Welke verschillende kostenvergoedingssystemen bestaan er? En op welke manier betaal je de vrijwilligers uit? Hiernaast in de tabbladen lees je over de basisprincipes van de kostenvergoedingen voor vrijwilligers.
Er bestaat heel wat verwarring over kostenvergoedingen voor vrijwilligers. Respecteer daarom de volgende basisprincipes:
Lees hieronder in het snelmenu meer over alle systemen van kostenvergoedingen.
Opgelet. Enkele regels en uitzonderingen:
Je betaalt de kostenvergoeding in het jaar waarin de kosten zijn gemaakt. Dat kan maandelijks, driemaandelijks,… gebeuren.
Dus: een vrijwilliger die in december 2023 vrijwilligt en hiervoor een forfaitaire kostenvergoeding krijgt, ontvangt zijn vergoeding bij voorkeur nog in 2023.
Per overschrijving is de beste manier, maar je kan het ook in contanten doen. Zorg dan wel voor een bewijsstuk van betaling.
Kostenvergoedingen voor mensen met een vervangingsinkomen?
Ook mensen met een vervangingsinkomen mogen kostenvergoedingen als vrijwilliger ontvangen. Zorg ervoor dat je de regels respecteert, zodat deze mensen geen negatieve gevolgen moeten dragen.
Kostenvergoedingen en inbeslagname
De kostenvergoedingen die een vrijwilliger ontvangt zijn niet vatbaar voor inbeslagname. Ook vrijwilligers die in een collectieve schuldbemiddeling zitten, moeten hun kostenvergoeding nooit afdragen aan de schuldbemiddelaar.
Kostenvergoedingen van bestuurders
Bestuurders kunnen volgens de Vrijwilligerswet perfect kostenvergoedingen ontvangen, op voorwaarde dat het echt gaat om gemaakte kosten. Zitpenningen of presentiegelden zijn geen kostenvergoedingen, en moeten aangegeven worden bij de belastingen. Lees meer over bestuursvrijwilligers
Gewone forfaitaire kostenvergoeding: een systeem waarbij je kosten van vrijwilligers mag vergoeden zonder bijbehorende bewijsstukken. De maximale bedragen per jaar en per dag mag je niet overschrijden.
De maximale bedragen worden jaarlijks geïndexeerd. In 2025 bedraagt het plafond van de kostenvergoeding 42,31 euro per dag en 1692,51 euro per jaar.
Bepaalde vrijwilligers kunnen een verhoogde forfaitaire kostenvergoeding krijgen (zie verder via het snelmenu hierboven).
De forfaitaire kostenvergoeding kan je combineren met een kilometervergoeding voor verplaatsingen.
Administratie bij forfaitaire kostenvergoedingen
| Kalenderjaar | Bedragen per dag | Bedragen per jaar | Bedragen per jaar voor bepaalde categorieën vrijwilligers (verhoogde kostenvergoeding) | Bedragen per jaar voor de zorgsector |
|---|---|---|---|---|
| Van 1 januari 2025 tot en met 31 december 2025, geldende bedragen | € 42,31 | € 1692,51 | € 3108,44 | |
| Van 1 januari 2024 tot en met 31 december 2024, geldende bedragen | € 41,48 | € 1659,29 | € 3047,43 | |
| Van 1 januari 2023 tot en met 31 december 2023, geldende bedragen | € 40,67 | € 1626,77 | € 2987,70 | € 4067,05 (enkel voor vrijwilligers die tussen 1 januari en 31 maart hebben gevrijwilligd) |
| Van 1 januari 2022 tot en met 31 december 2022, geldende bedragen | € 36,84 | € 1473,37 | € 2705,97 | € 3683,55 |
| Van 1 januari 2021 tot en met 31 december 2021, geldende bedragen | € 35,41 | € 1416,16 | € 2600,90 | – |
| Van 1 januari 2020 tot en met 31 december 2020, geldende bedragen | € 34,71 | € 1388,40 | € 2549,90 | – |
| Van 1 januari 2019 tot en met 31 december 2019, geldende bedragen | € 34,71 | € 1388,40 | € 2549,90 | – |
| Van 1 januari 2018 tot en met 31 december 2018, geldende bedragen | € 34,03 | € 1361,23 | – | – |
| Bron: FoD SZ, Hoge Raad voor Vrijwilligers |
Reële kostenvergoeding: een systeem waarbij de door vrijwilligers werkelijk gemaakte kosten terugbetaald kunnen worden. Hiervoor zijn bewijsstukken nodig.
De reële kostenvergoeding biedt de mogelijkheid om de werkelijk gemaakte kosten terug te betalen.
Als organisatie betaal je alle kosten met een bewijsstuk terug. Die moet je dus verplicht opvragen.
Voorbeelden van bewijsstukken: kassatickets, facturen, kostennota’s, trajectbladen om traject en kilometers te noteren,…. Ook online aankopen (vb. treinticket) moet je bewijzen.
