Kilometervergoeding: een vergoeding voor verplaatsingen (per auto, brommer, openbaar vervoer, fiets) van vrijwilligers in het kader van hun vrijwilligerswerk. Het kan gaan om de verplaatsing van de vrijwilliger naar en van de organisatie of in het kader van de activiteit zelf. Denk bij dat laatste aan bijvoorbeeld andere vrijwilligers oppikken, thuiszorg, een bepaalde doelgroep vervoeren …
Voor de verplaatsingsvergoedingen geldt het principe dat de organisatie bepaalt welke onkosten vergoed worden.
De organisatie bepaalt zelf het tarief maar houdt zich aan de wettelijk bepaalde maximumbedragen.
Wat zijn de mogelijkheden?
Meer over deze 3 formules:
Formule 1:
De kilometervergoeding past binnen de reële kostenvergoeding
Indien je in je organisatie enkel bewijsbare kosten terugbetaalt aan de vrijwilliger dan geldt er geen beperking van kilometers. Dus alle verplaatsingskosten kan je vergoeden mits bewijsjes. Je kan hiervoor gebruik maken van ons modeldocument.
Formule 2:
De kilometervergoeding in combinatie met een forfaitaire vergoeding
Je kan een forfaitaire kostenvergoeding geven en daar bovenop een beperkte kilometervergoeding. Dat wil zeggen dat je de maximum forfaitaire kostenvergoeding per jaar kan geven, PLUS een beperkte kilometervergoeding.
Meestal kan je maximum 2.000 keer de maximum toegelaten kilometervergoeding voor privéwagens geven op basis van legitieme bewijsstukken. D.w.z.: 2000x”bedrag kmvergoeding privéwagens”=maximum. Dat wil niet per se zeggen: maximum 2000km afleggen. Je kan het enkel letterlijk nemen als de vrijwilliger enkel met de wagen rijdt en je enkel de Km’s met de wagen vergoedt. Rijdt de vrijwilliger soms met de wagen soms met het openbaar vervoer en/of de fiets, dan kijk je niet naar de Km’s, maar naar het bedrag dat dan geldt. Zolang je in totaal de 2.000 keer de Km-vergoeding wagen niet overschrijdt, kan dat.
Je kan hiervoor gebruik maken van ons modeldocument.
Formule 3:
De vrijwilliger kan een forfaitaire kostenvergoeding combineren met een ‘onbeperkte’ kilometervergoeding
Voor vrijwilligers die vooral instaan voor het vervoer van kwetsbare personen, geldt de kilometerbeperking niet.
Opgelet: het gaat om een erg beperkte groep.
Aandachtspunten:
Vrijwilligers die op verschillende plekken vrijwilligen, mogen ook de forfaitaire kostenvergoeding en de kilometervergoeding combineren, op voorwaarde dat de spelregels gerespecteerd worden: geen overschrijding van de maxima, beperkt aantal kilometers.
Het jaarlijks maximumbedrag van de kilometervergoeding vind je telkens op deze website. Er bestaat een kwartaal- en jaarbedrag (zie hieronder meer info over het verschil tussen beiden). De bedragen:
Aandachtspunten:
De kilometervergoeding werd tot in 2022 telkens vastgelegd per jaar, dit wil zeggen dat de maximum kilometervergoeding telkens geldig was van 1 juli van jaar X tot eind juni van het jaar X+1.
In 2022 werd daarnaast de kwartaalvergoeding geïntroduceerd, waarbij de maximum bedragen van de kilometervergoeding telkens vastgelegd zijn per kwartaal.
