Werk je voor een lokaal bestuur of ben je mandataris in een gemeente en willen jullie inzetten op de ondersteuning en versterking van het lokale vrijwilligerswerk? Hier ontdek je handvaten en tips om jullie vrijwilligersbeleid vorm te geven.
Met al je vragen kun je terecht bij jan@vsvw.be.
De meeste mensen maken geen al te verre verplaatsingen om te vrijwilligen en zoeken vaak binnen de eigen gemeente vrijwilligerswerk. Dat maakt vrijwilligerswerk in essentie een lokaal gegeven. Als bestuur ben je lokaal verankerd en sta je dicht bij de burger. Daardoor ben je vaak het eerste aanspreekpunt, ook over vrijwilligerswerk.
Binnen een gemeente zijn heel wat organisaties actief die werken met vrijwilligers, verspreid over heel wat verschillende sectoren, zoals welzijn, cultuur, milieu, sport… Sommige organisaties (verenigingen, initiatieven,…) draaien zelfs enkel op vrijwilligers, andere organisaties zoals ziekenhuizen draaien in de eerste plaats op professionele krachten maar krijgen belangrijke ondersteuning van vrijwilligers.
Zetten jullie zelf vrijwilligers in binnen het bestuur of zijn daar plannen toe? Voor aanvullende taken kunnen jullie er als bestuur voor kiezen om met vrijwilligers te werken. Voor OCMW’s kan dat bijvoorbeeld in de mindermobielencentrales, lokale dienstencentra en woon- en zorgcentra. In de gemeenten en steden zijn er ook heel wat mogelijkheden, zoals in de bibliotheek, de speelpleinwerking, kinderopvanginitiatief, de spelotheek, het gemeentelijk archief, het museum, het cultuurcentrum, de milieudienst, het gemeentelijk onderwijs, tijdens jaarlijkse evenementen, als straatvrijwilligers voor het opruimen van zwerfvuil, als gidsen…
Vrijwilligers betekenen heel veel voor de lokale gemeenschap. De kracht van vrijwilligerswerk valt niet te onderschatten. Ze zijn belangrijk voor de cohesie in de buurt. Inwoners blijven actief en voelen zich betrokken in de samenleving. Ze ontmoeten elkaar via het vrijwilligerswerk wat trends in de samenleving zoals individualisering en vereenzaming tempert.
De competenties van inwoners worden versterkt. Ze krijgen de kans om binnen het vrijwilligerswerk taken op te nemen waarin ze kunnen groeien. Vrijwilligers voelen zich vaak gelukkiger omdat ze hun talenten zinvol kunnen inzetten en nieuwe mensen ontmoeten.
Ze investeren hun vrije tijd, energie, warmte, talenten in het lokale vrijwilligerswerk. Ze nemen belangeloos heel veel taken op zich die onbetaalbaar zouden zijn. Heel wat organisaties zouden niet kunnen draaien zonder deze inzet. De dienstverlening van de lokale besturen zou er bijzonder sterk op achteruit gaan zonder hun inzet en warmte.
Als lokaal bestuur kan je heel wat betekenen voor het vrijwilligerswerk in Vlaanderen. De belangeloze inzet van vrijwilligers is geen evidentie. Vrijwilligers doen dat niet zomaar. Zij willen graag de erkenning voor hun inzet en ondersteuning in wat ze doen. Tegelijkertijd is er nog altijd een potentieel dat nog niet de weg vindt naar het lokale vrijwilligerswerk. Je kunt er als bestuur voor kiezen om een beleid uit te bouwen dat het vrijwilligerswerk ondersteunt, waardeert en promoot.
Een betekenisvolle rol opnemen als lokaal bestuur voor het lokale vrijwilligerswerk:
Een intern en/of extern vrijwilligersbeleid?
Een vrijwilligers(werk)beleid kan zowel intern als extern zijn. Intern vrijwilligersbeleid betekent dat je als bestuur een overkoepelend beleid uitbouwt, dat zich richt naar de eigen vrijwilligers over de diensten heen.
Een extern beleid richt zich op de promotie, waardering en ondersteuning van het vrijwilligerswerk op het grondgebied van de gemeente. Het richt zich dus naar externe vrijwilligersorganisaties en wil hen in contact brengen met potentiële vrijwilligers.
We bieden lokale mandatarissen 10 aanbevelingen aan, die het lokale vrijwilligerswerk een boost kunnen geven. Bekijk ze hier!
Het lokale vrijwilligerswerk staat uiteraard niet los van de politieke en maatschappelijke context. Een aantal politieke en maatschappelijke veranderingen en uitdagingen hebben een belangrijke impact op zowel het interne als het externe vrijwilligersbeleid van een lokaal bestuur.
Corona heeft een gigantische impact gehad op het lokale vrijwilligerswerk. Lokale besturen hebben heel erg de waarde en de kracht van vrijwilligerswerk in hun gemeente opgemerkt zowel in de eerste lockdown als in de vaccinatiecentra. Ook werd het gemis extra hard gevoeld toen de verenigingen hun vrijwilligerswerkingen moesten stopzetten. Het sociale leven viel compleet stil. Verschillenden besturen namen de daad bij het woord en beslisten om te investeren in vrijwilligerswerk en om een vrijwilligerscoördinator aan te werven om een vrijwilligersbeleid uit te bouwen.
Een goede coördinatie van vrijwilligerswerk op lokaal niveau is erg belangrijk gebleken. Lokale organisaties, individuen en de lokale samenleving in haar geheel zaten met grote noden. Lokale besturen zijn het beste niveau om het geheel te overzien en hierop in te spelen: waar liggen de noden in welke buurten, worden kwetsbare groepen voldoende bereikt? Hoe kunnen vrijwilligers best ingezet worden?