De reële kostenvergoeding heeft geen bovengrens maar je moet er wel voor zorgen dat het binnen de perken blijft.
Administratie bij de reële kostenvergoeding
Verhoogde forfaitaire kostenvergoeding: een systeem waarbij de kosten van vrijwilligers voor bepaalde activiteiten (vastgelegd in de wet) vergoed kunnen worden zonder dat er bewijsstukken geleverd hoeven te worden, en het maximum per jaar hoger ligt dan bij de gewone forfaitaire kostenvergoeding.
Voor bepaalde activiteiten voorzag de wetgever een verhoogde forfaitaire vergoeding. Dit werd geregeld bij K.B. van 20/12/2018 en van kracht sinds 1 januari 2019.
Voor wie?
Extra voorwaarden
In 2025 bedraagt de verhoogde forfaitaire kostenvergoeding:
| Kalenderjaar | Bedragen per dag | Bedragen per jaar | Bedragen per jaar voor bepaalde categorieën vrijwilligers (verhoogde kostenvergoeding) | Bedragen per jaar voor de zorgsector |
|---|---|---|---|---|
| Van 1 januari 2025 tot en met 31 december 2025, geldende bedragen | € 42,31 | € 1692,51 | € 3108,44 | |
| Van 1 januari 2024 tot en met 31 december 2024, geldende bedragen | € 41,48 | € 1659,29 | € 3047,43 | |
| Van 1 januari 2023 tot en met 31 december 2023, geldende bedragen | € 40,67 | € 1626,77 | € 2987,70 | € 4067,05 (enkel voor vrijwilligers die tussen 1 januari en 31 maart hebben gevrijwilligd) |
| Van 1 januari 2022 tot en met 31 december 2022, geldende bedragen | € 36,84 | € 1473,37 | € 2705,97 | € 3683,55 |
| Van 1 januari 2021 tot en met 31 december 2021, geldende bedragen | € 35,41 | € 1416,16 | € 2600,90 | – |
| Van 1 januari 2020 tot en met 31 december 2020, geldende bedragen | € 34,71 | € 1388,40 | € 2549,90 | – |
| Van 1 januari 2019 tot en met 31 december 2019, geldende bedragen | € 34,71 | € 1388,40 | € 2549,90 | – |
| Van 1 januari 2018 tot en met 31 december 2018, geldende bedragen | € 34,03 | € 1361,23 | – | – |
| Bron: FoD SZ, Hoge Raad voor Vrijwilligers |
Kilometervergoeding: een vergoeding voor verplaatsingen van vrijwilligers in het kader van hun vrijwilligerswerk. Het kan gaan om de verplaatsing van de vrijwilliger naar en van de organisatie of in het kader van de activiteit zelf. Denk bij dat laatste aan bijvoorbeeld andere vrijwilligers oppikken, thuiszorg, een bepaalde doelgroep vervoeren …
Voor de verplaatsingsvergoedingen geldt ook weer het principe dat de organisatie bepaalt welke onkosten vergoed worden.
De organisatie bepaalt zelf het tarief en houdt rekening met de wettelijk bepaalde maximumbedragen.
Wat zijn de mogelijkheden?
Meer over deze 2 formules:
Formule 1: De kilometervergoeding past binnen de reële kostenvergoeding.
Indien je in je organisatie enkel bewijsbare kosten terugbetaalt aan de vrijwilliger dan geldt er geen beperking van kilometers. Dus alle verplaatsingskosten kan je vergoeden mits bewijsjes. Je kan hiervoor gebruik maken van ons modeldocument.
Formule 2: De kilometervergoeding in combinatie met een forfaitaire vergoeding
Je kan een forfaitaire kostenvergoeding geven en daar bovenop een beperkte kilometervergoeding. Dat wil zeggen dat je de maximum forfaitaire kostenvergoeding per jaar kan geven, PLUS een beperkte kilometervergoeding.
Meestal kan je maximum 2.000 keer de maximum toegelaten kilometervergoeding voor privéwagens geven op basis van legitieme bewijsstukken. D.w.z.: 2000x”bedrag kmvergoeding privéwagens”=maximum. Dat wil niet per se zeggen: maximum 2000km afleggen!
Je kan hiervoor gebruik maken van ons modeldocument.
Voor vrijwilligers die vooral instaan voor het vervoer van kwetsbare personen, geldt de kilometerbeperking niet.
Vrijwilligers die op verschillende plekken vrijwilligen, mogen ook de forfaitaire kostenvergoeding en de kilometervergoeding combineren.
Het jaarlijks maximumbedrag van de kilometervergoeding vind je telkens op deze website. Er bestaat een kwartaal- en jaarbedrag (zie hieronder meer info over het verschil tussen beiden). De bedragen:
Aandachtspunten:
De kilometervergoeding werd tot in 2022 telkens vastgelegd per jaar, dit wil zeggen dat de maximum kilometervergoeding telkens geldig was van 1 juli van jaar X tot eind juni van het jaar X+1.
