De Vrijwilligerswet wil vrijwilligers beschermen en legt daarom 2 plichten op aan organisaties: de informatieplicht en de verzekeringsplicht.
Ook aandachtspunten uit het Vlaams Decreet Vrijwilligerswerk voegen we toe. Behalve dit impliciete recht op informatie en op verzekering bevat de Vrijwilligerswet geen specifieke rechten voor vrijwilligers.
De informatieplicht houdt in dat de organisatie enkele basiselementen moet meedelen aan de start van het engagement.
De Vrijwilligerswet legt op om deze 5 elementen te communiceren:
Lees meer over discretie- en geheimhoudingsplicht.
Als organisatie moet je die vijf elementen niet schriftelijk meedelen maar dat is wel aangewezen. Want de bewijslast van deze informatieplicht ligt bij jou.
Voor de organisaties die vallen onder het Vlaams Decreet Vrijwilligerswerk (Welzijn, Gezondheid en Gezin) is schriftelijk informeren wél verplicht. Bovendien komt er naast de voorgaande elementen nog deze informatie bij:
Download het modeldocument over informatieplicht.
Risicoloos vrijwilligerswerk bestaat niet. Net zoals bij een werknemer liggen kleine fouten, gevaren of ongevallen op de loer. Bescherm je vrijwilligers dus met een verzekering. De Vrijwilligerswet bepaalt dat er een verzekeringsplicht geldt voor organisaties.
De verzekeringsplicht is van toepassing op:
Voor een aantal feitelijke verenigingen geldt die verzekeringsplicht niet. Toch is een goed vangnet sowieso nuttig. Ontdek hieronder in het tabblad het overzicht van mogelijke verzekeringen. Of misschien is het dé moment om een erkenning aan te vragen voor de Gratis Vrijwilligersverzekering?
Het Vlaams Decreet Vrijwilligerswerk van toepassing op organisaties in het domein Welzijn, Gezondheid en Gezin legt dan weer een uitgebreidere verzekeringsplicht op.
Lees hieronder op de tabbladen meer over de verzekeringsplicht in het decreet, alle soorten verzekeringen en meer.
De Vrijwilligerswet bepaalt een verzekeringsplicht voor zowat alle organisaties. Daarnaast legt het Vlaams Decreet Vrijwilligerswerk een uitgebreidere verzekeringsplicht op voor:
Deze ruimere verzekeringsplicht is dus van toepassing op organisaties in het domein Welzijn, Gezondheid en Gezin.
De kost van de verzekering voor de erkende autonome vrijwilligersorganisaties (Vlaams Decreet Vrijwilligerswerk WVG) kan met de subsidie betaald worden.
Controle op het naleven van de verzekeringsplicht onder het Decreet gebeurt door de Zorginspectie en via het subsidiedossier en de verantwoording van de uitgaven.
De burgerlijke aansprakelijkheid of zogenaamde BA speelt in het geval iemand een fout maakt die schade bij een ander tot gevolg heeft.
Normaal zal wie de fout maakt en daarbij schade veroorzaakt bij iemand anders, de schade moeten herstellen of vergoeden. Dat is niet zo voor vrijwilligers met immuniteit. De organisatie zal aansprakelijk zijn, wat extra bescherming biedt aan de vrijwilliger.
Om het optimaal te regelen voorziet de vrijwilligerswet een verzekeringsplicht voor ten minste de burgerlijke aansprakelijkheid voor de risico’s met betrekking tot het vrijwilligerswerk.
Opgelet: een organisatie die onder de verzekeringsplicht valt en geen verzekering heeft gesloten, blijft toch aansprakelijk, en zal dus mogelijk voor de kosten opdraaien.
Wie kan burgerrechtelijk aansprakelijk gesteld worden?
Zowel natuurlijke personen (mensen van vlees en bloed) als rechtspersonen (organisaties, verenigingen en ondernemingen). Rechtspersonen zijn immers evengoed dragers van rechten en plichten.