Sinds 2019 zijn de Vlaamse OCMW’s opgegaan in de gemeenten. Dit brengt nog steeds heel wat uitdagingen met zich mee, ook op het vlak van de ontwikkeling van een vrijwilligersbeleid. Zowel gemeenten als OCMW’s werken met vrijwilligers maar doen dit vaak elk op hun eigen manier, omdat er visie- en cultuurverschillen spelen. In de context van deze integratie is het verstandig om ook werk te maken van een gemeenschappelijk vrijwilligersbeleid over gemeente en OCMW heen zodat de samenwerking tussen beide werkingen geoptimaliseerd kan worden, en meer afstemming wordt gerealiseerd.
De lokale besturen moeten het sinds enkele jaren doen met minder middelen. Dit heeft een impact op de vrijwilligerswerkingen van de lokale besturen. Dat stelt hen voor belangrijke beleidskeuzes. Zijn de besturen ook in tijden van besparing bereid om te investeren in een vrijwilligersbeleid? Wordt hiervoor personeel vrijgesteld? Wordt er voor gekozen om meer vrijwilligers in te schakelen en op welke taken worden ze ingezet? Welke impact heeft dit op het personeel en op de verhouding tussen personeel en vrijwilligers?
Ook vanuit de Vlaamse overheid wordt de absolute meerwaarde van het vrijwilligerswerk erkend. Daarom maakt ze sinds 2016 werk van een Gecoördineerd Vlaams Vrijwilligersbeleid.
Daarin ziet Vlaanderen een belangrijke rol voor de lokale besturen weggelegd. De Vlaamse overheid wil de kwaliteit van de lokale ondersteuning optimaliseren.We focussen hier op de relatie tussen GVV en het lokale niveau:
Vlaanderen wil dat lokale besturen bijdragen tot het verspreiden van correcte en up to date info over de wetgeving aan vrijwilligers. Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw biedt hiertoe een interessante tool aan voor lokale besturen om teksten over de vrijwilligerswet op te nemen op de eigen website: https://www.vlaanderenvrijwilligt.be/toon-vacatures-voor-vrijwilligers/.
Ook wil Vlaanderen investeren in een kwalitatief vrijwilligers(werk)beleid. Daarbij willen we versnippering tegengaan. Vanuit het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk bieden we als Expertisecentrum voor het Vrijwilligerswerk ondersteuning aan de lokale besturen.
Vereningen botsen op heel wat administratieve formaliteiten. Het Verenigingsloket wil info en dienstverlening aan verenigingen op één digitaal platform bij elkaar brengen en vereenvoudigen, zodat administratie voor verenigingen en koepels makkelijker wordt. Dit zal ook de werklast voor lokale besturen en overheidsdepartementen verlichten en tegelijk de dienstverlening verbeteren.
Een overheid zal over meer en accuratere info van (lokale) verenigingen beschikken omdat hun data gekend en beter up-to-date is, en zal hierdoor verenigingen op een efficiëntere manier kunnen ondersteunen:
Hier ontdek je meer info over hoe het werkt en hoe jij je als lokaal bestuur hieraan kan koppelen: https://www.vlaanderen.be/verenigingsloket/lokaal-bestuur-of-vlaamse-overheidsdienst
Nogal wat lokale besturen zetten momenteel in op vermaatschappelijking van de zorg. Vermaatschappelijking van de zorg betekent voor de Vlaamse regering dat kwetsbare doelgroepen zoals mensen met beperkingen, chronische zieken, kwetsbare ouderen, mensen die in armoede leven,… een eigen zinvolle plek in de samenleving kunnen innemen. Daarvoor is er nood aan mantelzorgers, buurtbewoners en vrijwilligers die de zorgen en ondersteuning voor deze kwetsbare mensen op zich nemen. Lokale besturen kunnen deze vermaatschappelijking mee faciliteren en stimuleren. Hiervoor kunnen ze zelf initiatieven opzetten en/of inwoners zelf het initiatief laten nemen en hen daarin faciliteren. De opstart van buddywerkingen en zorgzame buurten her en der in Vlaanderen zijn hiervan een goed voorbeeld.
Bij de vermaatschappelijking van de zorg zijn er wel enkele belangrijke aandachtspunten. Vrijwilligerswerk kan hierbij een rol spelen, maar het moet altijd een vrije keuze blijven. Mensen mogen aangemoedigd worden om zich te engageren, maar nooit verplicht of gesanctioneerd worden. Ook wanneer kwetsbare vrijwilligers worden ingeschakeld, vraagt dit extra aandacht: zij hebben nood aan begeleiding op maat, waardering en voldoende ondersteuning om positieve ervaringen op te doen.
Daarnaast moeten we waakzaam zijn dat vermaatschappelijking de kloof tussen groepen niet vergroot. Niet iedereen beschikt immers over even sterke netwerken, waardoor de meest kwetsbaren opnieuw uit de boot dreigen te vallen. Vrijwilligerswerk is bovendien breder dan de vermaatschappelijking van de zorg alleen.
Ten slotte mag vermaatschappelijking niet dienen als excuus om te besparen op zorg en welzijn. De overheid behoudt een duidelijke verantwoordelijkheid om de meest kwetsbaren te beschermen.
Lokale besturen zetten in toenemende mate in op activering van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Deze mensen worden dan vaak uitgenodigd om vrijwilligerswerk te gaan doen. Het kan een opstap zijn naar de arbeidsmarkt waarbij vrijwilligers competenties aanleren die relevant zijn voor werkgevers en waarbij ze tegelijkertijd ervaring opdoen en in een werkritme komen. Ook organisaties die werken met mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt doen meer en meer beroep op lokale besturen om hun cliënten te activeren via het vrijwilligerswerk. Het is echter een reëel risico dat vrijwilligerswerk opgelegd wordt. Dit dient bewaakt te worden.