Als organisatie kan je één van de beide systemen hanteren: ofwel werk je per jaar (aanbevolen), ofwel werk je met de kwartaalbedragen. Je kan beide systemen niet combineren.
| Per jaar | Per kwartaal |
| Km-vergoeding vastgelegd per jaar (van juli jaar X tot eind juni jaar X+1) | Km-vergoeding per kwartaal |
| Je hanteert het maximum vastgelegde bedrag voor een periode van 12 maanden. | Je hanteert het maximum vastgelegde bedrag voor een periode van 3 maanden |
| Een eventuele aanpassing van het bedrag gebeurt 1 keer per jaar, namelijk in juli van het kalenderjaar. | Je dient het bedrag altijd aan te passen na afloop van het kwartaal (na indexering kan het immers lager zijn dan het voorbije kwartaal) |
| Je mag er altijd voor opteren om een lager bedrag te geven, nooit afronden naar boven! | Je kan er altijd voor opteren om een lager bedrag te geven, maar dan werk je best op basis van het jaarbedrag. |
| Zorg ervoor dat de toepassing consequent gebeurt voor de vrijwilliger, wissel dus niet van jaar- naar kwartaalbedrag, of omgekeerd | Zorg ervoor dat de toepassing consequent gebeurt voor de vrijwilliger, wissel dus niet van kwartaal – naar jaarbedrag, of omgekeerd (behalve eventueel in juli) |
| periode | bedragen in euro |
| Geïndexeerde bedragen sinds 2022 | Maximum per kilometer |
| Van 1 juli 2025 tot en met 30 juni 2026 (jaarbedrag) | 0,4449 euro |
| Van 1 januari tot en met 31 maart 2026 (kwartaalbedrag) | 0,4326 euro |
| Van 1 oktober tot en met 31 december 2025 (kwartaalbedrag) | 0,4312 euro |
| Van 1 juli 2025 tot en met 30 september 2025 (kwartaalbedrag) | 0,4309 euro |
| Van 1 juli 2024 tot en met 30 juni 2025 (jaarbedrag) | 0,4415 euro |
| Van 1 april tot en met 30 juni 2025 | 0,4320 euro |
| Van 1 januari tot en met 31 maart 2025 | 0,4290 euro |
| Vanaf 1 oktober 2024 tot 31 december 2024 | 0,4293 euro |
| Van 1 juli 2024 tot en met 30 september 2024 (kwartaalbedrag) | 0,4297 euro |
| Van 1 april 2024 tot en met 30 juni 2024 (kwartaalbedrag) | 0,4265 euro |
| Van 1 januari 2024 tot en met 31 maart 2024 (kwartaalbedrag) | 0,4269 euro |
| Van 1 oktober 2023 tot en met 31 december 2023 (kwartaalbedrag) | 0,4259 euro |
| Van 1 juli 2023 tot en met 30 september 2023 (kwartaalbedrag) | 0,4237 euro |
| Van 1 april 2023 tot en met 30 juni 2023 (kwartaalbedrag) | 0,4246 euro |
| Van 1 januari 2023 tot en met 31 maart 2023 (kwartaalbedrag) | 0,4259 euro |
| Van 1oktober 2022 tot en met 31 december 2022 (kwartaalbedrag) | 0,4201 euro |
| Van 1 juli 2022 tot en met 31 oktober 2021 (kwartaalbedrag) | 0,4170 euro |
| Van 1 januari 2022 tot en met 31 juli 2022 | 0,3707 euro |
| Opgelet: als je een vergoeding geeft voor de vervoerskost, gebaseerd op deze bedragen, dan gaat het altijd om een reële kostenvergoeding. Er dient bewijs geleverd te worden. Je vindt op onze site een model voor kostennota’s. Je moet niet per kwartaal aanpassen, je kan er ook voor opteren om voor één bepaald jaar het bedrag zoals het bekend gemaakt wordt in januari van dat jaar het gehele jaar toepassen. De bedragen zijn immers maxima: je mag ze niet overschrijden, je mag er wel onder blijven. | Bron: MinFin |
Verschil tussen kwartaalbedrag en jaarbedrag Km-vergoedingen
We krijgen de vraag hoe het komt dat er een aanzienlijk verschil bestaat tussen het door de federale overheid gecommuniceerde bedrag voor de Kilometervergoedingen?
De reden is dat dit te maken heeft te maken met de verschillende rechtsbasissen van de regeling: die zijn immers vervat in twee verschillende KB’s, waardoor de berekening anders gebeurt.
Dat dit niet logisch is, daarmee zijn we het eens. Het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk vzw was nooit vragende partij voor kwartaalaanpassingen. Het maakt de verwarring enkel groter. Vandaar ons advies enkel met jaarbedragen te werken.
