De vrijwilligersverantwoordelijke zal alle diensten van OCMW en/of gemeente moeten bevragen om het vrijwilligerswerk binnen het lokale bestuur in kaart te kunnen brengen. Zo krijgt hij zicht op waar en hoeveel vrijwilligers actief zijn, welke afspraken er binnen de diensten worden gemaakt met de vrijwilligers en of de wet er correct wordt nageleefd.
Tegelijkertijd moet de vrijwilligersverantwoordelijke zich correct informeren over de wetgeving die betrekking heeft op het vrijwilligerswerk. Dit is het kader waarbinnen het beleid van het lokale bestuur vorm kan krijgen.