Kostenvergoedingen

Er bestaat heel wat verwarring over kostenvergoedingen voor vrijwilligers. Respecteer daarom de volgende basisprincipes:

• Een kostenvergoeding is geen basisrecht, de organisatie bepaalt of ze kosten vergoedt of niet.
• Als organisatie respecteer je wat de Vrijwilligerswet voorschrijft op het vlak van onkostenvergoedingen.
• Een kostenvergoeding is geen prestatievergoeding, beloning of betaling! Geef dus ook geen kostenvergoedingen per uur. Je riskeert dat de fiscus het niet aanvaardt of dat je de maximumbedragen snel overschrijdt.
• Een kostenvergoeding is geen inkomen dus er is geen sprake van belastingen of RSZ-bijdragen. Stel ook geen fiscale fiches op voor de vrijwilligers. Een kostenvergoeding wordt enkel belast wanneer je de maximale bedragen overschrijdt.
• Zie er zelf op toe dat je organisatie de maximale kostenvergoedingen niet overschrijdt.
• Maak aan het begin van het vrijwilligersengagement duidelijke afspraken over de kostenvergoedingen de manier waarop je ze verstrekt.

• De gewone forfaitaire kostenvergoeding, eventueel aangevuld met een beperkte kilometervergoeding. Deze laatste is beperkt tot 2000 km, behalve voor vrijwilligers die regelmatig personen vervoeren.
  
  
• De reële kostenvergoeding met bewijsstukken, waaronder de kilometervergoeding
  
  
• De verhoogde forfaitaire kostenvergoeding voor bepaalde sectoren, eventueel aangevuld met een kilometervergoeding
  
  

Lees hieronder in het snelmenu meer over alle systemen van kostenvergoedingen.

Opgelet. Enkele regels en uitzonderingen:

• Deze systemen kan een vrijwilliger niet met elkaar combineren. Vrijwilligers die een reële vergoeding ontvangen, kunnen die niet combineren met de forfaitaire vergoedingen. Eén uitzondering: iemand met een forfaitaire vergoeding kan ook een kilometervergoeding ontvangen. 
  
  
• Een organisatie kan wel verschillende kostenvergoedingssystemen toepassen voor verschillende vrijwilligers.
  
  
• Sommige vrijwilligers krijgen kostenvergoedingen van verschillende organisaties. Daar heb je niet altijd controle over, maar verwittig vrijwilligers dat ze de systemen ook dan niet mogen combineren.
  
  
• Wijs de vrijwilliger erop dat het maximum jaarbedrag van de forfaitaire kostenvergoeding absoluut is, ongeacht in hoeveel organisaties de vrijwilliger actief is. 
  
  
• De afspraken die je maakt over de kostenvergoeding gelden ten minste voor het lopende kalenderjaar. Als je de afspraken wijzigt, moet je de vrijwilligers hiervan op de hoogte brengen in het kader van de informatieplicht. Wijzigingen kunnen pas toegepast worden vanaf een volgend kalenderjaar.

Je betaalt de kostenvergoeding in het jaar waarin de kosten zijn gemaakt. Dat kan maandelijks, driemaandelijks,… gebeuren.

Dus: een vrijwilliger die in december 2023 vrijwilligt en hiervoor een forfaitaire kostenvergoeding krijgt, ontvangt zijn vergoeding bij voorkeur nog in 2023.

Per overschrijving is de beste manier, maar je kan het ook in contanten doen. Zorg dan wel voor een bewijsstuk van betaling.

Kostenvergoedingen voor mensen met een vervangingsinkomen?

Ook mensen met een vervangingsinkomen mogen kostenvergoedingen als vrijwilliger ontvangen. Zorg ervoor dat je de regels respecteert, zodat deze mensen geen negatieve gevolgen moeten dragen.

Kostenvergoedingen en inbeslagname

De kostenvergoedingen die een vrijwilliger ontvangt zijn niet vatbaar voor inbeslagname. Ook vrijwilligers die in een collectieve schuldbemiddeling zitten, moeten hun kostenvergoeding nooit afdragen aan de schuldbemiddelaar.

Kostenvergoedingen van bestuurders

Bestuurders kunnen volgens de Vrijwilligerswet perfect kostenvergoedingen ontvangen, op voorwaarde dat het echt gaat om gemaakte kosten. Zitpenningen of presentiegelden zijn geen kostenvergoedingen, en moeten aangegeven worden bij de belastingen. Lees meer over bestuursvrijwilligers