Onder leiding van Dominique Verté van VUB worden sinds 2004 gemeentelijke studies gedaan naar de noden en behoeften van ouderen. Daaruit blijkt dat er binnen deze doelgroep nog veel potentieel aanwezig zou zijn om vrijwilliger te worden. Vanuit deze vaststelling zetten sommige besturen initiatieven op om ouderen de weg te leiden richting het vrijwilligerswerk. Zeker OCMW’s hebben hier vanuit de lokale dienstencentra veel expertise in.
Meerwaarde van vrijwilligerswerk in het lokale bestuur
Vrijwilligers zijn aan de slag in heel wat diensten van de gemeente of het OCMW zoals de bibliotheek, het lokaal dienstencentrum, het cultureel centrum, de sportdienst,… Dankzij de inzet van vrijwilligers kunnen je de dienstverlening van het lokale bestuur uitbreiden en kun je de kwaliteit van de dienstverlening verhogen. Let wel! Vrijwilligers zijn een aanvulling op het werk van de betaalde medewerkers. Ze mogen niet ingezet worden om hen te vervangen.
Wat is een intern vrijwilligersbeleid?
Werken aan een intern vrijwilligersbeleid betekent dat je als bestuur een overkoepelend beleid uitbouwt dat zich richt naar de eigen vrijwilligers over de eigen diensten heen.
Waarom hierop inzetten?
Met een intern vrijwilligersbeleid ga je versnippering tegen. Vaak gelden er per dienst heel wat verschillende afspraken met vrijwilligers, bijvoorbeeld op vlak van vergoedingen, verzekeringen, taken, uren,… Vaak is daarbij het algemeen overzicht zoek. Het is moeilijk na te gaan hoeveel en in welke diensten vrijwilligers actief zijn en welke afspraken er met hen zijn gemaakt. Dit zorgt voor heel wat onduidelijkheden binnen het lokale bestuur:
Voordelen van een intern vrijwilligersbeleid:
Een intern vrijwilligersbeleid vraagt de uitwerking van een visie. Een gedeelde en gedragen visie helpt je te oriënteren om acties te omschrijven en ze in volgorde van prioriteit te rangschikken.
Een goede leidraad om de visie te ontwikkelen is de definitie van het vrijwilligerswerk zoals bepaald door de vrijwilligerswet. Binnen jullie visie leg je de basisprincipes van het vrijwilligerswerk vast.
Wat zijn de basisprincipes uit de vrijwilligerswet?
Volgende elementen passen zeker ook in een visie op intern vrijwilligerswerk:
Jullie kunnen duidelijk maken wat vrijwilligers van het lokaal bestuur mogen verwachten: goede begeleiding, duidelijke afspraken, verzekering, opleiding en erkenning.
Jullie kunnen tegelijk verwachtingen formuleren naar vrijwilligers toe: respect voor afspraken, engagement binnen afgesproken grenzen, openheid voor samenwerking met medewerkers en andere vrijwilligers.
Jullie kunnen aangeven welke plaats vrijwilligerswerk inneemt binnen het lokaal bestuur: aanvullend en versterkend, niet vervangend ten opzichte van betaalde functies.
Jullie kunnen verduidelijken hoe vrijwilligers en betaalde krachten elkaar aanvullen: betaalde medewerkers zorgen voor continuïteit en expertise, vrijwilligers brengen betrokkenheid, nabijheid en maatschappelijke meerwaarde.
Jullie kunnen aangeven dat het bestuur een aantrekkelijk aanbod van vrijwilligersrollen wil uitbouwen: divers qua taken, haalbaar qua inzet en zinvol voor wie zich engageert.
Om tot een gedeelde visie te komen, is het goed zicht te krijgen op waar meningen reeds gelijk lopen en waar nog onenigheid over bestaat. Daarvoor kan het interessant zijn om de betrokkenen die werken met vrijwilligers stellingen voor te leggen met betrekking tot hun visie op vrijwilligerswerk. Gebruik deze stellingen om je visie op vrijwilligerswerk in het lokale bestuur te ontwikkelen.
Een intern vrijwilligersbeleid realiseer je niet in één twee drie. Dat vergt tijd, goesting, middelen en ruimte in het lokale bestuur. Je kunt daarbij een stappenplan volgen om tot een succesvol beleid te komen. We beschrijven hier iedere stap.
Stel vanuit het OCMW of de gemeente een verantwoordelijke aan die het hele proces coördineert. Als voorbereiding op de integratie van OCMW en gemeente is het verstandig om een verantwoordelijke aan te duiden die een mandaat krijgt om gemeenschappelijk beleid te ontwikkelen over gemeente en OCMW heen.
De verantwoordelijke is best iemand die een sterke voeling heeft met het vrijwilligerswerk vanuit een dienst. Deze persoon neemt bij voorkeur een intermediaire positie in tussen de politieke mandatarissen, het managementteam, de diensten en de vrijwilligers. Tegelijkertijd moeten hij of zij ook de betrokken diensten op één lijn krijgen in het vormen van een gecoördineerd vrijwilligersbeleid. Deze moet ook continu op zoek naar gedragenheid bij alle betrokken actoren. Om dit te kunnen realiseren heeft de verantwoordelijke een duidelijk mandaat nodig vanuit het lokale bestuur.
