Kostenvergoedingen

Welke verschillende kostenvergoedingssystemen bestaan er? En op welke manier betaal je de vrijwilligers uit? Hiernaast in de tabbladen lees je over de basisprincipes van de kostenvergoedingen voor vrijwilligers.

Deze animatievideo gidst je door de verschillende soorten kostenvergoedingen:

FORFAITAIRE KOSTENVERGOEDING

Gewone forfaitaire kostenvergoeding: een systeem waarbij je kosten van vrijwilligers mag vergoeden zonder bijbehorende bewijsstukken. De maximale bedragen per jaar en per dag mag je niet overschrijden.

De maximale bedragen worden jaarlijks geïndexeerd. In 2024 bedraagt het plafond van de kostenvergoeding 41,48 euro per dag en 1659,29 euro per jaar.

Bepaalde vrijwilligers kunnen een verhoogde forfaitaire kostenvergoeding krijgen (zie verder via het snelmenu hierboven).

De forfaitaire kostenvergoeding kan je combineren met een kilometervergoeding voor verplaatsingen.

Administratie bij forfaitaire kostenvergoedingen

  • Leg per kalenderjaar een nominatieve lijst aan, met daarop de gegevens van de vrijwilligers die een forfaitaire kostenvergoeding krijgen.
  • De lijst geeft een overzicht van de vrijwilligers, de naam van elke vrijwilliger, de dag waarop een forfaitaire vergoeding is toegekend en het bedrag. Maak hiervoor gebruik van ons modeldocument.
  • Zorg ervoor dat je aan de hand van deze lijst goed bijhoudt dat vrijwilligers het dagmaximum en het jaarmaximum niet overschrijden.
  • Wat je uitbetaalt aan kostenvergoedingen wordt geregistreerd in de boekhouding of kasboek (onder werkingskosten).
  • Je betaalt de vergoeding van de vrijwilliger best op regelmatige basis uit en bij voorkeur in hetzelfde kalenderjaar waarop deze forfaitaire kostenvergoeding betrekking heeft.
  • Betaal bij voorkeur via bankoverschrijving (bewijs). Lukt dat niet, zorg dan dat je bij cash betaling een bewijsstuk voorlegt ter ondertekening.
 
 

Overzicht maxima van de forfaitaire kostenvergoedingen 2018-2024

KalenderjaarBedragen per dagBedragen per jaarBedragen per jaar voor bepaalde categorieën vrijwilligers (verhoogde kostenvergoeding)Bedragen per jaar voor de zorgsector
Van 1 januari 2024 tot en met 31 december 2024, geldende bedragen€ 41,48€ 1659,29€ 3047,43
Van 1 januari 2023 tot en met 31 december 2023, geldende bedragen€ 40,67€ 1626,77€ 2987,70€ 4067,05 (enkel voor vrijwilligers die tussen 1 januari en 31 maart hebben gevrijwilligd)
Van 1 januari 2022 tot en met 31 december 2022, geldende bedragen€ 36,84€ 1473,37€ 2705,97€ 3683,55
Van 1 januari 2021 tot en met 31 december 2021, geldende bedragen€ 35,41€ 1416,16€ 2600,90
Van 1 januari 2020 tot en met 31 december 2020, geldende bedragen€ 34,71€ 1388,40€ 2549,90
Van 1 januari 2019 tot en met 31 december 2019, geldende bedragen€ 34,71€ 1388,40€ 2549,90
Van 1 januari 2018 tot en met 31 december 2018, geldende bedragen€ 34,03€ 1361,23
Bron: FoD SZ, Hoge Raad voor Vrijwilligers

REËLE KOSTENVERGOEDING

Reële kostenvergoeding: een systeem waarbij de door vrijwilligers werkelijk gemaakte kosten terugbetaald kunnen worden. Hiervoor zijn bewijsstukken nodig.

De reële kostenvergoeding biedt de mogelijkheid om de werkelijk gemaakte kosten terug te betalen.

Als organisatie betaal je alle kosten met een bewijsstuk terug. Die moet je dus verplicht opvragen.

Voorbeelden van bewijsstukken: kassatickets, facturen, kostennota’s, trajectbladen om traject en  kilometers te noteren,…. Ook online aankopen (vb. treinticket) moet je bewijzen.

De reële kostenvergoeding heeft geen bovengrens maar je moet er wel voor zorgen dat het binnen de perken blijft.

Tip: als de organisatie iets wil aankopen, let er dan op dat het meteen door de organisatie zelf wordt betaald en laat vrijwilligers niet zomaar geld voorschieten. Voor lokale afdelingen of feitelijke verenigingen gebeurt dat best via de penningmeester of de financieel verantwoordelijke.
De kilometervergoeding is een specifieke vorm van reële kostenvergoedingen.

