Kostenvergoedingen

Op welke kostenvergoeding hebben vrijwilligers recht? Welke verschillende systemen bestaan er? En op welke manier betaal je de vrijwilligers uit? Hieronder in de tabbladen lees je alles over de kostenvergoedingen voor vrijwilligers.

Deze animatievideo gidst je door de verschillende soorten kostenvergoedingen:

FORFAITAIRE KOSTENVERGOEDING

Gewone forfaitaire kostenvergoeding: een systeem waarbij je kosten van vrijwilligers mag vergoeden zonder bijbehorende bewijsstukken. De maximale bedragen per jaar en per dag mag je niet overschrijden.

De maximale bedragen worden jaarlijks geïndexeerd. In 2021 bedraagt het plafond van de kostenvergoeding 35,41 euro per dag en 1416,16 euro per jaar

Bepaalde vrijwilligers kunnen een verhoogde forfaitaire kostenvergoeding krijgen (zie verder via het snelmenu hierboven).

De forfaitaire kostenvergoeding kan je combineren met een kilometervergoeding voor verplaatsingen.

Administratie bij forfaitaire kostenvergoedingen

  • Leg per kalenderjaar een nominatieve lijst aan, met daarop de gegevens van de vrijwilligers die een forfaitaire kostenvergoeding krijgen.
  • De lijst geeft een overzicht van de vrijwilligers, hun rijksregisternummer, de dag waarop een forfaitaire vergoeding is toegekend en het bedrag.
  • Zorg ervoor dat je aan de hand van deze lijst goed bijhoudt dat vrijwilligers het dagmaximum en het jaarmaximum niet overschrijden.
  • Wat je uitbetaalt aan kostenvergoedingen wordt geregistreerd in de boekhouding of kasboek (onder werkingskosten).
  • Je betaalt de vergoeding van de vrijwilliger best op regelmatige basis uit en bij voorkeur in hetzelfde kalenderjaar waarop deze forfaitaire kostenvergoeding betrekking heeft.
  • Betaal bij voorkeur via bankoverschrijving (bewijs). Lukt dat niet, zorg dan dat je bij cash betaling een bewijsstuk voorlegt ter ondertekening.

REËLE KOSTENVERGOEDING

Reële kostenvergoeding: een systeem waarbij de door vrijwilligers werkelijk gemaakte kosten terugbetaald kunnen worden. Hiervoor zijn bewijsstukken nodig.

De reële kostenvergoeding biedt de mogelijkheid om de werkelijk gemaakte kosten terug te betalen.

Als organisatie betaal je alle kosten met een bewijsstuk terug. Die moet je dus verplicht opvragen.

Voorbeelden van bewijsstukken: kassatickets, facturen, kostennota’s, trajectbladen om traject en  kilometers te noteren,…. Ook online aankopen (vb. treinticket) moet je bewijzen.

De reële kostenvergoeding heeft geen bovengrens maar je moet er wel voor zorgen dat het binnen de perken blijft.

Tip: als de organisatie iets wil aankopen, let er dan op dat het meteen door de organisatie zelf wordt betaald en laat vrijwilligers niet zomaar geld voorschieten. Voor lokale afdelingen of feitelijke verenigingen gebeurt dat best via de penningmeester of de financieel verantwoordelijke.
De kilometervergoeding is een specifieke vorm van reële kostenvergoedingen.

Administratie bij de reële kostenvergoeding

  • De organisatie vraagt de bewijsstukken op en bewaart ze voor de boekhouding.
  • Kan geen bewijs gegeven worden, stel dan duidelijke regels op: geen bewijs, geen terugbetaling.
  • Je moet ook registreren aan wie de kosten werden terugbetaald.
  • Je noteert de betalingen in de boekhouding of in het kasboek (onder werkingskosten).
  • Je betaalt per voorkeur terug per overschrijving: dan heb je ook een bewijs dat het correct is terugbetaald.
  • Betaling in contanten kan, maar laat dan steeds een bewijs van betaling ondertekenen en bewaar dat.
  • Als bewijsstuk gebruik je een bankverrichting of ontvangstbewijs.

VERHOOGDE FORFAITAIRE KOSTENVERGOEDING

Verhoogde forfaitaire kostenvergoeding: een systeem waarbij de kosten van vrijwilligers voor bepaalde activiteiten (vastgelegd in de wet) vergoed kunnen worden zonder dat er bewijsstukken geleverd hoeven te worden, en het maximum per jaar hoger ligt dan bij de gewone forfaitaire kostenvergoeding.

Voor bepaalde activiteiten voorzag de wetgever een verhoogde forfaitaire vergoeding. Dit werd geregeld bij K.B. van 20/12/2018 en van kracht sinds 1 januari 2019.

Voor wie?