Er komen heel wat verantwoordelijkheden kijken bij een dergelijke functie. Hij heeft een intermediaire en coördinerende rol en creëert draagvlak. Daarom is het zaak om een kandidaat te selecteren met de juiste competenties. Op vlak van kennis zal hij het concept van vrijwilligerswerk en de wettelijke aspecten van vrijwilligerswerk goed moeten kennen. Technisch kan de verantwoordelijke fungeren als brugfiguur tussen de betrokken actoren, hij kan coördineren, communiceren, coachen,… Op vlak van persoonsgebonden competenties is de verantwoordelijke integer, neemt initiatief, is sociaal,…
Bovendien is het belangrijk dat de verantwoordelijke zich hiervoor voldoende uren kan vrijmaken om deze rol ten volle te kunnen opnemen. Een lokaal bestuur dat hiervoor middelen voorziet toont dat ze werkelijk werk wil maken van een sterk intern vrijwilligersbeleid en het niet bij loze woorden blijft.
Vanuit welke dienst stel je een verantwoordelijke aan? De verantwoordelijke werkt best vanuit een dienst die ruime ervaring heeft in het werken met vrijwilligers. Dat kan de cultuur-, sportdienst, dienst welzijn, het lokaal dienstencentrum,… zijn. Soms wordt de personeelsdienst aangeduid als trekker van het vrijwilligersbeleid omdat zij ervaring hebben met verzekeringsdocumenten, contracten en vergoedingen. Houd er dan wel rekening mee dat het uitstippelen van een vrijwilligersbeleid best wel verder gaat dan het puur in orde maken van de administratie. Even belangrijk is het om werk te maken van de kwalitatieve aspecten van het werken met vrijwilligers zoals de begeleiding of de waardering van vrijwilligers. Daar heeft een personeelsdienst veel minder voeling mee.
De vrijwilligersverantwoordelijke zal alle diensten van OCMW en/of gemeente moeten bevragen om het vrijwilligerswerk binnen het lokale bestuur in kaart te kunnen brengen. Zo krijgt hij zicht op waar en hoeveel vrijwilligers actief zijn, welke afspraken er binnen de diensten worden gemaakt met de vrijwilligers en of de wet er correct wordt nageleefd.
Tegelijkertijd moet de vrijwilligersverantwoordelijke zich correct informeren over de wetgeving die betrekking heeft op het vrijwilligerswerk. Dit is het kader waarbinnen het beleid van het lokale bestuur vorm kan krijgen.
Het is van primordiaal belang dat de diensten van OCMW en/of gemeente reeds vroeg in het proces betrokken worden. De verantwoordelijke mag het proces niet alleen dragen. Het is immers belangrijk dat de diensten de acties binnen het vrijwilligersbeleid mee ondersteunen.
Er zijn vaak grote verschillen tussen de diensten in het werken met vrijwilligers. Iedere dienst maakt aparte afspraken met haar vrijwilligers op vlak van vergoedingen, verzekeringen, taken, uren, begeleiding,… De diensten zullen mogelijk niet graag bereid zijn om hun eigen manier van werken te verlaten. Een meer gecoördineerde en gecentraliseerde aanpak van het vrijwilligerswerk kan mogelijk tot weerstand leiden omdat de diensten zich in hun eigenheid bedreigd voelen.
Om de diensten toch mee te krijgen in het gecoördineerde beleid is het belangrijk om een werkgroep samen te stellen. Deze werkgroep bestaat uit medewerkers die werken met vrijwilligers binnen de verschillende diensten. De belangrijkste beslissingen dienen gedurende het proces daar genomen te worden. In de werkgroep kunnen jullie op zoek gaan naar algemene gedragenheid binnen de diensten. Door samen dit proces af te leggen, zal de bereidheid groter zijn om de acties mee te ondersteunen. Al snel zal blijken in hoeverre de diensten centralisering ondersteunen en kun je rekening houden met eventuele bekommernissen.
Het is uiteraard belangrijk dat de diensthoofden bereid zijn om medewerkers af te vaardigen naar de werkgroep. Deze tijdsinvestering vanuit de diensten loont. Hierdoor kunnen ze mee vorm geven aan een beleid dat een versterking en ontlasting betekent voor hun eigen vrijwilligerswerking. Door bijvoorbeeld in te zetten op een gecoördineerde wervingsaanpak kan de werking verder groeien. Er kan pas rekening gehouden worden met de bekommernissen van de diensten als ze ook deel uitmaken van de werkgroep.
Via de werkgroep krijgen deze afgevaardigden vanuit de diensten dus een actieve graad van betrokkenheid. Om echter een breed draagvlak te creëren binnen het lokale bestuur dien je vanuit de werkgroep regelmatig te communiceren over de voortgang en concrete resultaten van jullie vrijwilligersbeleid naar het personeel en de vrijwilligers.
Een vrijwilligersbeleid dient te stoelen op een gedragen visie. Dit is het fundament van jullie interne beleid. Deze visie krijgt gestalte vanuit de werkgroep. Het is een goed idee om ook de vrijwilligers hierbij te betrekken door hen bijvoorbeeld samen te brengen in een focusgroep waarbij je een beperkt aantal vrijwilligers bevraagt over hun percepties, ideeën en meningen over het vrijwilligerswerk in het lokale bestuur. Ook kun je naar hun mening vragen via een online bevraging (voorbeeld google form).
Zo komen jullie tot een gedragen visie die het later gemakkelijker moet maken om tot gemeenschappelijke afspraken te komen.
Een beleidsplan is het instrument waarmee jullie verder aan de slag kunnen. Hierin formuleren jullie de doelstellingen, de visie, het kader en de acties die nodig zijn om deze doelstellingen binnen het interne vrijwilligersbeleid te realiseren. Dit plan dient goedgekeurd te worden door het college van Burgemeester en Schepenen. Dit maakt verankering van het vrijwilligersbeleid binnen het bestuur mogelijk. Indien het plan wordt goedgekeurd, krijg je het fiat om een vrijwilligersbeleid te ontwikkelen.