Administratie bij de reële kostenvergoeding

  • De organisatie vraagt de bewijsstukken op en bewaart ze voor de boekhouding.
  • Kan geen bewijs gegeven worden, stel dan duidelijke regels op: geen bewijs, geen terugbetaling.
  • Je moet ook registreren aan wie de kosten werden terugbetaald.
  • Maak gebruik van ons modeldocument.
  • Je noteert de betalingen in de boekhouding of in het kasboek (onder werkingskosten).
  • Je betaalt per voorkeur terug per overschrijving: dan heb je ook een bewijs dat het correct is terugbetaald.
  • Betaling in contanten kan, maar laat dan steeds een bewijs van betaling ondertekenen en bewaar dat.
  • Als bewijsstuk gebruik je een bankverrichting of ontvangstbewijs.

VERHOOGDE FORFAITAIRE KOSTENVERGOEDING

Verhoogde forfaitaire kostenvergoeding: een systeem waarbij de kosten van vrijwilligers voor bepaalde activiteiten (vastgelegd in de wet) vergoed kunnen worden zonder dat er bewijsstukken geleverd hoeven te worden, en het maximum per jaar hoger ligt dan bij de gewone forfaitaire kostenvergoeding.

Voor bepaalde activiteiten voorzag de wetgever een verhoogde forfaitaire vergoeding. Dit werd geregeld bij K.B. van 20/12/2018 en van kracht sinds 1 januari 2019.

Voor wie?

  • vrijwilligers in de sportsector: sporttrainer, sportlesgever, sportcoach, jeugdsportcoördinator, sportscheidsrechter, jurylid, steward, terreinverzorger-materiaalmeester, seingever bij sportwedstrijden;
  • de vrijwillige nachtoppas, te weten het inslapen, evenals de dagoppas bij hulpbehoevende personen;
  • vrijwilligers in het niet-dringend liggend ziekenvervoer.

    De werkwijze voor deze verhoogde kostenvergoeding is gelijkaardig aan die voor de forfaitaire vergoeding, enkel de bedragen verschillen. Maak voor de registratie gebruik van ons modeldocument.

Extra voorwaarden

  1. Je mag de verhoogde forfaitaire kostenvergoeding niet combineren met een activiteit die valt onder het Verenigingswerk (in dezelfde organisatie of voor dezelfde activiteit). 
  2. Voor de sportsector geldt: de regeling voor een verhoogde forfaitaire kostenvergoeding geldt niet voor mensen die een uitkering ontvangen (RVA, OCMW, gepensioneerden…). De uitkeringsgerechtigde vrijwilliger die een vervangingsinkomen geniet moet zich houden aan de algemene regeling vrijwilligerswerk. Hij komt wel in aanmerking voor de gewone forfaitaire vergoeding. Deze extra voorwaarde geldt echter niet voor de andere sectoren dan de sportsector waar een verhoogde forfaitaire kostenvergoeding geldt. Daar mogen uitkeringsgerechtigden wel een verhoogde forfaitaire kostenvergoeding ontvangen. 
  3. De administratieve opvolging van de verhoogde forfaitaire kostenvergoeding is hetzelfde als die van de gewone forfaitaire kostenvergoeding.
  4. Als de vrijwilliger op meerdere plekken vrijwilligt en ergens een verhoogde forfaitaire kostenvergoeding mag ontvangen, geldt het volgende: de combinatie van alle kostenvergoedingen samen mag niet hoger zijn dan het bedrag van de verhoogde forfaitaire kostenvergoeding, en voor het vrijwilligerswerk dat niet valt onder de voorwaarden van de verhoogde forfaitaire kostenvergoeding mag de kostenvergoeding per jaar het bedrag van de gewone forfaitaire kostenvergoeding niet overschrijden. Een voorbeeld: Malika is vrijwilliger bij organisatie X (gewone forfaitaire kostenvergoeding) en bij organisatie Y (verhoogde forfaitaire kostenvergoeding). Ze mag bij organisatie X een kostenvergoeding ontvangen tot het gewone plafond. De kostenvergoedingen die ze samen ontvangt mag nooit hoger zijn dan het bedrag van de verhoogde forfaitaire kostenvergoeding. Wat dus NIET mag: 1x gaan vrijwilligen in organisatie Y en dan vrijwilligen in organisatie X tot aan het plafond van de verhoogde forfaitaire kostenvergoeding. Want: het bedrag voor organisatie X is gelimiteerd tot het plafond van de gewone forfaitaire kostenvergoeding. Bekijk het filmpje hieronder.

 

In 2024 bedraagt de verhoogde forfaitaire kostenvergoeding:

  • maximum 41,48 euro per dag,
  • én een maximum van 3047,43 euro per jaar.

