Het aantrekken, onthalen, ondersteunen en begeleiden van vrijwilligers gebeurt in principe op dienstniveau, door de aangeduide vrijwilligerscoach. Maak daarbij duidelijke, algemene afspraken die voor alle diensten gelden, bijvoorbeeld rond werving, begeleiding en waardering. Zo ontstaat een sterk gecoördineerd beleid. Bied sjablonen aan die de vrijwilligerscoaches ondersteunen.
Wil een dienst een nieuwe vrijwilligerswerking of -taak opstarten? Laat dit dan eerst bespreken met de vrijwilligersverantwoordelijke van het lokaal bestuur. De dienst beantwoordt enkele kernvragen zodat vrijwilligers doordacht en kwalitatief worden ingezet.
Met dank aan gemeente Wichelen vind je hier inspirerende voorbeeldvragen die diensten kunnen helpen bij de opstart.
De vrijwilligersverantwoordelijke gaat vervolgens na of de nieuwe werking past binnen de visie van het bestuur én of ze haalbaar en kwaliteitsvol kan georganiseerd worden. Zijn er twijfels, bespreek deze met de dienst. Samen kan je de taak of de omkadering aanpassen, of besluiten dat de taak niet thuishoort binnen het vrijwilligerswerk.
Als lokaal bestuur kun je beroep doen op heel wat kanalen om jullie vrijwilligerswerking bekend te maken: via het gemeenteblad, website, personeel, bestaande vrijwilligers, loketten, partnerorganisaties, lokale pers, lichtbord,… Dankzij een gecoördineerd beleid kun je al deze instrumenten veel effectiever en efficiënter inzetten. Denk bijvoorbeeld aan een vast topic over vrijwilligerswerk in jullie gemeenteblad waarbij je telkens enkele vacatures en verhalen van vrijwilligers van enkele diensten in de kijker zet.
Plaats vrijwilligersvacatures op je website. Dankzij onze vacaturewidget kan dat zelfs heel eenvoudig. De vacatures die jullie verspreiden op www.vrijwilligerswerk.be, komen dan automatisch ook terecht op jullie eigen website.
In de meeste gevallen ontvangt de vrijwilligerscoach van de dienst de kandidaat-vrijwilliger voor een eerste kennismakingsgesprek. Is er langs beide kanten een goed gevoel en kan de vrijwilliger starten, dan overlopen ze samen de afsprakennota.
Vrijwilligers die nog niet weten welke taak of dienst bij hen past, kunnen terecht bij de vrijwilligersverantwoordelijke. Die bespreekt de mogelijkheden binnen het bestuur en zoekt samen met de vrijwilliger naar een passende match, vertrekkend vanuit hun talenten en interesses. Een standaard intakeformulier kan daarbij een handig hulpmiddel zijn.
De vele opportuniteiten binnen het lokaal bestuur vormen een belangrijke troef. Past een taak niet bij de kandidaat of is de interesse beperkt, dan zijn er vaak alternatieven. Bovendien hoeft een vrijwilliger niet altijd in dezelfde dienst te blijven: doorstromen naar een andere taak of afdeling kan perfect.
Een aantrekkelijke brochure helpt om de werking van het bestuur te presenteren. Leg daarin duidelijk uit welke taken vrijwilligers kunnen opnemen, waar ze terechtkomen en wat jullie als bestuur te bieden hebben.
Als lokaal bestuur stel je best een vrijwilligersverantwoordelijke én vrijwilligerscoaches per dienst aan.
De vrijwilligersverantwoordelijke bouwt het gecoördineerde beleid over alle diensten heen uit.
De coaches begeleiden de vrijwilligers op de werkvloer binnen hun dienst en krijgen hiervoor voldoende tijd en ruimte.
Samen houden ze oog voor zowel de belangen van het bestuur als de verwachtingen van de vrijwilligers en medewerkers. Bij een conflict kan de verantwoordelijke optreden als bemiddelaar.
Stel daarnaast per functie een duidelijk taakprofiel op. Zo weten vrijwilliger en coach exact wat de taak inhoudt, hoe ze wordt uitgevoerd en welke competenties nodig zijn.
Voorzie ook dat elke vrijwilliger voldoende vormingen kan volgen, zowel taakspecifiek als algemeen, en geef hen de kans om zelf opleidingen aan te vragen. Reserveer hiervoor jaarlijks een passend budget en bepaal of de verantwoordelijkheid hiervoor centraal of op dienstniveau ligt. Vrijwilligers kunnen mogelijk ook aansluiten op vormingen voor personeel.
Ondersteun je vrijwilligerscoaches bij het voeren van feedback- en opvolgingsgesprekken. Beschikken ze al over de juiste competenties, of hebben ze nood aan extra vorming? Belangrijk is dat coaches tijd vrijmaken voor deze gesprekken, waarvan de frequentie afhangt van de duur en intensiteit van het engagement.
Tot slot: laat vrijwilligers zelf regelmatig het vrijwilligerswerk evalueren. Dit levert waardevolle inzichten op voor de dienst. Maak hierbij gebruik van deze modelbevraging.
Het is belangrijk dat zowel de dienst als het hele lokale bestuur regelmatig hun waardering laten blijken voor hun vrijwilligers. Een groot feest voor alle vrijwilligers van het lokale bestuur is een krachtig signaal van appreciatie maar een etentje met de vrijwilligers van de eigen dienst is wellicht nog gezelliger.
Wat kun je zoal doen?
Tip: Benieuwd hoe je je vrijwilligers kan waarderen? In deze publicatie ontdek je 100 manieren waarop je je vrijwilligers kan bedanken en je waardering kan tonen.
