Om een vrijwilligersbeleid te doen slagen moet je op voorhand aan heel wat zaken denken. Breng deze zes elementen zeker in rekening.
De vraag om werk te maken van een vrijwilligersbeleid vertrekt heel vaak vanuit de dagelijkse noden die diensten ervaren in het werken met vrijwilligers. Dat is logisch want het zijn de diensten zelf die deze uitdagingen vaak als eerste rechtstreeks ervaren. Aan een vrijwilligersbeleid zijn beleidsconsequenties gekoppeld, dus het is essentieel dat het politieke niveau dit beleid mee vormgeeft.
Vanzelfsprekend gebeurt het ook dat een politieke mandataris het interne vrijwilligersbeleid op de politieke agenda zet van het bestuur.
Het politiek draagvlak is van groot belang om de schouders te kunnen zetten onder een degelijk vrijwilligersbeleid. Met andere woorden: het schepencollege dient achter de voorgestelde acties binnen een vrijwilligersbeleid te staan en een duidelijke visie op vrijwilligerswerk binnen het lokaal bestuur vorm te geven.
Hoe tewerk gaan om een politiek draagvlak te creëren?
Lokale besturen kunnen perfect vrijwilligerswerk organiseren, natuurlijk binnen de krijtlijnen van de vrijwilligerswet. Organisaties die erkend en/of gesubsidieerd worden door het departement welzijn, volksgezondheid en gezin, moeten ook rekening houden met het Vlaams Decreet Vrijwilligerswerk, ook lokale besturen. Het decreet is ook van toepassing op lokale dienstencentra, woonzorgcentra, kinderopvanginitiatieven, Huis van het Kind,… Het Decreet legt extra spelregels vast voor het inschakelen van vrijwilligers. Zo legt het meer nadruk op de informatienota en verzekeringen.
Daarnaast is het belangrijk dat per dienst vrijwilligerscoaches of aanspreekpunten worden aangeduid die de vrijwilligers ondersteunen en begeleiden op dienstniveau. Ook hier zijn enkele voorwaarden van belang:
De coach heeft voeling met vrijwilligerswerk en beschikt over de juiste vaardigheden om met vrijwilligers samen te werken.
De coach krijgt kansen om zich verder te ontwikkelen in deze rol.
De coach beschikt over een duidelijk mandaat én voldoende tijd en ruimte binnen de dienst om deze taak goed uit te voeren.
Een globaal gedragen vrijwilligersbeleid vergt dat je afstemming tussen de diensten faciliteert, maar de mate van coördinatie en centralisatie bepaalt elk lokaal bestuur natuurlijk zelf.
Aandachtspunten
Het is belangrijk om in je acties binnen het vrijwilligersbeleid alle partijen actief betrokken te houden: de schepenen, het managementteam, de vrijwilligers en de diensten. Betrek binnen de diensten niet enkel de verantwoordelijken, maar ook de personeelsleden, want de ontwikkeling van een gecoördineerd beleid kan tot onrust en bekommernissen leiden. De verantwoordelijke kan de verschillende diensten bezoeken om te horen wat er leeft. Ook de vrijwilligers zelf mogen niet vergeten worden. Wat is hun perspectief? Hoe denken de vrijwilligers nu over het vrijwilligerswerk in het lokaal bestuur?
Vrijwilligers bij de plannen betrekken kan onder meer als volgt:
Betrokkenheid betekent in het algemeen: transparant communiceren over acties, wat je met voorstellen doet, welke beslissingen er zijn genomen en waarom. Het vraagt een extra investering, maar het resultaat zal zeker lonen: meer gedragenheid, motivatie om eraan mee te werken, duurzaamheid.
Als je wil werken aan een intern vrijwilligersbeleid is het aan te raden om een beleidsplan uit te schrijven dat stoelt op een gedragen visie. Dat schept duidelijkheid en structuur naar alle betrokken actoren. Deze toolbox helpt je op weg om een beleidsplan op te stellen.