Overzicht maxima van de forfaitaire kostenvergoedingen 2018-2024

KalenderjaarBedragen per dagBedragen per jaarBedragen per jaar voor bepaalde categorieën vrijwilligers (verhoogde kostenvergoeding)Bedragen per jaar voor de zorgsector
Van 1 januari 2024 tot en met 31 december 2024, geldende bedragen€ 41,48€ 1659,29€ 3047,43
Van 1 januari 2023 tot en met 31 december 2023, geldende bedragen€ 40,67€ 1626,77€ 2987,70€ 4067,05 (enkel voor vrijwilligers die tussen 1 januari en 31 maart hebben gevrijwilligd)
Van 1 januari 2022 tot en met 31 december 2022, geldende bedragen€ 36,84€ 1473,37€ 2705,97€ 3683,55
Van 1 januari 2021 tot en met 31 december 2021, geldende bedragen€ 35,41€ 1416,16€ 2600,90
Van 1 januari 2020 tot en met 31 december 2020, geldende bedragen€ 34,71€ 1388,40€ 2549,90
Van 1 januari 2019 tot en met 31 december 2019, geldende bedragen€ 34,71€ 1388,40€ 2549,90
Van 1 januari 2018 tot en met 31 december 2018, geldende bedragen€ 34,03€ 1361,23
Bron: FoD SZ, Hoge Raad voor Vrijwilligers

KILOMETERVERGOEDING

Kilometervergoeding: een vergoeding voor verplaatsingen van vrijwilligers in het kader van hun vrijwilligerswerk. Het kan gaan om de verplaatsing van de vrijwilliger naar en van de organisatie of in het kader van de activiteit zelf. Denk bij dat laatste aan bijvoorbeeld andere vrijwilligers oppikken,  thuiszorg, een bepaalde doelgroep vervoeren …

Voor de verplaatsingsvergoedingen geldt ook weer het principe dat de organisatie bepaalt welke onkosten vergoed worden.

De organisatie bepaalt zelf het tarief en houdt rekening met de wettelijk bepaalde maximumbedragen.

Wat zijn de mogelijkheden?

  • Formule 1: De kilometervergoeding past binnen de reële kostenvergoeding.
  • Formule 2: De kilometervergoeding mag je beperkt combineren met een forfaitaire kostenvergoeding.

Meer over deze 2 formules:

Formule 1: De kilometervergoeding past binnen de reële kostenvergoeding.

Indien je in je organisatie enkel bewijsbare kosten terugbetaalt aan de vrijwilliger dan geldt er geen beperking van kilometers. Dus alle verplaatsingskosten kan je vergoeden mits bewijsjes. Je kan hiervoor gebruik maken van ons modeldocument.


Formule 2
: De kilometervergoeding in combinatie met een forfaitaire vergoeding

Je kan een forfaitaire kostenvergoeding geven en daar bovenop een beperkte kilometervergoeding. Dat wil zeggen dat je de maximum forfaitaire kostenvergoeding per jaar kan geven, PLUS een beperkte kilometervergoeding.

Meestal kan je maximum 2.000 keer de maximum toegelaten kilometervergoeding voor privéwagens geven op basis van legitieme bewijsstukken. D.w.z.: 2000x”bedrag kmvergoeding privéwagens”=maximum. Dat wil niet per se zeggen: maximum 2000km afleggen! 

Je kan hiervoor gebruik maken van ons modeldocument 

Voor vrijwilligers die vooral instaan voor het vervoer van kwetsbare personen, geldt de kilometerbeperking niet.

Vrijwilligers die op verschillende plekken vrijwilligen, mogen ook de forfaitaire kostenvergoeding en de kilometervergoeding combineren. 

Het jaarlijks maximumbedrag van de kilometervergoeding vind je telkens op deze website. Er bestaat een kwartaal- en jaarbedrag (zie hieronder meer info over het verschil tussen beiden). De bedragen:

  • Jaarbedrag: Het maximum van 1 juli 2024 tot 30 juni 2025 is € 0,4415 per kilometer 
  • Kwartaalbedragen: Van 1 januari tot en met 31 maart 2024 bedraagt het maximum €0,4269 per kilometer. Het maximumbedrag voor de periode 1 april tot en met 30 juni 2024 is €0,4265 per kilometer. Van 1 juli tot en met 30 september 2024 is het maximumbedrag € 0,4297 per kilometer
  • Voor het gebruik van de fiets in 2024: 0,35 euro per kilometer. In 2023 was dit 0,27 euro per kilometer. 
 

