Aanvraagprocedure

Stap 1: Vraag je erkenningsnummer aan

Je kan een erkenningsnummer voor je organisatie aanvragen via het digitaal verzekeringsloket

Lees zeker het reglement door.

Wat hen je daarvoor nodig:

  • een computer, laptop, smartphone
  • een E-ID reader, een token of Itsme

Opgelet:
Dien geen aanvraag in als je al een erkenning hebt of als je de erkenning wil verlengen

De erkenning noch de verlenging gebeurt automatisch. We stellen een onderzoek in en kijken o.m. volgende zaken na<

  • Valt de organisatie/activiteit  onder toepassing van de Vrijwilligerswet?
  • Is de informatie correct en volledig?
  • Past de organisatie binnen de voorwaarden die gesteld worden voor deze verzekering? Vriendenkringen mantelzorgers, eenpersoonsinitiatieven etc. kunnen geen gebruik maken van deze verzekering.
  • Zijn er banden met andere partners, bedrijven, andere juridische entiteiten die de erkenning in de weg staan?
  • Is het een (deel)project van een organisatie die niet in aanmerking komt?

Ook bij de verlenging kijken we de gegevens na

  • Werd er oneigenlijk gebruik gemaakt van de verzekering?
  • Komen er andere elementen naar boven die de verlenging in de weg  staan?

Opgelet:

  • De eventuele goedkeuring van een erkenning kan tot 3 weken duren.
  • De aanvragen worden volgens volgorde afgewerkt: het heeft dus geen zin om een spoedbehandeling te vragen.

We kunnen bijkomende informatie opvragen.

Onvolledige antwoorden of geen reactie leidt tot afkeuring van de organisatie.

Na het onderzoek

Er kunnen zich 2 situaties voordoen.

Situatie 1: Je krijgt een erkenningsnummer.
Je organisatie voldoet aan de voorwaarden en je krijgt een erkenningsnummer via automatische e-mail:

  1. de erkenningsperiode start nu voor 12 maanden
  2. je kan nu beginnen met activiteiten in te geven
  3. je kan 1.000 vrijwilligersuren besteden in een periode van 12 maanden
  4. je kan via het loket met ons communiceren (vragen, onduidelijkheden,…gebeuren in eerste instantie enkel via het loket)
  5. je kan activiteiten toevoegen, verwijderen,…
  6. je kan schadegevallen via het loket aangeven
  7. je kan de beheerder(s) veranderen

Opgelet: Een activiteit moet minstens 24 uren op voorhand worden ingediend. Aangifte gebeurt uitsluitend via het loket, en nooit per e-mail.

Situatie 2: je krijgt geen erkenningsnummer
De organisatie voldoet niet aan de voorwaarden en dan wordt de aanvraag afgekeurd.

Tot slot

De vrijwilligersverzekering is een hulpmiddel. Denk eraan dat vzw’s onder een wettelijke verzekeringsplicht vallen.
Bij schending van een van de regels behouden we het recht om het erkenningsnummer alsnog in te trekken.

Stap 2: Activiteiten aangeven

Het erkenningsnummer geldt niet als verzekeringsbewijs. Daarvoor moet je de activiteiten eerst zelf ingeven. Doe dat minstens 24 uur op voorhand.

Activiteiten ingeven doe je zo:

  • surf naar www.vrijwilligersverzekering.vlaanderen.be en log in, met een token, E-ID reader of Itsme
  • log in als natuurlijk persoon als je het beheer doet voor een feitelijke vereniging, of als rechtspersoon als je een vzw beheert
  • je kan op 2 manieren activiteiten ingeven, ofwel rechtstreeks te gaan naar de pagina ‘mijn vrijwilligers verzekeren’, ofwel via je eigen pagina en op de tab ‘mijn activiteiten’ te klikken
  • het systeem geeft aan wat je moet ingeven: de activiteit, de datum, de uren die verzekerd moeten worden en het aantal vrijwilligers
  • bewaar wat  je hebt ingegeven. In je mailbox krijg je een bevestiging en een volgnummer dat je nodig hebt in geval je een schadedossier wil openen
  • als je geen mail kreeg (controleer ook je spam) kan je altijd gaan kijken op de website zelf (er staat een volgnummer naast je activiteit)

Opgelet:

  • Als je een activiteit hebt die over meerdere dagen doorloopt, verknip je de activiteit over verschillende dagen.
  • Wijzigingen zijn mogelijk maar ook altijd 24 uur op voorhand.
  • Je moet nergens namen van vrijwilligers vermelden
  • Je moet de reistijd van en naar de activiteit niet meerekenen of apart ingeven.
  • Als je ons mailt met de vraag alsnog vrijwilligers te verzekeren, kunnen we daar nooit op ingaan. Er wordt uitsluitend met en via het loket gewerkt.

Lees ook:

Heb je een klacht over de aanvraagprocedure voor de Gratis Vrijwilligersverzekering? Lees dan de klachtenprocedure en dien een klacht in via het klachtenformulier.

Print Friendly, PDF & Email
.cli-modal-dialog{ display: none !important; }