 bedraagt het plafond van de kostenvergoeding 36,84 euro per dag en 1473,37 euro per jaar.
Bepaalde vrijwilligers kunnen een verhoogde forfaitaire kostenvergoeding krijgen (zie verder via het snelmenu hierboven).
De forfaitaire kostenvergoeding kan je combineren met een kilometervergoeding voor verplaatsingen.
Administratie bij forfaitaire kostenvergoedingen
Reële kostenvergoeding: een systeem waarbij de door vrijwilligers werkelijk gemaakte kosten terugbetaald kunnen worden. Hiervoor zijn bewijsstukken nodig.
De reële kostenvergoeding biedt de mogelijkheid om de werkelijk gemaakte kosten terug te betalen.
Als organisatie betaal je alle kosten met een bewijsstuk terug. Die moet je dus verplicht opvragen.
Voorbeelden van bewijsstukken: kassatickets, facturen, kostennota’s, trajectbladen om traject en kilometers te noteren,…. Ook online aankopen (vb. treinticket) moet je bewijzen.
De reële kostenvergoeding heeft geen bovengrens maar je moet er wel voor zorgen dat het binnen de perken blijft.
Administratie bij de reële kostenvergoeding
Verhoogde forfaitaire kostenvergoeding: een systeem waarbij de kosten van vrijwilligers voor bepaalde activiteiten (vastgelegd in de wet) vergoed kunnen worden zonder dat er bewijsstukken geleverd hoeven te worden, en het maximum per jaar hoger ligt dan bij de gewone forfaitaire kostenvergoeding.
Voor bepaalde activiteiten voorzag de wetgever een verhoogde forfaitaire vergoeding. Dit werd geregeld bij K.B. van 20/12/2018 en van kracht sinds 1 januari 2019.
Voor wie?
De werkwijze voor deze verhoogde kostenvergoeding is gelijkaardig aan die voor de forfaitaire vergoeding, enkel de bedragen verschillen.
Extra voorwaarden
In 2022 bedraagt de verhoogde forfaitaire kostenvergoeding:
Kilometervergoeding: een vergoeding voor verplaatsingen van vrijwilligers in het kader van hun vrijwilligerswerk. Het kan gaan om de verplaatsing van de vrijwilliger naar en van de organisatie of in het kader van de activiteit zelf. Denk bij dat laatste aan bijvoorbeeld andere vrijwilligers oppikken, thuiszorg, een bepaalde doelgroep vervoeren …
Voor de verplaatsingsvergoedingen geldt ook weer het principe dat de organisatie bepaalt welke onkosten vergoed worden.
De organisatie bepaalt zelf het tarief en houdt rekening met de wettelijk bepaalde maximumbedragen.
Wat zijn de mogelijkheden?
Meer over deze 2 formules:
Formule 1: De kilometervergoeding past binnen de reële kostenvergoeding.
Indien je in je organisatie enkel bewijsbare kosten terugbetaalt aan de vrijwilliger dan geldt er geen beperking van kilometers. Dus alle verplaatsingskosten kan je vergoeden mits bewijsjes.
Formule 2: De kilometervergoeding in combinatie met een forfaitaire vergoeding
Je kan een forfaitaire kostenvergoeding geven en daar bovenop een beperkte kilometervergoeding.
Meestal kan je maximum 2.000 keer de toegelaten kilometervergoeding geven op basis van legitieme bewijsstukken.
Het jaarlijks maximumbedrag van de kilometervergoeding vind je telkens op deze website. De bedragen van 1 juli 2021 tot 30 juni 2022:
Voor vrijwilligers die vooral instaan voor het vervoer van personen, geldt de kilometerbeperking niet.
Aandachtspunten:
Occasionele geschenken: een systeem dat het mogelijk maakt om af en toe een geschenkje aan je vrijwilligers te geven om hen te bedanken voor hun inzet.
Occasionele geschenken voor vrijwilligers kunnen, op voorwaarde dat de correcte regels worden nageleefd.
Voor de geldende bedragen, raadpleeg de website van de Sociale Zekerheid.