Kunnen vrijwilligers aansprakelijk gesteld worden?
Ja, maar de Vrijwilligerswet perkt dat wel danig in, want ze voorziet immuniteit voor de vrijwilligers.Immuniteit betekent dat de vrijwilliger niet persoonlijk burgerlijk aansprakelijk gesteld kan worden, de organisatie waarvoor men vrijwilligt wel.
Opgelet: niet alle vrijwilligers genieten immuniteit. Lees er meer over bij ‘immuniteit van de vrijwilliger’.
Hoe werkt het om iemand aansprakelijk te stellen?
De persoon die zegt schade te lijden kan zich wenden tot de persoon of organisatie die de fout die tot de schade leidde, maakte.
Er moet bewijs zijn dat de schade een gevolg is en verband houdt met een fout.
Als er een oorzakelijk verband is, kan de ene partij de andere aansprakelijk stellen, dat wil zeggen vragen naar herstelling of vergoeding.
Over welke schade kan het gaan?
Het kan gaan over alle soorten schade: materieel of immaterieel, lichamelijke schade, schade aan voertuigen,… Het begrip schade in geval van BA kan ruim worden opgevat.
De organisatie krijgt een schade-eis binnen, wat nu?
Onderzoek eerst even de schadeclaim. Bevraag eventueel de vrijwilliger die een fout maakte: is er werkelijk iets voorgevallen? Waarom heeft de vrijwilliger niets gezegd aan de organisatie?
Als er aanwijzingen zijn dat er effectief een fout gemaakt werd door de vrijwilliger of de organisatie, kan een dossier ingediend worden bij de verzekeraar.
De verzekeraar onderzoekt, stelt mogelijk bijkomende vragen en zal dan bepalen of de vrijwilliger of de organisatie effectief aansprakelijk is.
Als dat zo is, zal de schade begroot worden en de schadelijder vergoed worden.
Indien de verzekeraar oordeelt dat noch vrijwilliger, noch organisatie aansprakelijk is, zal deze beslissing aan diegene die een schadevergoeding wilde, overgemaakt worden.
Als die zich er niet bij neerlegt, kan eventueel een juridische procedure worden opgestart. De rechter beslecht dan het dossier.
Opgelet: als een derde poogt de organisatie (of de vrijwilliger) aansprakelijk te stellen:
Kunnen we de immuniteit van de vrijwilliger afnemen en hem persoonlijk aansprakelijk stellen?
De vrijwilliger geniet immuniteit, die hem door de Vrijwilligerswet werd toegekend. Je kan de immuniteit niet door een eigen beslissing ongedaan maken.
Je moet kunnen bewijzen als organisatie dat er reden is om de immuniteit te ontnemen. Dat wil zeggen dat je
Met andere woorden, de vrijwilliger zal het voordeel van de twijfel hebben en houden.
Opgelet: als het erop aankomt is het aan een rechter om te oordelen of de aansprakelijkheid verlegd kan worden van organisatie naar vrijwilliger.
Elke soort verzekering beschermt mensen en verenigingen tegen een bepaald risico of meerdere risico’s.
Voor je zomaar in het wild weg verzekeringen begint te sluiten, is het goed om een overzicht te maken van de risico’s die je (of de vereniging loopt), zodat je naast eventuele wettelijke verzekeringsplichten, kan bepalen of je nog andere verzekeringen sluit en dewelke. Zoek je inspiratie voor een goede polis met degelijke waarborgen voor je vrijwilligers? Lees dan de samenvattende polis eens door, opgesteld voor de Gratis Vrijwilligersverzekering. Hier vind je zeker handvaten voor je eigen polis.
Lees de polis van de gratis vrijwilligersverzekering
Zorg dat je wettelijk in orde bent. De verzekeringsplicht die de Vrijwilligerswet oplegt aan organisaties met rechtspersoonlijkheid is dwingend. Verzeker ten minste de burgerlijke aansprakelijkheid (BA-polis). Hoewel sommige verzekeringen dit niet standaard opnemen zorg je er best voor dat de BA op weg van en naar het vrijwilligerswerk mee verzekerd is.