Noodzakelijk is ook de geraamde uitgaven op te lijsten en te begroten. Daarbij moet een budget voorzien worden om vorming, verzekering, bedankjes,… te financieren. Bij voorkeur moeten middelen voorzien worden om personeel te kunnen inzetten om het vrijwilligersbeleid vorm te geven.
Om het vrijwilligersbeleid op te volgen en te managen is het belangrijk de informatie over de vrijwilligers en de gemaakte afspraken binnen de vrijwilligerswerking te registreren. Daarvoor dien je minstens volgende informatie bij te houden: contactinformatie, uurrooster, taken, dienst, verzekering, eventueel vergoeding, datum opstart en vertrek van vrijwilliger. Door deze informatie bij te houden kan je meten hoeveel vrijwilligers in welke diensten en functies aan de slag zijn, hoeveel uren ze opnemen en hoe lang ze zich gemiddeld inzetten. Deze kwantitatieve informatie is heel waardevol om jullie beleid te evalueren.
Assist heeft op maat van en in samenwerking met lokale besturen een heel handige CRM-tool ontwikkeld om deze informatie bij te houden. Deze tool maakt het bovendien mogelijk om oa. gemakkelijker te communiceren met je vrijwilligers en de opmaak van contracten, onkostennota’s,… te automatiseren. Ontdek de mogelijkheden hier.
Nu komt het er op aan om stapsgewijs het praktisch werken met vrijwilligers binnen de diensten onder de loep te nemen en hierover algemene afspraken te maken over diensten heen. Denk na over volgende zaken:
Waar willen jullie prioritair werk van maken?
Om een vrijwilligersbeleid te doen slagen moet je op voorhand aan heel wat zaken denken. Breng deze zes elementen zeker in rekening.
De vraag om werk te maken van een vrijwilligersbeleid vertrekt heel vaak vanuit de dagelijkse noden die diensten ervaren in het werken met vrijwilligers. Dat is logisch want het zijn de diensten zelf die deze uitdagingen vaak als eerste rechtstreeks ervaren. Aan een vrijwilligersbeleid zijn beleidsconsequenties gekoppeld, dus het is essentieel dat het politieke niveau dit beleid mee vormgeeft.
Vanzelfsprekend gebeurt het ook dat een politieke mandataris het interne vrijwilligersbeleid op de politieke agenda zet van het bestuur.
Het politiek draagvlak is van groot belang om de schouders te kunnen zetten onder een degelijk vrijwilligersbeleid. Met andere woorden: het schepencollege dient achter de voorgestelde acties binnen een vrijwilligersbeleid te staan en een duidelijke visie op vrijwilligerswerk binnen het lokaal bestuur vorm te geven.
Hoe tewerk gaan om een politiek draagvlak te creëren?
Lokale besturen kunnen perfect vrijwilligerswerk organiseren, natuurlijk binnen de krijtlijnen van de vrijwilligerswet. Organisaties die erkend en/of gesubsidieerd worden door het departement welzijn, volksgezondheid en gezin, moeten ook rekening houden met het Vlaams Decreet Vrijwilligerswerk, ook lokale besturen. Het decreet is ook van toepassing op lokale dienstencentra, woonzorgcentra, kinderopvanginitiatieven, Huis van het Kind,… Het Decreet legt extra spelregels vast voor het inschakelen van vrijwilligers. Zo legt het meer nadruk op de informatienota en verzekeringen.
Mensen die vrijwilligen geven gratis tijd en inzet maar dat betekent niet dat het kostenvrij is. Er moet wel degelijk geïnvesteerd worden in ondersteuning en begeleiding van vrijwilligers, in maatregelen om hen te beschermen, op te leiden,… Is er iemand binnen het lokaal bestuur aangesteld als trekker? Je krijgt dus te maken met personele en financiële inzet.
Als bestuur werk maken van een beleid, betekent dat jullie hiervoor een trekker of verantwoordelijke aanstellen. Liefst is dit iemand die voeling heeft met vrijwilligerswerk binnen het lokale bestuur. Waar op letten?
Daarnaast is het belangrijk dat per dienst vrijwilligerscoaches of aanspreekpunten worden aangeduid die de vrijwilligers ondersteunen en begeleiden op dienstniveau. Ook hier zijn enkele voorwaarden van belang:
De coach heeft voeling met vrijwilligerswerk en beschikt over de juiste vaardigheden om met vrijwilligers samen te werken.
De coach krijgt kansen om zich verder te ontwikkelen in deze rol.
De coach beschikt over een duidelijk mandaat én voldoende tijd en ruimte binnen de dienst om deze taak goed uit te voeren.
Vrijwilligerswerk is nooit budgetneutraal, want er moet zowel tijd als geld geïnvesteerd worden voor de begeleiding, opleiding, bedanking,… van vrijwilligers.
Hoe incalculeren? Enkele indicaties:
Het budget vertrekt vanzelfsprekend vanuit de visie. Zo kan je als bestuur de keuze maken waarin je wenst te investeren.
Een globaal gedragen vrijwilligersbeleid vergt dat je afstemming tussen de diensten faciliteert, maar de mate van coördinatie en centralisatie bepaalt elk lokaal bestuur natuurlijk zelf.
Aandachtspunten
Het is belangrijk om in je acties binnen het vrijwilligersbeleid alle partijen actief betrokken te houden: de schepenen, het managementteam, de vrijwilligers en de diensten. Betrek binnen de diensten niet enkel de verantwoordelijken, maar ook de personeelsleden, want de ontwikkeling van een gecoördineerd beleid kan tot onrust en bekommernissen leiden. De verantwoordelijke kan de verschillende diensten bezoeken om te horen wat er leeft. Ook de vrijwilligers zelf mogen niet vergeten worden. Wat is hun perspectief? Hoe denken de vrijwilligers nu over het vrijwilligerswerk in het lokaal bestuur?
