Papierwinkel

Voor wat en wie moet je de gegevens van je vrijwilligers bijhouden? Wat moet je op papier hebben om in orde te zijn voor de fiscus, de verzekeringen en de overheid? We sommen hier even alles kort op. Kijk ook eens bij modeldocumenten, daar zitten handige hulpmiddelen bij om aan je administratieve verplichtingen te voldoen.

Voor de fiscus
Je moet als organisatie de forfaitaire kostenvergoedingen aan je vrijwilligers registreren. Dit is een verplichting die voortvloeit uit het Wetboek der Inkomstenbelastingen. Zo kan de fiscus controleren waar het geld van de organisatie aan besteed werd. Je registreert dus de coördinaten van de vrijwilligers en de data waarop ze welke kostenvergoeding hebben ontvangen. Bij controle kan dit opgevraagd worden. Als de organisatie met reële kostenvergoedingen werkt, houdt ze alle bewijsstukken op naam bij. Een speciaal vrijwilligersregister is niet nodig. Dit kan even goed een boekje zijn dat je in de supermarkt koopt of op je computer in een bestand bijgehouden worden. Een voorbeeld hiervan vind je bij modeldocumenten kostennota’s.

Voor de Vlaamse overheid
Organisaties die onder het Vlaams Decreet Vrijwilligerswerk vallen, moeten met hun vrijwilligers individuele vrijwilligersovereenkomsten sluiten. Een namenlijst van die vrijwilligers maakt het eenvoudiger om dit te op te volgen.

Voor de sociale zekerheid
De vrijwilligerswet zegt niets over het bijhouden van een vrijwilligersregister, zoals je een personeelsregister voor betaalde medewerkers moet aanleggen. De sociale zekerheidswetgeving is immers niet van toepassing is op vrijwilligers. Het is dus niet nodig een vrijwilligersregister bij te houden voor je vrijwilligers.

Meldingplicht bij vervangingsinkomens
Voor vrijwilligers die een vervangingsinkomen van RVA, ziektefonds of een leefloon ontvangen is er meldingsplicht. Je leest details na bij ‘Wie mag vrijwilligen’.

Voor de verzekeraar
Sommige verzekeringsmaatschappijen vragen een namenlijst van de vrijwilligers die verzekerd moeten worden. Wie niet op de lijst staat, is niet verzekerd. Dit systeem werkt alleen goed bij organisaties die weinig of geen beroep doen op occasionele vrijwilligers. Wat is het beste?

GDPR

In 2018 ging GDPR, de General Data Protection Regulation, in werking. Ook vrijwilligersorganisaties moeten deze regels volgen. We helpen je alvast graag op weg met deze 10 tips.

 

© Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw - Disclaimer - Privacyverklaring & Cookie-policy - Contact