In 2022 werd daarnaast de kwartaalvergoeding geïntroduceerd, waarbij de maximum bedragen van de kilometervergoeding telkens vastgelegd zijn per kwartaal.
Als organisatie kan je één van de beide systemen hanteren: ofwel werk je per jaar (aanbevolen), ofwel werk je met de kwartaalbedragen. Je kan beide systemen niet combineren.
| Per jaar | Per kwartaal |
| Km-vergoeding vastgelegd per jaar (van juli jaar X tot eind juni jaar X+1) | Km-vergoeding per kwartaal |
| Je hanteert het maximum vastgelegde bedrag voor een periode van 12 maanden. | Je hanteert het maximum vastgelegde bedrag voor een periode van 3 maanden |
| Een eventuele aanpassing van het bedrag gebeurt 1 keer per jaar, namelijk in juli van het kalenderjaar. | Je dient het bedrag altijd aan te passen na afloop van het kwartaal (na indexering kan het immers lager zijn dan het voorbije kwartaal) |
| Je mag er altijd voor opteren om een lager bedrag te geven, nooit afronden naar boven! | Je kan er altijd voor opteren om een lager bedrag te geven, maar dan werk je best op basis van het jaarbedrag. |
| Zorg ervoor dat de toepassing consequent gebeurt voor de vrijwilliger, wissel dus niet van jaar- naar kwartaalbedrag, of omgekeerd | Zorg ervoor dat de toepassing consequent gebeurt voor de vrijwilliger, wissel dus niet van kwartaal – naar jaarbedrag, of omgekeerd (behalve eventueel in juli) |
| periode | bedragen in euro |
| Geïndexeerde bedragen sinds 2022 | Maximum per kilometer |
| Van 1 juli 2024 tot en met 30 juni 2025 (jaarbedrag) | 0,4415 euro |
| Van 1 april tot en met 30 juni 2025 | 0,4320 euro |
| Van 1 januari tot en met 31 maart 2025 | 0,4290 euro |
| Vanaf 1 oktober 2024 tot 31 december 2024 | 0,4293 euro |
| Van 1 juli 2024 tot en met 30 september 2024 (kwartaalbedrag) | 0,4297 euro |
| Van 1 april 2024 tot en met 30 juni 2024 (kwartaalbedrag) | 0,4265 euro |
| Van 1 januari 2024 tot en met 31 maart 2024 (kwartaalbedrag) | 0,4269 euro |
| Van 1 oktober 2023 tot en met 31 december 2023 (kwartaalbedrag) | 0,4259 euro |
| Van 1 juli 2023 tot en met 30 september 2023 (kwartaalbedrag) | 0,4237 euro |
| Van 1 april 2023 tot en met 30 juni 2023 (kwartaalbedrag) | 0,4246 euro |
| Van 1 januari 2023 tot en met 31 maart 2023 (kwartaalbedrag) | 0,4259 euro |
| Van 1oktober 2022 tot en met 31 december 2022 (kwartaalbedrag) | 0,4201 euro |
| Van 1 juli 2022 tot en met 31 oktober 2021 (kwartaalbedrag) | 0,4170 euro |
| Van 1 januari 2022 tot en met 31 juli 2022 | 0,3707 euro |
| Opgelet: als je een vergoeding geeft voor de vervoerskost, gebaseerd op deze bedragen, dan gaat het altijd om een reële kostenvergoeding. Er dient bewijs geleverd te worden. Je vindt op onze site een model voor kostennota’s. Je moet niet per kwartaal aanpassen, je kan er ook voor opteren om voor één bepaald jaar het bedrag zoals het bekend gemaakt wordt in januari van dat jaar het gehele jaar toepassen. De bedragen zijn immers maxima: je mag ze niet overschrijden, je mag er wel onder blijven. | Bron: MinFin |
Verschil tussen kwartaalbedrag en jaarbedrag Km-vergoedingen
We krijgen de vraag hoe het komt dat er een aanzienlijk verschil bestaat tussen het door de federale overheid gecommuniceerde bedrag voor de Kilometervergoedingen?
De reden is dat dit te maken heeft te maken met de verschillende rechtsbasissen van de regeling: die zijn immers vervat in twee verschillende KB’s, waardoor de berekening anders gebeurt.
Dat dit niet logisch is, daarmee zijn we het eens. Het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw was nooit vragende partij voor kwartaalaanpassingen. Het maakt de verwarring enkel groter. Vandaar ons advies enkel met jaarbedragen te werken.
Occasionele geschenken: een systeem dat het mogelijk maakt om af en toe een geschenkje aan je vrijwilligers te geven om hen te bedanken voor hun inzet.
Occasionele geschenken voor vrijwilligers kunnen, op voorwaarde dat de correcte regels worden nageleefd.
Voor de geldende bedragen, raadpleeg de website van de Sociale Zekerheid.
