Kostenvergoedingen

Vaak bestaan er grote verschillen in kostenvergoedingen binnen lokale besturen. Sommige diensten voorzien geen vergoeding of enkel een kilometervergoeding, terwijl andere de maximale forfaitaire kostenvergoeding toekennen. Dit leidt tot onduidelijkheid en ongelijkheid tussen vrijwilligers.

Door deze versnippering is het niet eenvoudig om tot een afgestemd beleid rond kostenvergoedingen te komen. Diensten vrezen bovendien soms dat vrijwilligers afhaken wanneer de vergoeding wordt aangepast. Tegelijk is het toekennen van een forfaitaire kostenvergoeding aan iedereen niet wenselijk of haalbaar.

Daarom reiken we enkele leidraden aan die kunnen helpen bij het maken van doordachte keuzes.

1. Het is niet altijd aangenaam om als vrijwilliger onkosten te maken die niet vergoed worden, zeker voor vrijwilligers met een laag inkomen kan dit een serieuze drempel vormen. Om dit te vermijden is een kostenvergoeding zeker een goed idee.
2. Kiezen jullie voor een reële of een forfaitaire vergoeding? Bij een forfaitaire vergoeding heb je het voordeel dat de vrijwilligers geen bewijsjes moeten bijhouden. Een reële vergoeding is dan weer het minst vatbaar voor discussie want alle onkosten worden aangetoond met bewijsjes. Bovendien is er geen maximumgrens bepaald op de reële vergoeding. Het kan wenselijk zijn om voor bepaalde vrijwilligersprofielen te kiezen voor een reële vergoeding en voor andere vrijwilligersprofielen voor een forfaitaire vergoeding.
3. Als je voor een forfaitaire vergoeding kiest, hoe bepaal je dan de hoogte van de forfaitaire kostenvergoeding? Maak een inschatting van de gemiddelde onkosten die de vrijwilliger dagelijks maakt. Welke onkosten maakt de vrijwilliger (eventueel ook thuis tijdens de voorbereiding), zoals telefoon-, elektriciteit-, internet-, maaltijd-, parkeerkosten? Je hoeft niet persé altijd het maximumdagbedrag uit te betalen, dat mag ook lager zijn maar je kan dit bedrag uiteraard nooit overschrijden.
4. De tijd die de vrijwilliger investeert in het vrijwilligerswerk wordt niet beschouwd als een onkost voor de vrijwilliger. Een forfaitaire vergoeding per uur mag niet.
5. Pas op met het werken met criteria zoals ervaring, expertise of diploma. Die hebben weinig te maken met de kosten die de vrijwilliger maakt. 
6. Bewaak goed dat het maximumjaarbedrag van de forfaitaire vergoeding van de vrijwilliger niet wordt overschreden. De vrijwilliger dient dit zelf te controleren maar het is goed om dit als lokaal bestuur mee in de gaten te houden. Indien dit bedrag toch wordt overschreden, wordt deze vergoeding beschouwd als een belastbaar inkomen en moet de vrijwilliger op het volledige bedrag 33% belastingen betalen. Aan de hand van ons modeldocument kun je de uitbetaalde forfaitaire kostenvergoedingen bijhouden.
7. Ga op zoek naar alternatieve manieren om vrijwilligers te waarderen, met meer aandacht voor hun intrinsieke motivatie. Een beleid dat inzet op waardering en het plezier van het vrijwilligerswerk zelf, werkt vaak duurzamer en krachtiger dan een loutere kostenvergoeding. Zo kiezen sommige lokale besturen ervoor om geen of slechts een beperkte kostenvergoeding te voorzien, maar sterk in te zetten op alternatieve vormen van waardering. Denk aan het organiseren van een gezellig vrijwilligersfeest, het aanbieden van ondersteunend materiaal, of het geven van een klein geschenk.
8. Af en toe een cadeautje geven aan de vrijwilliger wordt niet gezien als een kostenvergoeding. Volg wel de spelregels.
9. Sommigen taken en opdrachten bevinden zich in een grijze zone. Het gaat dan niet om onbezoldigd vrijwilligerswerk maar ook niet om een reguliere tewerkstelling. Onderzoek of jullie hierin mensen in het artikel 17 statuut kunnen inschakelen of via een ander statuut. 
10. Verschillen in kostenvergoedingen binnen het lokaal bestuur zijn op zich geen probleem. Een echte gelijkschakelingen over alle diensten heen is zelfs vaak niet wenselijk gezien de grote verschillen tussen diensten onderling. Het is echter wel aan te raden dat je een kader vastlegt met algemene afspraken die gelden voor alle diensten, bijv. eenzelfde kostenvergoeding voor vrijwilligers met gelijkaardige taken in verschillende diensten, geen forfaitaire kostenvergoeding per uur, geen te hoge kostenvergoeding om zo verwarring met een prestatievergoeding te vermijden, focus op intrinsieke motivatoren.

Ontdek de actuele informatie over kostenvergoedingen in het vrijwilligerswerk  op www.vlaanderenvrijwilligt.be.