  • vrijwilligers in de sportsector: sporttrainer, sportlesgever, sportcoach, jeugdsportcoördinator, sportscheidsrechter, jurylid, steward, terreinverzorger-materiaalmeester, seingever bij sportwedstrijden;
  • de vrijwillige nachtoppas, te weten het inslapen, evenals de dagoppas bij hulpbehoevende personen;
  • vrijwilligers in het niet-dringend liggend ziekenvervoer;
  • Opgelet! Voor vrijwilligers actief in de vaccinatiecentra, gedurende de looptijd van de vaccinatiecampagne tot eind december 2021 werd het jaarlijks maximum nog verder verhoogd tot 3.541 euro/jaar.

De werkwijze voor deze verhoogde kostenvergoeding is gelijkaardig aan die voor de forfaitaire vergoeding, enkel de bedragen verschillen.

Extra voorwaarden

  1. Je mag de verhoogde forfaitaire kostenvergoeding niet combineren met een activiteit die valt onder het Verenigingswerk (in dezelfde organisatie of voor dezelfde activiteit). Er is een nieuwe regeling voor het verenigingswerk van 2021!
  2. De regeling voor een verhoogde forfaitaire kostenvergoeding geldt niet voor mensen die een uitkering ontvangen (RVA, OCMW, gepensioneerden…) in de sportsector. De uitkeringsgerechtigde vrijwilliger die een vervangingsinkomen geniet moet zich houden aan de algemene regeling vrijwilligerswerk. Hij komt wel in aanmerking voor de gewone forfaitaire vergoeding.
  3. De administratieve opvolging van de verhoogde forfaitaire kostenvergoeding is hetzelfde als die van de gewone forfaitaire kostenvergoeding.

In 2021 bedraagt de verhoogde forfaitaire kostenvergoeding:

  • maximum 35,41 euro per dag,
  • én een maximum van 2.600,90 euro per jaar.

KILOMETERVERGOEDING

Kilometervergoeding: een vergoeding voor verplaatsingen van vrijwilligers in het kader van hun vrijwilligerswerk. Het kan gaan om de verplaatsing van de vrijwilliger naar en van de organisatie of in het kader van de activiteit zelf. Denk bij dat laatste aan bijvoorbeeld andere vrijwilligers oppikken,  thuiszorg, een bepaalde doelgroep vervoeren …

Voor de verplaatsingsvergoedingen geldt ook weer het principe dat de organisatie bepaalt welke onkosten vergoed worden.

De organisatie bepaalt zelf het tarief en houdt rekening met de wettelijk bepaalde maximumbedragen.

Wat zijn de mogelijkheden?

  • Formule 1: De compensatie voor vervoersonkosten zit mee vervat in de forfaitaire onkostenvergoeding die je de vrijwilliger jaarlijks of maandelijks toekent.
  • Formule 2: De vrijwilliger krijgt vervoersonkosten apart vergoed op basis van betalingsbewijzen. Dat kan in combinatie met een forfaitaire onkostenvergoeding.

Meer over deze 2 formules:

Formule 1: De kilometervergoeding past binnen de reële kostenvergoeding.

Indien je in je organisatie  enkel bewijsbare kosten terugbetaalt aan de vrijwilliger dan geldt er geen beperking van kilometers. Dus alle verplaatsingskosten kan je vergoeden mits betalingsbewijsjes.


Formule 2
: De verplaatsingsonkostenvergoeding in combinatie met een forfaitaire vergoeding

Je kan een forfaitaire kostenvergoeding geven en daar bovenop een beperkte kilometervergoeding.

Meestal kan je maximum 2.000 keer de toegelaten kilometervergoeding geven op basis van legitieme bewijsstukken.

Het jaarlijks maximumbedrag van de kilometervergoeding vind je telkens op deze website. De bedragen van 1 juli 2021 tot 30 juni 2022:

  • voor verplaatsingen met de eigen auto, motor- of bromfiets: maximaal 0,3707 euro per afgelegde kilometer
  • voor het gebruik van de fiets: 0,24 euro per kilometer

Voor vrijwilligers die vooral instaan voor het vervoer van personen, geldt de kilometerbeperking niet.

Aandachtspunten:

  • Rijdt de vrijwilliger met een bedrijfswagen? Dan kan je geen verplaatsingskosten vergoeden.
  • Rijdt de vrijwilliger met het door de organisatie ter beschikking gestelde vervoersmiddel (auto, bestelwagen, (bak)fiets) kan geen kilometervergoeding gegeven worden.
  • Je kan geen volledig trein- of busabonnement terugbetalen bij vrijwilligerswerk.
 
 

OCCASIONELE GESCHENKEN

Occasionele geschenken: een systeem dat het mogelijk maakt om af en toe een geschenkje aan je vrijwilligers te geven om hen te bedanken voor hun inzet.

Occasionele geschenken voor vrijwilligers kunnen, op voorwaarde dat de correcte regels worden nageleefd.

Voor de geldende bedragen, raadpleeg de website van de Sociale Zekerheid.

Schrijf u in voor onze gratis nieuwsbrief