Reële kostenvergoeding: een systeem waarbij de door vrijwilligers werkelijk gemaakte kosten terugbetaald kunnen worden. Hiervoor zijn bewijsstukken nodig. Het principe hier is: geen bewijsstuk, geen betaling.
De reële kostenvergoeding biedt de mogelijkheid om de werkelijk gemaakte kosten terug te betalen, dat wil zeggen de kosten die vrijwilligers maken bij het uitvoeren van het vrijwilligerswerk.
Als het zo is afgesproken, kan je als organisatie alle kosten waar tegenover een bewijsstuk staat, terugbetalen. Die moet je dus verplicht opvragen.
Voorbeelden van bewijsstukken: kassatickets, facturen, kostennota’s, trajectbladen om traject en kilometers te noteren,…. Ook online aankopen (vb. treinticket) moet je bewijzen.
De reële kostenvergoeding heeft geen bovengrens maar je moet er wel voor zorgen dat het binnen de perken blijft, en realistisch zijn.
De kilometervergoeding is een specifieke vorm van reële kostenvergoedingen.
Als de organisatie iets wil aankopen, let er dan op dat het meteen door de organisatie zelf wordt betaald en laat vrijwilligers niet zomaar geld voorschieten. Voor lokale afdelingen of feitelijke verenigingen gebeurt dat best via de penningmeester of de financieel verantwoordelijke.