Kostprijs als leidraad?
Als je een verzekering sluit, is het verleidelijk om te kiezen op basis van kostprijs. De prijs kan variëren van verzekeraar tot verzekeraar, maar wat vooral zal doorwegen is de inhoud van de polis op zich.
Een goedkopere polis biedt mogelijk niet dezelfde dekking als een duurdere, een duurdere zal misschien elementen bevatten die voor jullie vereniging niet nodig of van toepassing is.
De kostprijs hangt af van de soort organisatie, de aard van de activiteiten, het aantal vrijwilligers, de frequentie van het vrijwilligerswerk, het risicogehalte, …
Ga dus niet zomaar af op enkel prijsvergelijking, maar vergelijk ook de inhoud van de polissen. Een verzekeringsmakelaar kan je hierin bijstaan.
Tip: voor kwetsbare organisaties biedt de Vlaamse overheid een (beperkte) gratis verzekering aan.
Heb je nog geen vrijwilligersverzekering?
In dit geval neem je contact op met een verzekeringsmakelaar, -agent of -maatschappij.
Belangrijk is dat je de tijd neemt om de vraag naar een verzekering zo precies mogelijk te formuleren, eventueel een gesprek aan te gaan, zodat de verzekeringsmaatschappij een goed zicht krijgt op de precieze behoefte en een polis voorstelt die bij jullie organisatie past.
Enkele tips over hoe je tewerk kan gaan:
Stap 1
Bekijk of je al iets van verzekering hebt of niet. Indien wel, kijk dan zeker na of die polis nog actueel is (activiteiten evolueren immers doorheen de jaren)
Bespreek de verzekeringskwestie met je bestuur, kerngroep
Stap 2
Inventariseren zodat je een goed zicht hebt op de verzekeringbehoefte
Tip: een verzekering die werkt met ‘mandagen’ is handiger dan een verzekering die vereist dat je namenlijsten van vrijwilligers (per activiteit) doorstuurt
Stap 3
Controleer of jullie vraag duidelijk en volledig is geformuleerd zodat je verschillende offertes kan opvragen en vergelijken
Dus, bij nazicht van het verzekeringsvoorstel kijk je vooral naar deze zaken:
wie is er verzekerd (als er ook occasionele vrijwilligers actief zijn, moeten ze erbij staan)
wat is er verzekerd (geeft het een goede neerslag van alle activiteiten?)
wat zijn de uitsluitingen? (wanneer komt de verzekeraar niet tussen)
Stap 4
Na vergelijking kan je nu opteren om een verzekering te sluiten. Je kan de vrijwilligers hierover informeren:
Als de organisatie al betaalde medewerkers heeft, vraag dan zeker of de voor hen gesloten polis uitgebreid kan worden naar vrijwilligers.
Heb je al een vrijwilligersverzekering?
Maak er een goede gewoonte van om de verzekeringspolis jaarlijks of tweejaarlijks na te kijken.
Zo ben je zeker dat de verzekeringspolis nog overeenstemt met de werkelijkheid.
Enkele tips om dit na te gaan:
Elke organisatie verandert en ontwikkelt. Misschien doe je bepaalde activiteiten niet meer of heb je de activiteiten uitgebreid? Kijk zeker na of de verzekeringspolis garantie biedt en zo ruim mogelijk omschrijft welke activiteiten gedekt zijn.
Is de polis verouderd of niet meer up to date? Contacteer dan als de bliksem je verzekeraar.
Ben je niet zeker van de inhoud van je verzekeringspolis of begrijp je bepaalde zaken niet? Contacteer ons.
De verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor het vrijwilligerswerk is nuttig én verplicht. Deze verzekering komt tussen als de vrijwilliger een fout maakt en daarbij schade veroorzaakt aan een ander.