Vrijwilligers bij de plannen betrekken kan onder meer als volgt:
Betrokkenheid betekent in het algemeen: transparant communiceren over acties, wat je met voorstellen doet, welke beslissingen er zijn genomen en waarom. Het vraagt een extra investering, maar het resultaat zal zeker lonen: meer gedragenheid, motivatie om eraan mee te werken, duurzaamheid.
Als je wil werken aan een intern vrijwilligersbeleid is het aan te raden om een beleidsplan uit te schrijven dat stoelt op een gedragen visie. Dat schept duidelijkheid en structuur naar alle betrokken actoren. Deze toolbox helpt je op weg om een beleidsplan op te stellen.
Vaak bestaan er grote verschillen in kostenvergoedingen binnen lokale besturen. Sommige diensten voorzien geen vergoeding of enkel een kilometervergoeding, terwijl andere de maximale forfaitaire kostenvergoeding toekennen. Dit leidt tot onduidelijkheid en ongelijkheid tussen vrijwilligers.
Door deze versnippering is het niet eenvoudig om tot een afgestemd beleid rond kostenvergoedingen te komen. Diensten vrezen bovendien soms dat vrijwilligers afhaken wanneer de vergoeding wordt aangepast. Tegelijk is het toekennen van een forfaitaire kostenvergoeding aan iedereen niet wenselijk of haalbaar.
Daarom reiken we enkele leidraden aan die kunnen helpen bij het maken van doordachte keuzes.
Ontdek de actuele informatie over kostenvergoedingen in het vrijwilligerswerk op www.vlaanderenvrijwilligt.be.
Het aantrekken, onthalen, ondersteunen en begeleiden van vrijwilligers gebeurt in principe op dienstniveau, door de aangeduide vrijwilligerscoach. Maak daarbij duidelijke, algemene afspraken die voor alle diensten gelden, bijvoorbeeld rond werving, begeleiding en waardering. Zo ontstaat een sterk gecoördineerd beleid. Bied sjablonen aan die de vrijwilligerscoaches ondersteunen.
Wil een dienst een nieuwe vrijwilligerswerking of -taak opstarten? Laat dit dan eerst bespreken met de vrijwilligersverantwoordelijke van het lokaal bestuur. De dienst beantwoordt enkele kernvragen zodat vrijwilligers doordacht en kwalitatief worden ingezet.
Met dank aan gemeente Wichelen vind je hier inspirerende voorbeeldvragen die diensten kunnen helpen bij de opstart.
De vrijwilligersverantwoordelijke gaat vervolgens na of de nieuwe werking past binnen de visie van het bestuur én of ze haalbaar en kwaliteitsvol kan georganiseerd worden. Zijn er twijfels, bespreek deze met de dienst. Samen kan je de taak of de omkadering aanpassen, of besluiten dat de taak niet thuishoort binnen het vrijwilligerswerk.
Als lokaal bestuur kun je beroep doen op heel wat kanalen om jullie vrijwilligerswerking bekend te maken: via het gemeenteblad, website, personeel, bestaande vrijwilligers, loketten, partnerorganisaties, lokale pers, lichtbord,… Dankzij een gecoördineerd beleid kun je al deze instrumenten veel effectiever en efficiënter inzetten. Denk bijvoorbeeld aan een vast topic over vrijwilligerswerk in jullie gemeenteblad waarbij je telkens enkele vacatures en verhalen van vrijwilligers van enkele diensten in de kijker zet.
Plaats vrijwilligersvacatures op je website. Dankzij onze vacaturewidget kan dat zelfs heel eenvoudig. De vacatures die jullie verspreiden op www.vrijwilligerswerk.be, komen dan automatisch ook terecht op jullie eigen website.
In de meeste gevallen ontvangt de vrijwilligerscoach van de dienst de kandidaat-vrijwilliger voor een eerste kennismakingsgesprek. Is er langs beide kanten een goed gevoel en kan de vrijwilliger starten, dan overlopen ze samen de afsprakennota.
Vrijwilligers die nog niet weten welke taak of dienst bij hen past, kunnen terecht bij de vrijwilligersverantwoordelijke. Die bespreekt de mogelijkheden binnen het bestuur en zoekt samen met de vrijwilliger naar een passende match, vertrekkend vanuit hun talenten en interesses. Een standaard intakeformulier kan daarbij een handig hulpmiddel zijn.
De vele opportuniteiten binnen het lokaal bestuur vormen een belangrijke troef. Past een taak niet bij de kandidaat of is de interesse beperkt, dan zijn er vaak alternatieven. Bovendien hoeft een vrijwilliger niet altijd in dezelfde dienst te blijven: doorstromen naar een andere taak of afdeling kan perfect.
Een aantrekkelijke brochure helpt om de werking van het bestuur te presenteren. Leg daarin duidelijk uit welke taken vrijwilligers kunnen opnemen, waar ze terechtkomen en wat jullie als bestuur te bieden hebben.
Als lokaal bestuur stel je best een vrijwilligersverantwoordelijke én vrijwilligerscoaches per dienst aan.
De vrijwilligersverantwoordelijke bouwt het gecoördineerde beleid over alle diensten heen uit.
De coaches begeleiden de vrijwilligers op de werkvloer binnen hun dienst en krijgen hiervoor voldoende tijd en ruimte.
Samen houden ze oog voor zowel de belangen van het bestuur als de verwachtingen van de vrijwilligers en medewerkers. Bij een conflict kan de verantwoordelijke optreden als bemiddelaar.
Stel daarnaast per functie een duidelijk taakprofiel op. Zo weten vrijwilliger en coach exact wat de taak inhoudt, hoe ze wordt uitgevoerd en welke competenties nodig zijn.
