Formaliteiten bij het afsluiten van een verzekering

Bij het sluiten van een verzekering let je best ook op welke formaliteiten je moet vervullen en welke plichten de verzekering je oplegt.

Premie betalen
Zorg dat je jaarlijks en op tijd de premie betaald. Het is een goed idee om dan ook nog eens te controleren of de verzekeringspolis nog actueel is.

Informatieplicht
Je hebt een informatieplicht. Dat betekent dat als er zaken veranderen, of als het risico verandert (verzwaart) je dat aan de verzekeraar moet doorgeven. Ook een toename van aantal vrijwilligers geef je altijd door.

Schadedossier indienen
De verzekeraar bepaalt de spelregels met betrekking tot aangifte van schade. De stelregel is dat je dat zo snel mogelijk doet, zodat de verzekeraar alvast een dossier kan openen.

Aangeven van activiteiten
De polis heeft meestal een duurtijd van één jaar. Het is mogelijk dat de verzekeringsmaatschappij je vraagt om de activiteiten én namen van vrijwilligers door te geven. Zorg ervoor dat je dat correct opvolgt, om betwistingen te vermijden.
Overweeg om met mandagen te werken, of vraag de verzekeraar (als dat nog niet zo is) of dit kan:

• Werken met het systeem van mandagen houdt in dat er een schatting gemaakt wordt van het aantal vrijwilligersdagen op jaarbasis. Je weet dan dat dit aantal verzekerd is, wat meer flexibiliteit toelaat.
• Elke begonnen activiteit van een vrijwilliger wordt dan geteld als een mandag. Op het einde van het jaar kan de balans worden opgemaakt, om het exact aantal mandagen te bepalen. Nadeel van deze werkwijze is dat je steeds met ‘clusters’ werkt: bijvoorbeeld minstens X aantal mandagen moeten zeker betaald worden, ook al werden er dat jaar minder vrijwilligers ingeschakeld.
• Er zijn ook verzekeraars die werken met namenlijsten, je dient dan op te geven wie de vrijwilligers zijn. Deze formule geeft de zekerheid dat iedereen die op de lijst staat, verzekerd is, maar er zijn toch heel wat nadelen: je bent een persoon vergeten te noteren, er kwam iemand niet opdagen, een persoon bood zich spontaan aan….

Denk er ook aan dat je als vrijwilligersorganisatie onder de GDPR-regels valt, en je vrijwilligers op de hoogte moet brengen van het doorgeven en verwerken van hun gegevens, ook aan de verzekeraar.

Opzeggen van de verzekering
Veranderen van maatschappij of makelaar…
Denk eraan dat als je van verzekering wil veranderen, je een opzegtermijn van drie maanden voor de vervaldatum van de polis in acht moet nemen.

Opzeg door de verzekeraar
Na elk schadegeval heeft de verzekeraar het recht om de verzekering op te zeggen en dan ben je verplicht op zoek te gaan naar een andere verzekeraar.

Opzeg door de verzekerde
Je hebt als organisatie ook het recht de verzekering op te zeggen na elk schadegeval. In de praktijk zal dit wellicht enkel gebeuren als je niet tevreden bent van de afhandeling van het dossier.