Een intern vrijwilligersbeleid realiseer je niet in één twee drie. Dat vergt tijd, goesting, middelen en ruimte in het lokale bestuur. Je kunt daarbij een stappenplan volgen om tot een succesvol beleid te komen. We beschrijven hieronder iedere stap. Wil je je hierin nog verder verdiepen? Hier lichten we de stappen verder toe.
Stel vanuit het OCMW of de gemeente een verantwoordelijke aan die het hele proces coördineert. Het is verstandig om een verantwoordelijke aan te duiden die een mandaat krijgt om gemeenschappelijk beleid te ontwikkelen over gemeente en OCMW heen.
De verantwoordelijke is best iemand die een sterke voeling heeft met het vrijwilligerswerk vanuit een dienst. Deze persoon neemt bij voorkeur een intermediaire positie in tussen de politieke mandatarissen, het managementteam, de diensten en de vrijwilligers. Tegelijkertijd moeten hij of zij ook de betrokken diensten op één lijn krijgen in het vormen van een gecoördineerd vrijwilligersbeleid. Deze moet ook continu op zoek naar gedragenheid bij alle betrokken actoren. Om dit te kunnen realiseren heeft de verantwoordelijke een duidelijk mandaat nodig vanuit het lokale bestuur.
De vrijwilligersverantwoordelijke zal alle diensten van OCMW en/of gemeente moeten bevragen om het vrijwilligerswerk binnen het lokale bestuur in kaart te kunnen brengen. Zo krijgt hij zicht op waar en hoeveel vrijwilligers actief zijn, welke afspraken er binnen de diensten worden gemaakt met de vrijwilligers en of de wet er correct wordt nageleefd.
Tegelijkertijd moet de vrijwilligersverantwoordelijke zich correct informeren over de wetgeving die betrekking heeft op het vrijwilligerswerk. Dit is het kader waarbinnen het beleid van het lokale bestuur vorm kan krijgen.
Het is van primordiaal belang dat de diensten van OCMW en/of gemeente reeds vroeg in het proces betrokken worden. De verantwoordelijke mag het proces niet alleen dragen. Het is immers belangrijk dat de diensten de acties binnen het vrijwilligersbeleid mee ondersteunen.
Er zijn vaak grote verschillen tussen de diensten in het werken met vrijwilligers. Iedere dienst maakt aparte afspraken met haar vrijwilligers op vlak van vergoedingen, verzekeringen, taken, uren, begeleiding,… De diensten zullen mogelijk niet graag bereid zijn om hun eigen manier van werken te verlaten. Een meer gecoördineerde en gecentraliseerde aanpak van het vrijwilligerswerk kan mogelijk tot weerstand leiden omdat de diensten zich in hun eigenheid bedreigd voelen.
Om de diensten toch mee te krijgen in het gecoördineerde beleid is het belangrijk om een werkgroep samen te stellen. Deze werkgroep bestaat uit medewerkers die werken met vrijwilligers binnen de verschillende diensten. De belangrijkste beslissingen dienen gedurende het proces daar genomen te worden. In de werkgroep kunnen jullie op zoek gaan naar algemene gedragenheid binnen de diensten.
Een vrijwilligersbeleid dient te stoelen op een gedragen visie. Dit is het fundament van jullie interne beleid. Deze visie krijgt gestalte vanuit de werkgroep. Het is een goed idee om ook de vrijwilligers hierbij te betrekken door hen bijvoorbeeld samen te brengen in een focusgroep waarbij je een beperkt aantal vrijwilligers bevraagt over hun percepties, ideeën en meningen over het vrijwilligerswerk in het lokale bestuur. Ook kun je naar hun mening vragen via een online bevraging (voorbeeld google form).
Zo komen jullie tot een gedragen visie die het later gemakkelijker moet maken om tot gemeenschappelijke afspraken te komen.
Een beleidsplan is het instrument waarmee jullie verder aan de slag kunnen. Hierin formuleren jullie de doelstellingen, de visie, het kader en de acties die nodig zijn om deze doelstellingen binnen het interne vrijwilligersbeleid te realiseren. Dit plan dient goedgekeurd te worden door het college van Burgemeester en Schepenen. Dit maakt verankering van het vrijwilligersbeleid binnen het bestuur mogelijk. Indien het plan wordt goedgekeurd, krijg je het fiat om een vrijwilligersbeleid te ontwikkelen.
Noodzakelijk is ook de geraamde uitgaven op te lijsten en te begroten. Daarbij moet een budget voorzien worden om vorming, verzekering, bedankjes,… te financieren. Bij voorkeur moeten middelen voorzien worden om personeel te kunnen inzetten om het vrijwilligersbeleid vorm te geven.
Om het vrijwilligersbeleid op te volgen en te managen is het belangrijk de informatie over de vrijwilligers en de gemaakte afspraken binnen de vrijwilligerswerking te registreren. Daarvoor dien je minstens volgende informatie bij te houden: contactinformatie, uurrooster, taken, dienst, verzekering, eventueel vergoeding, datum opstart en vertrek van vrijwilliger. Door deze informatie bij te houden kan je meten hoeveel vrijwilligers in welke diensten en functies aan de slag zijn, hoeveel uren ze opnemen en hoe lang ze zich gemiddeld inzetten. Deze kwantitatieve informatie is heel waardevol om jullie beleid te evalueren.
Assist heeft op maat van en in samenwerking met lokale besturen een heel handige CRM-tool ontwikkeld om deze informatie bij te houden. Deze tool maakt het bovendien mogelijk om oa. gemakkelijker te communiceren met je vrijwilligers en de opmaak van contracten, onkostennota’s,… te automatiseren. Ontdek de mogelijkheden hier.
Nu komt het er op aan om stapsgewijs het praktisch werken met vrijwilligers binnen de diensten onder de loep te nemen en hierover algemene afspraken te maken over diensten heen. Denk na over volgende zaken:
Waar willen jullie prioritair werk van maken?