Voorzie ook dat elke vrijwilliger voldoende vormingen kan volgen, zowel taakspecifiek als algemeen, en geef hen de kans om zelf opleidingen aan te vragen. Reserveer hiervoor jaarlijks een passend budget en bepaal of de verantwoordelijkheid hiervoor centraal of op dienstniveau ligt. Vrijwilligers kunnen mogelijk ook aansluiten op vormingen voor personeel.
Ondersteun je vrijwilligerscoaches bij het voeren van feedback- en opvolgingsgesprekken. Beschikken ze al over de juiste competenties, of hebben ze nood aan extra vorming? Belangrijk is dat coaches tijd vrijmaken voor deze gesprekken, waarvan de frequentie afhangt van de duur en intensiteit van het engagement.
Tot slot: laat vrijwilligers zelf regelmatig het vrijwilligerswerk evalueren. Dit levert waardevolle inzichten op voor de dienst. Maak hierbij gebruik van deze modelbevraging.
Het is belangrijk dat zowel de dienst als het hele lokale bestuur regelmatig hun waardering laten blijken voor hun vrijwilligers. Een groot feest voor alle vrijwilligers van het lokale bestuur is een krachtig signaal van appreciatie maar een etentje met de vrijwilligers van de eigen dienst is wellicht nog gezelliger.
Wat kun je zoal doen?
Tip: Benieuwd hoe je je vrijwilligers kan waarderen? In deze publicatie ontdek je 100 manieren waarop je je vrijwilligers kan bedanken en je waardering kan tonen.
Met een extern vrijwilligersbeleid (ook wel vrijwilligerswerkbeleid genoemd) ga je als lokale bestuur het vrijwilligerswerk op het grondgebied van de gemeente ondersteunen en promoten. Daarbij sta je de vrijwilligersorganisaties en vrijwilligers van de gemeente bij en breng je hen dichter bij elkaar.
Voordelen van een extern vrijwilligersbeleid:
Een lokaal bestuur bouwt aan een extern vrijwilligersbeleid vanuit een duidelijke visie op de meerwaarde van vrijwilligerswerk in de gemeente.
Denk na over hoe jullie je bestuur willen positioneren bij vrijwilligers en vrijwilligersorganisaties. Welk imago wil je uitstralen? Welke reputatie wil je opbouwen?
Hou er rekening mee dat organisaties een extern vrijwilligersbeleid soms kunnen ervaren als een inmenging in hun autonomie en eigen beleid. Zorg daarom dat jullie rol ondersteunend en sensibiliserend is. Wees ook voorzichtig met het zelf organiseren van activiteiten die traditioneel door lokale organisaties gedragen worden – dit kan gevoelig liggen.
Daarnaast is het belangrijk stil te staan bij de vraag hoe je als bestuur zelf vrijwilligers aantrekt, zonder organisaties als concurrent te benadelen. Als gemeente heb je net de kans om hen te versterken in hun zoektocht naar vrijwilligers.
Correct informeren: onderschrijf de basisprincipes van de Vrijwilligerswet en voorzie toegankelijke informatie voor vrijwilligers en organisaties.
Stimuleren: bevorder de groei van vrijwilligers en vrijwilligersinitiatieven in de gemeente via promotie en communicatie.
Toegankelijkheid: maak vrijwilligerswerk breed en laagdrempelig toegankelijk voor alle inwoners.
Ondersteunen: bied concrete ondersteuning aan organisaties, bijvoorbeeld door accommodatie, vorming of advies beschikbaar te stellen.
Erkennen en sensibiliseren: waardeer de eigen dynamiek en meerwaarde van vrijwilligerswerk, en zet die zichtbaar in de kijker.
Samenwerking versterken: stimuleer een intersectorale aanpak en samenwerking tussen organisaties.
Om een vrijwilligerswerkbeleid te doen slagen moet je op voorhand aan heel wat zaken denken. Breng deze zes elementen zeker in rekening.
De vraag om werk te maken van een vrijwilligerswerkbeleid vertrekt heel vaak vanuit concrete vragen uit het lokale middenveld naar informatie, aantrekking van vrijwilligers, opportuniteiten om vorming te volgen, middelen om de werking te ondersteunen, inzetten op doelgroepen,… De vraag kan geïnitialiseerd worden uit een adviesraad of vanuit een organisatie die (ook) op lokaal vlak actief is.
We zien dat het opzetten van een extern vrijwilligersbeleid of vrijwilligerswerkbeleid ook geregeld een uitdrukkelijke politieke optie is, op initiatief van een schepen, de burgemeester, het schepencollege of vanuit de gemeenteraad.
Net zoals dat het geval is voor een intern vrijwilligersbeleid, is het creëren van een politiek draagvlak voor de ontwikkeling van een extern vrijwilligersbeleid essentieel. Een lokale overheid die maatregelen treft om het lokale verenigings- en vrijwilligersleven te stimuleren, doet dat vanzelfsprekend met goede intenties, maar zal ervoor moeten zorgen dat de lokale organisaties, verenigingen en initiatieven het niet als een bedreiging of inmenging in hun werk beschouwen.
Hoe tewerk gaan om een politiek draagvlak te creëren?
De ontwikkeling van een extern vrijwilligersbeleid impliceert dat er beleidsteksten, politieke akkoorden en budgetten worden opgesteld en dat het geheel past binnen de gemeentelijke reglementeringen. In het kader van ondersteuning van organisaties, verenigingen en initiatieven dienen mogelijk aanvullende regels uitgewerkt te worden. Ook is het belangrijk om regulitis en subsidiereglementering vanuit de lokale overheid in te perken.
De lokale overheid kan eveneens een rol vervullen in het verstrekken van accurate en actuele informatie over de vrijwilligerswetgeving en organisaties sensibiliseren over het belang van de correcte toepassing van de vrijwilligerswet. Voor meer info lees pagina over vrijwilligerswet.