Aandachtspunten:

  • Rijdt de vrijwilliger met een bedrijfswagen? Dan kan je geen verplaatsingskosten vergoeden.
  • Rijdt de vrijwilliger met het door de organisatie ter beschikking gestelde vervoersmiddel (auto, bestelwagen, (bak)fiets) kan geen kilometervergoeding gegeven worden.
  • Je kan geen volledig trein- of busabonnement terugbetalen bij vrijwilligerswerk.
 
  • De kilometervergoeding voor vrijwilligers die verschillende vervoersmiddelen combineren:

 

  • Voor wie geldt geen beperking op de kilometervergoeding?

Per kwartaal of per jaar?

De kilometervergoeding werd tot in 2022 telkens vastgelegd per jaar, dit wil zeggen dat de maximum kilometervergoeding telkens geldig was van 1 juli van jaar X tot eind juni van het jaar X+1.

In 2022 werd daarnaast de kwartaalvergoeding geïntroduceerd, waarbij de maximum bedragen van de kilometervergoeding telkens vastgelegd zijn per kwartaal.

Als organisatie kan je één van de beide systemen hanteren: ofwel werk je per jaar (aanbevolen), ofwel werk je met de kwartaalbedragen. Je kan beide systemen niet combineren.

Per jaarPer kwartaal
Km-vergoeding vastgelegd per jaar
(van juli jaar X tot eind juni jaar X+1)
Km-vergoeding per kwartaal
Je hanteert het maximum vastgelegde bedrag voor een periode van 12 maanden.Je hanteert het maximum vastgelegde bedrag voor een periode van 4 maanden
Een eventuele aanpassing van het bedrag gebeurt 1 keer per jaar, namelijk in juli van het kalenderjaar.Je dient het bedrag altijd aan te passe na afloop van het kwartaal (na indexering kan het immers lager zijn dan het voorbije kwartaal)
Je mag er altijd voor opteren om een lager bedrag te geven, nooit afronden naar boven!Je kan er altijd voor opteren om een lager bedrag te geven, maar dan werk je best op basis van het jaarbedrag.
Zorg ervoor dat de toepassing consequent gebeurt voor de vrijwilliger, wissel dus niet van jaar- naar kwartaalbedrag, of omgekeerdZorg ervoor dat de toepassing consequent gebeurt voor de vrijwilliger, wissel dus niet van kwartaal – naar jaarbedrag, of omgekeerd (behalve eventueel in juli)

Overzicht kilometervergoedingen 2022-2023-2024

periodebedragen in euro
Geïndexeerde bedragen sinds 2022Maximum per kilometer
Van 1 juli 2024 tot en met 30 juni 2025 (jaarbedrag)0,4415 euro
Van 1 juli 2024 tot en met 30 september 2024 (kwartaalbedrag) 0,4297 euro
Van 1 april 2024 tot en met 30 juni 2024 (kwartaalbedrag)0,4265 euro
Van 1 januari 2024 tot en met 31 maart 2024 (kwartaalbedrag)0,4269 euro
Van 1 oktober 2023 tot en met 31 december 2023 (kwartaalbedrag)0,4259 euro
Van 1 juli 2023 tot en met 30 september 2023 (kwartaalbedrag)0,4237 euro
Van 1 april 2023 tot en met 30 juni 2023 (kwartaalbedrag)0,4246 euro
Van 1 januari 2023 tot en met 31 maart 2023 (kwartaalbedrag)0,4259 euro
Van 1oktober 2022 tot en met 31 december 2022 (kwartaalbedrag)0,4201 euro
Van 1 juli 2022 tot en met 31 oktober 2021 (kwartaalbedrag)0,4170 euro
Van 1 januari 2022 tot en met 31 juli 20220,3707 euro
Opgelet: als je een vergoeding geeft voor de vervoerskost, gebaseerd op deze bedragen, dan gaat het altijd om een reële kostenvergoeding. Er dient bewijs geleverd te worden. Je vindt op onze site een model voor kostennota’s.

Je moet niet per kwartaal aanpassen, je kan er ook voor opteren om voor één bepaald jaar het bedrag zoals het bekend gemaakt wordt in januari van dat jaar het gehele jaar toepassen. De bedragen zijn immers maxima: je mag ze niet overschrijden, je mag er wel onder blijven.
Bron: MinFin

OCCASIONELE GESCHENKEN

Occasionele geschenken: een systeem dat het mogelijk maakt om af en toe een geschenkje aan je vrijwilligers te geven om hen te bedanken voor hun inzet.

Occasionele geschenken voor vrijwilligers kunnen, op voorwaarde dat de correcte regels worden nageleefd.

Voor de geldende bedragen, raadpleeg de website van de Sociale Zekerheid.

Print Friendly, PDF & Email

Schrijf u in voor onze gratis nieuwsbrief