• Contact info@vsvw.be
  • Tel: 03 218 59 01
Facebook Instagram Linkedin Youtube
Webshop

Kostenvergoedingen

Alle kostenvergoedingen van naald tot draad.

Welke verschillende kostenvergoedingssystemen bestaan er? En op welke manier betaal je de vrijwilligers uit? onderstaand lees je over de basisprincipes van de kostenvergoedingen voor vrijwilligers.

Basisprincipes

Er bestaat heel wat verwarring over kostenvergoedingen voor vrijwilligers. De wetgeving is nochtans duidelijk. Respecteer altijd de volgende basisprincipes:

  • Een kostenvergoeding is geen basisrecht, de organisatie bepaalt of ze kosten vergoedt of niet.
  • Als organisatie respecteer je wat de Vrijwilligerswet voorschrijft op het vlak van kostenvergoedingen.
  • Een kostenvergoeding is geen prestatievergoeding, beloning of betaling! Geef dus ook geen kostenvergoedingen per uur. Je riskeert dat de fiscus het niet aanvaardt of dat je de maximumbedragen snel overschrijdt.
  • Een kostenvergoeding is geen inkomen dus er is geen sprake van belastingen of RSZ-bijdragen. Stel ook geen fiscale fiches op voor de vrijwilligers. Een kostenvergoeding wordt enkel belast wanneer je de maximale bedragen overschrijdt, maar dit is te vermijden, iemand die meer krijgt dan de vrijwilligers toelaat is niet langer een vrijwilliger.
  • Zie er zelf op toe dat je organisatie de maximale kostenvergoedingen niet overschrijdt.
  • Je kan een vrijwilliger in één kalenderjaar niet én een forfaitaire kostenvergoeding geven en nog eens terugbetaling doen van andere kosten (eventueel behalve vervoerskosten)
  • Maak aan het begin van het vrijwilligersengagement duidelijke afspraken over de kostenvergoedingen de manier waarop je ze verstrekt.
  • Zowel de vrijwilliger als de organisatie waken over de maxima.

Systemen om kosten van vrijwilligers te vergoeden

  • De gewone forfaitaire kostenvergoeding, eventueel aangevuld met een beperkte kilometervergoeding.  Deze laatste is beperkt tot 2000 keer de KM-vergoeding, behalve voor vrijwilligers die regelmatig personen vervoeren (dat is een beperkte groep vrijwilligers die hieronder valt)
  • De reële kostenvergoeding met bewijsstukken, waarbij je ook gereden kilometers kan vergoeden.
  • De verhoogde forfaitaire kostenvergoeding voor bepaalde sectoren, eventueel aangevuld met een kilometervergoeding

Lees hieronder in het snelmenu meer over alle systemen van kostenvergoedingen.


Opgelet. Pas de regels toe en  let op voor de uitzonderingen:

  • Deze systemen kan een vrijwilliger niet met elkaar combineren. Vrijwilligers die een reële vergoeding ontvangen, kunnen die niet combineren met de forfaitaire vergoedingen. Eén uitzondering: iemand met een forfaitaire vergoeding kan ook een (meestal beperkte) kilometervergoeding ontvangen.
  • Een organisatie kan wel verschillende kostenvergoedingssystemen toepassen voor verschillende vrijwilligers, dat moet duidelijk zijn bij aanvang van het engagement.
  • Sommige vrijwilligers krijgen kostenvergoedingen van verschillende organisaties. Daar heb je niet altijd controle over, maar verwittig vrijwilligers dat ze de systemen ook dan niet mogen combineren, noch de maxima mogen overschrijden.
  • Wijs de vrijwilliger erop dat het maximum jaarbedrag van de forfaitaire kostenvergoeding absoluut is, ongeacht in hoeveel organisaties de vrijwilliger actief is.
  • De afspraken die je maakt over de kostenvergoeding gelden ten minste voor het lopende kalenderjaar. Als je de afspraken wijzigt, moet je de vrijwilligers hiervan op de hoogte brengen in het kader van de informatieplicht. Wijzigingen kunnen pas toegepast worden vanaf een volgend kalenderjaar.

Wanneer en hoe betaal je kostenvergoedingen?

Je betaalt de kostenvergoeding in het jaar waarin de kosten zijn gemaakt. Dat kan maandelijks, driemaandelijks,… gebeuren. Laat vrijwilligers niet te lang wachten en kom je afspraken na.

Dus: een vrijwilliger die in december 2025 vrijwilligt en hiervoor een forfaitaire kostenvergoeding krijgt, ontvangt zijn vergoeding bij voorkeur nog in 2025.

Per overschrijving is de beste manier, maar je kan het ook in contanten doen. Zorg dan wel voor een bewijsstuk van betaling.

Kan iedereen een kostenvergoeding ontvangen?

Mag iedereen die vrijwilligerswerk doet een kostenvergoeding ontvangen?

Ja, wie onder toepassing valt van de vrijwilligerswet, kan desgevallend een kostenvergoeding ontvangen. 

Dus ook mensen met een vervangingsinkomen. Zorg ervoor dat je de regels respecteert, zodat niemand negatieve gevolgen moet dragen van de verkeerde toepassing van de kostenvergoedingsregeling in het vrijwilligerswerk.

Kostenvergoedingen en inbeslagname

De kostenvergoedingen die een vrijwilliger ontvangt zijn niet vatbaar voor inbeslagname. Ook vrijwilligers die in een collectieve schuldbemiddeling zitten, moeten hun kostenvergoeding nooit afdragen aan de schuldbemiddelaar.

Kostenvergoedingen van bestuurders

Bestuurders kunnen volgens de Vrijwilligerswet perfect kostenvergoedingen ontvangen, op voorwaarde dat het echt gaat om gemaakte kosten. Zitpenningen of presentiegelden zijn geen kostenvergoedingen, en moeten aangegeven worden bij de belastingen. Lees meer over bestuursvrijwilligers

Menu
Social Media
Facebook Instagram Linkedin Youtube
Print Friendly, PDF & Email
.cli-modal-dialog{ display: none !important; }