Want de Vrijwilligerswet maakt de vrijwilliger immuun, hij of zij kan niet als individu aansprakelijk gesteld worden (behalve in uitzonderlijke gevallen).
Rechtsbijstandsverzekering (RB)
De verzekering rechtsbijstand houdt in dat je rekent op de terugbetaling van juridisch advies en/of experten die je bijstaan. Deze verzekering helpt je om je rechten te verdedigen.
Er zijn soorten rechtsbijstandsverzekering. De zogenaamde ‘passieve’ rechtsbijstandsverzekering komt tussen om kosten die verbonden zijn aan een (rechts)zaak te dekken. Je kan deze verzekering aanspreken als je verweer moet bieden tegen een schadeclaim (rechten verdedigen).
De zogenaamde ‘actieve’ rechtsbijstandsverzekering komt ook tussen in het geval je zelf een dossier wil opstarten of een claim indient (rechten halen).
Tip: kijk zeker na of je verzekering burgerlijke aansprakelijkheid een clausule rechtsbijstand bevat.
Lichamelijke Ongevallen (LO)
Organisaties zijn niet verplicht een ongevallenverzekering voor de vrijwilligers te sluiten, maar feit is wel dat ongevallen frequenter voorkomen dan schadegevallen BA.
Het kan nuttig zijn een LO verzekering te sluiten, maar toch enkele kanttekeningen:
BA van de organisatie
Deze verzekering dekt de Burgerlijke Aansprakelijkheid van de organisatie (de rechtspersoon), wat dus verder reikt dan een BA verzekering voor de risico’s met betrekking tot het vrijwilligerswerk.
Deze verzekering is in feite een must, zeker ook als er betaalde medewerkers actief zijn.
Bestuurdersaansprakelijkheid
Deze verzekering komt mogelijk tussen als één of meerdere bestuurders een fout maken, waardoor anderen schade lijden.
Dit soort aansprakelijkheid wordt niet verzekerd via een gewone vrijwilligersverzekering. Een bestuursvrijwilliger valt immers onder de regels van de aansprakelijkheid zoals bepaald in het WVV, de wetgeving voor de verenigingen.
De bestuurders-aansprakelijkheid is sinds het van kracht gaan van de WVV strikter geworden. Het is verstandig deze verzekering te overwegen, zeker als de organisatie meer handelingen stelt, medewerkers in dienst heeft.
Toch ook dit: de wetgever verwacht dat iemand die in het bestuursorgaan zit van een vereniging, de nodige verantwoordelijkheid opneemt, zaken controleert en ervoor zorgt dat de vereniging of organisatie behoorlijk functioneert.
Dat impliceert:
– handelen als een ‘goed huisvader’: voorzichtig zijn, bedachtzaam, niet roekeloos handelen
– met de nieuwe wetgeving WVV zal ook meer aandacht gevraagd worden voor de zogenaamde ‘good governance’ of goed bestuur: duidelijke besluitvorming, transparantie en controlemechanismen inbouwen
Autoverzekering
Vrijwilligers die zich verplaatsen met de eigen wagen, zijn verzekerd via de eigen verplichte BA-autoverzekering.
Schade aan de wagen door welke omstandigheid dan ook, en zonder dat er een andere bij betrokken is, zal enkel (deels) vergoed worden als de vrijwilliger een (halve) omnium heeft, ook weer via de eigen autoverzekering.
De organisatie kan overwegen om een omniumverzekering te sluiten voor verplaatsingen die de vrijwilliger doet op vraag van de organisatie. Het is essentieel om dan goede afspraken te maken, ook onder andere over de reikwijdte van de verzekering.
Andere mogelijk verzekeringen:
Voor organisaties zonder rechtspersoonlijkheid en zonder winstoogmerk
De feitelijke verenigingen hebben geen rechtspersoonlijkheid en geen verzekeringsplicht. De vrijwilligers in een feitelijke vereniging genieten géén immuniteit en ze kunnen die immuniteit ook niet verwerven.