Lokale besturen die inwoners stimuleren om vrijwilligerswerk te doen zijn best goed op de hoogte van de basisprincipes van de Vrijwilligerswet. Zo kan vrijwilligerswerk enkel in georganiseerd verband plaats vinden. Individuen die andere individuen helpen, vallen buiten het vrijwilligerswerk. Ook is het niet mogelijk binnen de Vrijwilligerswet inwoners te verplichten om te vrijwilligen.
Wil je als lokaal bestuur vormgeven aan een vrijwilligerswerkbeleid, dan denk je best na over de in te zetten middelen. We geven hier wat indicaties mee op de personele en financiële inzet in te kunnen schatten.
Er zijn ondertussen verschillende lokale besturen die de ondersteuning vorm geven via een steunpunt, een draaischijf, een vrijwilligerscentrale,… die bemand wordt door één of meerdere ambtenaren die hiervoor vrijgesteld zijn of specifiek voor deze functie werden aangeworven. Zelfs zonder apart steunpunt, is het verstandig ook in het geval van extern vrijwilligersbeleid een coördinerende medewerker aan te duiden. Deze heeft een helikopterzicht (of kan die verwerven) op alle inspanningen die binnen het lokaal bestuur geleverd worden om de ondersteuning vorm te geven. De medewerker fungeert als centrale contactpersoon en weet informatie en gegevens te verzamelen die beleidsmatig relevant zijn.
Waar op letten?
Voor de ontwikkeling van een extern vrijwilligersbeleid dienen voldoende middelen ter beschikking worden gesteld. De hoogte van het budget hangt vanzelfsprekend af van de soort, de frequentie van te nemen acties.
Hoe incalculeren? Enkele indicaties:
Het budget vertrekt vanzelfsprekend vanuit de visie. Zo kan je als bestuur de keuze maken waarin je wenst te investeren.
Een extern vrijwilligersbeleid bouwt verder op de bestaande ondersteuning die een lokaal bestuur biedt aan organisaties, bijvoorbeeld via subsidies, projecten of het ter beschikking stellen van accommodatie. Ook de samenwerking met adviesraden (cultuur, jeugd, sport, senioren, …) maakt hier deel van uit.
Coördinatie is daarbij essentieel om kwaliteitsvol en duurzaam te werken. Besteed aandacht aan de eigenheid van elke sector, maar leg de nadruk op wat hen verbindt. Een focus op de gemeenschappelijke stam versterkt het geheel, zonder de diversiteit uit het oog te verliezen.
Het is bovendien belangrijk om erop toe te zien dat de maatregelen evenwichtig zijn. Vermijd dat bepaalde vrijwilligersgroepen of sectoren bevoordeeld worden. Maak zo weinig mogelijk onderscheid tussen verschillende soorten vrijwilligers en organisaties – of het nu gaat om feitelijke verenigingen, lokale afdelingen van een koepel of vzw’s.
Elke actie of initiatief dat een bestuur neemt, kan onderwerp zijn van commentaar en kritiek, vragen en interpretaties in de gemeenteraad, … Het is daarom van belang om ervoor te zorgen dat het extern vrijwilligersbeleid breed is afgetoetst, maar zeker ook dat gepoogd wordt om alle sectoren waarbinnen vrijwilligers actief zijn te betrekken: sport, cultuur, jeugd, milieu, zorg, ouderen,…
Extern vrijwilligersbeleid is meer zichtbaar dan intern vrijwilligersbeleid, waardoor het belang om de betrokken partijen degelijk te betrekken, toeneemt. Kunnen de vrijwilligersorganisaties en de adviesraden hun zeg doen over de acties die het lokaal bestuur neemt op gebied van ondersteuning? Bevragen jullie de organisaties naar hun noden en behoeftes?
Als je wil werken aan een extern vrijwilligersbeleid dat structureel verankerd wordt en een duurzaam karakter zal hebben, is het belangrijk voldoende tijd te investeren in het beleidsplan, opdat het zo volledig mogelijk is, structuur geeft, en concreet is zodat het ook geregeld geëvalueerd kan worden.
Laat je inspireren door het beleidsplan van Mol.
Lokale besturen zien steeds meer het belang in van het vrijwilligerswerk dat in hun buurten gebeurt. Vrijwilligerswerk zorgt voor een warme en solidaire samenleving, en speelt zich bij uitstek lokaal af. De meeste mensen vrijwilligen in hun eigen buurt of stad. Om op die tendens in te spelen, zetten lokale besturen tal van initiatieven op om het lokale vrijwilligerswerk te ondersteunen.
Legio manieren om iets te doen voor de organisaties en vrijwilligers op je grondgebied. Zowel kleine als grote dingen zijn mogelijk: van bijvoorbeeld het installeren van vrijwilligersvacatures op je website tot het organiseren van een loket dat kandidaat-vrijwilligers matcht met vrijwilligersorganisaties.
Welke initiatieven kun je nog op poten zetten? Als Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk inspireren we je graag. Daarom deze digitale toolbox ‘Het lokale vrijwilligerswerk versterken’. Met deze toolbox zetten we je op weg en delen we inspirerende voorbeelden.
De zoektocht naar vrijwilligers verloopt vaak niet eenvoudig voor vrijwilligersorganisaties. Heel wat organisaties vissen in dezelfde vijver. Er is nochtans een groot potentieel, dat de weg niet vindt naar het vrijwilligerswerk.
Je hebt als gemeente een aantal mogelijkheden om een antwoord te bieden op deze uitdaging:
Wil je gemeente zelf de matching organiseren? Dan kun je aan de slag met de Toolbox Vrijwilligers matchen.