Welke verzekeringen raden we aan met betrekking tot de ‘directe’ bescherming van de organisatie of vrijwilligers?
BA voor de vrijwilligers
Een feitelijke vereniging kan perfect een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid sluiten om de leden van de feitelijke vereniging te verzekeren.
Deze verzekering biedt extra bescherming, maar zal niet kunnen verhinderen dat een schadelijder zich toch tot alle aparte leden wendt. Vrijwilligers in een feitelijke vereniging zijn immers niet immuun.
Tip: moest het gebeuren dat de feitelijke vereniging én de leden aansprakelijk gesteld worden, kan de individuele vrijwilliger tussenkomst vragen via de familiale polis (BA-polis gezin).
Opgelet: lokale afdelingen van een koepel, zijn ook vaak feitelijke verenigingen. De vrijwilligers in deze lokale afdelingen genieten wel immuniteit. De koepelorganisatie treedt op als vereniging met rechtspersoon en draagt aldus de bijbehorende verplichtingen. De koepel kan dit niet afwentelen op haar lokale afdelingen.
Rechtsbijstandsverzekering (RB)
De feitelijke vereniging overweegt best ook om een verzekering Rechtsbijstand te sluiten. Meer informatie kan je hierboven vinden.
Lichamelijke Ongevallen
Er rust ook geen plicht op de feitelijke vereniging om een ongevallenverzekering voor de vrijwilligers te sluiten. Meer info kan je hoger vinden.
Opgelet: communiceer goed met de vrijwilligers over de verzekeringskwestie voor feitelijke verenigingen, zo kan je heel wat kopzorgen en conflicten vermijden.
Bij het sluiten van een verzekering let je best ook op welke formaliteiten je moet vervullen en welke plichten de verzekering je oplegt.
Premie betalen
Zorg dat je jaarlijks en op tijd de premie betaald. Het is een goed idee om dan ook nog eens te controleren of de verzekeringspolis nog actueel is.
Informatieplicht
Je hebt een informatieplicht. Dat betekent dat als er zaken veranderen, of als het risico verandert (verzwaart) je dat aan de verzekeraar moet doorgeven. Ook een toename van aantal vrijwilligers geef je altijd door.
Schadedossier indienen
De verzekeraar bepaalt de spelregels met betrekking tot aangifte van schade. De stelregel is dat je dat zo snel mogelijk doet, zodat de verzekeraar alvast een dossier kan openen.
Aangeven van activiteiten
De polis heeft meestal een duurtijd van één jaar. Het is mogelijk dat de verzekeringsmaatschappij je vraagt om de activiteiten én namen van vrijwilligers door te geven. Zorg ervoor dat je dat correct opvolgt, om betwistingen te vermijden.
Overweeg om met mandagen te werken, of vraag de verzekeraar (als dat nog niet zo is) of dit kan:
Denk er ook aan dat je als vrijwilligersorganisatie onder de GDPR-regels valt, en je vrijwilligers op de hoogte moet brengen van het doorgeven en verwerken van hun gegevens, ook aan de verzekeraar.
Opzeggen van de verzekering
Veranderen van maatschappij of makelaar…
Denk eraan dat als je van verzekering wil veranderen, je een opzegtermijn van drie maanden voor de vervaldatum van de polis in acht moet nemen.
Opzeg door de verzekeraar
Na elk schadegeval heeft de verzekeraar het recht om de verzekering op te zeggen en dan ben je verplicht op zoek te gaan naar een andere verzekeraar.
Opzeg door de verzekerde
Je hebt als organisatie ook het recht de verzekering op te zeggen na elk schadegeval. In de praktijk zal dit wellicht enkel gebeuren als je niet tevreden bent van de afhandeling van het dossier.
De Vlaamse Overheid biedt een gratis vrijwilligersverzekering aan, speciaal gericht op kleinere, kwetsbare organisaties. Doe zeker een aanvraag tot erkenning.
